O Canal de Denúncias é um importante instrumento para a garantia de proteção contra irregularidades numa empresa.
A lei 14.457 tornou obrigatória a presença da ferramenta em empresas com CIPA, e esse já é um grande passo para que o Canal produza todos os benefícios que pode levar para uma organização.
Entretanto, depois de implementado, o Canal de Denúncias deve ser comunicado: colaboradores e demais pessoas que se relacionam com a empresa precisam saber o que é o Canal, para que ele serve e, principalmente, como usá-lo.
Sem uma boa comunicação sobre o Canal, potenciais usuários podem ficar tímidos ou temerosos de utilizá-lo, impedindo que a ferramenta produza os resultados para os quais foi idealizada.
Assim, vamos te dar um passo-a-passo de como criar um plano de comunicação para o seu Canal de Denúncias, que incluirá 3 etapas fundamentais para que o Canal não se torne só mais um procedimento interno ou obrigação, mas um processo que pede o envolvimento de todas as pessoas envolvidas.
Passo 1 — Crie uma Campanha de Divulgação
Crie uma Campanha de Divulgação para que o Canal seja conhecido por todos. Algumas empresas dão nomes para os seus canais para personalizá-los. Crie panfletos e criativos digitais e divulgue em todos os meios possíveis.
Organize um calendário para os treinamentos e divulgue também as datas dos eventos, para que todos participem.
É importante desde o início apresentar o Canal como um instrumento que irá ajudar a todos, e não como um meio para “dedurar” os colegas, como com alguma frequência a ferramenta é compreendida. Deve-se dizer da possibilidade do anonimato nos relatos, e dar destaque à utilidade do Canal para produzir melhorias no ambiente de trabalho.
Passo 2 — Ensine como usar o Canal
Depois, é preciso ensinar a usar o Canal de Denúncias. É preciso, com muita clareza, definir para os colaboradores e outros potenciais usuários:
- O que relatar: quais irregularidades devem ser relatadas — além do que é definido em lei, destacar as más condutas internas, próprias da organização. Aqui, novamente, destacar a importância dos relatos para que a gestão possa tomar providências em relação às ocorrências, além de enfatizar o anonimato como possibilidade.
- Como relatar (uso da plataforma): é indispensável ensinar, tecnicamente, a forma de uso da plataforma. Nem todas as pessoas são “fluentes” em tecnologias digitais, e nem todas as pessoas sentem-se seguras para seguir um procedimento de relato desse tipo. A ferramenta deve ser disponibilizada da forma mais simples e intuitiva possível, o que já ajuda, mas isso não substitui o treino técnico. Os colaboradores e outros potenciais usuários devem entender todos os caminhos para se fazer o relato; acompanhar um relato, etc. Treinamentos que envolvam realizar um relato fictício são bem-vindos, e esses podem ser feitos por videoconferência.
- Como acompanhar o relato: destaque o acompanhamento do relato. É importante que a pessoa que faz o relato tenha em mãos o protocolo de sua denúncia, e possa a qualquer momento acessar o andamento da sua questão.
Passo 3 — Reforço contínuo
Depois da apresentação inicial do Canal de Denúncias, a empresa não deve jamais acreditar que o trabalho acaba por aí.
O Canal é um instrumento muito importante, muito eficiente, mas também muito delicado. É preciso reforçar a importância de conhecê-lo e utilizá-lo de tempos em tempos, é claro, considerando também os dados recebidos sobre denúncias em sua plataforma.
Planeje treinamentos semestrais ou anuais para reforçar os pontos mais importantes da Campanha, atualizar o treinamento de uso da plataforma, trazer dados sobre o uso de Canal de Denúncias em empresas do país, etc.
Por ser uma ferramenta de uso voluntário é preciso que este seja estimulado. Garanta que seus colaboradores e demais potenciais usuários estejam motivados e prontos para usá-la sempre que for preciso.
Conclusão
Esses são os passos básicos para a criação de um plano de comunicação para o seu Canal de Denúncias.
A Contato Seguro oferece, na compra do nosso produto, a Campanha de Divulgação completa, e sempre estamos disponíveis para orientações e suporte no restante das etapas.
O Canal de Denúncias é um importante instrumento para a garantia da integridade e transparência da sua organização, e que demanda uma extensa campanha de comunicação, treinamentos e reforço contínuo.
