A ACFE — Association of Certified Fraud Examiners — emitiu um relatório baseado em 1388 casos de fraudes, em cerca de 100 países e nos seis continentes.
Esse estudo revelou diversos aspectos que incentivam a criação de um mecanismo para evitar condutas inadequadas, incluindo tipos de corrupção.
Segundo as conclusões dessa pesquisa(1), as organizações perdem, aproximadamente, 5% do seu faturamento anual com fraudes, o que, projetado para o PIB Mundial, representa US $3,5 trilhões na atualidade.
Nesse contexto, Wagner Giovanini, especialista em Compliance(2), afirma que:
“O Canal de Denúncias permite trazer à tona fatos normalmente distantes dos olhos da direção e, com isso, possibilita à empresa corrigir situações indesejadas, como furtos, fraudes, assédios, irregularidades e ilicitudes em geral”.
Por isso, se você está em dúvida se a sua empresa precisa de um Canal de Denúncias profissional, a resposta é sim!
Continue a leitura e entenda os 5 erros mais comuns das empresas que não têm um Canal de Denúncias profissional e efetivo.
5 erros cometidos por empresas que não têm um Canal de Denúncias profissional
Se a sua empresa não possui um Canal de Denúncias profissional e externo para receber os relatos, talvez seja o momento de refletir sobre alguns impactos negativos que podem impedir o crescimento do seu negócio.
1. Falta de garantia do anonimato
Há alguns países, como a França, que não permitem o anonimato em relatos de denúncias.
No entanto, as estatísticas na América Latina mostram que, cerca de 90% das manifestações no Canal de Denúncias, as pessoas pedem para não serem identificadas.
Se for obrigada a identificação do relatante, há uma perda de 90% de denúncias.
Logo, a detecção das condutas irregulares será prejudicada, impactando na resolução efetiva de problemas que sua empresa deseja eliminar.
2. Não estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana
Esse é outro ponto muito importante que acarreta sérios danos a sua empresa.
É preciso contar com um canal que esteja disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Por quê?
Porque metade das denúncias são feitas fora do horário do expediente. Com o advento da pandemia, essa estatística diminuiu um pouco, devido ao home office, mas, mesmo assim, não se pode correr o risco de perder nenhuma denúncia.
Você já parou para pensar se um de seus colaboradores quer fazer uma denúncia de uma fraude de milhões de reais em um sábado à noite?
Sem um Canal de Denúncias disponível em tempo integral, o manifestante pode se arrepender ou se desmotivar e não fazer mais o relato e, dessa forma, a sua empresa perderá a oportunidade de conhecer um fato de tamanha relevância. Quer dizer, a perda financeira continuará.
Então, com o canal 100% disponível para a pessoa acessá-lo e fazer o relato, esse tipo de situação não ocorre.
3. Não possuir ouvidores qualificados que recebem a denúncia
Quando um colaborador faz uma denúncia, ele, normalmente, está sob um estado de tensão e estresse maior que o habitual.
Isso é comum, levando o manifestante desejar fazer o relato rapidamente e desligar o telefone o quanto antes.
Na prática, as situações seria mais ou menos assim:
Oi, eu sei que o gerente da filial de vendas está dando propina para um funcionário público. É um grande projeto e também um absurdo. Estou enojado com a situação.
Então, ele desliga o telefone e quem recebe o relato não tem informações suficientes para investigar, pois não se sabe quem é o gerente, qual é o projeto, onde está acontecendo, se foi no presente ou no passado, entre outros.
Por isso, é preciso que haja uma pessoa do outro lado com a capacidade de minimizar o stress do denunciante e transformar aquela denúncia em um bate-papo amigável.
Para ganhar a confiança do relatante, é preciso fazer perguntas específicas e inteligentes, recolhendo os detalhes necessários e as melhores informações, a fim de se permitir uma apuração adequada e precisa.
Isso só pode ser feito por meio de ouvidores qualificados e devidamente treinados.
Sem extrair o máximo de informação possível para permitir uma identificação assertiva, não haverá dados suficientes para detectar e, posteriormente, corrigir a irregularidade — perpetuando, assim, as condutas inadequadas no seu negócio.
Portanto, não adianta colocar um telefone destinado a denúncias na mesa de um estagiário, da Alta Direção ou de um call center despreparado. Além de gerar desconfiança dos manifestantes, isso afetaria a coleta das informações relevantes e, por consequência, dificultaria a solução de casos como fraude, assédio, bullying, entre outros.
4. Ausência de segurança da informação e dos dados
Quem cuida do Canal de Denúncias precisa garantir a segurança contra a invasão de hackers ou de pessoas não autorizadas.
Se uma pessoa, até mesmo da própria empresa, tem acesso ao sistema, essas informações podem vazar para o mercado.
Para ilustrar a situação, imagine esse exemplo:
Um técnico de 18 anos de idade, que trabalha como terceirizado na área de TI, pode ter acesso ao sistema interno das denúncias e, sem dificuldade, pode vazar uma manifestação contra o presidente ou um outro dado sensível. Isso causaria um dano gigantesco e uma repercussão muito negativa nas redes sociais e na mídia. Mesmo que, após a apuração, a denúncia não seja comprovada, o prejuízo já foi causado!
Adicionalmente, é preciso ter também um sistema de backup bastante confiável, para evitar perdas de dados decorrentes de falhas, quedas de energia, avaria nos computadores ou na rede, etc.
Portanto, ter um sistema robusto de proteção dos dados sensíveis, nesse caso, é fundamental para evitar perda de reputação.
5. Falta de regularidade e efetividade da comunicação
A falta de comunicação e treinamento também é uma falha que pode desestimular os funcionários e dificultar o estabelecimento de uma cultura organizacional saudável e isenta, contra condutas inadequadas.
Assim, para o Canal de Denúncias funcionar bem, as pessoas precisam estar sensibilizadas e reconhecerem os verdadeiros benefícios dessa ferramenta.
Por exemplo, os colaboradores precisam saber que o chefe do denunciante não receberá, de forma antecipada, o relato feito no canal.
É preciso garantir a segurança às pessoas que fazem os relatos, para que haja um bom uso do canal, pois se ele não for utilizado, todo o esforço de implementação será em vão.
Então, precisamos de uma campanha robusta de comunicação, visando sensibilizar e educar as pessoas que farão os relatos, quando se depararem com situações contrárias às normas e regras da empresa.
Portanto, se esses erros mencionados não forem combatidos a tempo, a irregularidade continuará acontecendo e os impactos negativos irão se acumular, podendo levar a sua empresa à falência.
É necessário frisar que somente a implementação de um Canal não garante que ele seja efetivo.
Por isso, é indispensável ter ferramentas e profissionais, com treinamentos na área de Compliance, para constantemente avaliar e averiguar os processos — mitigando reincidências de irregularidades.
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Fontes:
(1) https://legacy.acfe.com/report-to-the-nations/2022/
(2) https://www.compliancetotal.com.br/compliance/funcoes
