O Canal de Denúncias é uma ferramenta que permite aos colaboradores da empresa reportarem situações que violem o código de conduta, as políticas internas ou a legislação.
É um instrumento de transparência, integridade e prevenção de riscos, que contribui para a melhoria do Clima Organizacional e da imagem da empresa.
No entanto, para que o Canal de Denúncias funcione adequadamente, é preciso que os colaboradores conheçam sua existência, sua finalidade e seu funcionamento, caso contrário, a empresa não sentirá os impactos positivos da implementação dessa ferramenta.
Por isso, a Comunicação Interna é fundamental para divulgar e sensibilizar as equipes de trabalho sobre o uso correto e responsável do Canal.
Mas como fazer uma comunicação eficiente sobre o Canal de Denúncias? Quem são os responsáveis por essa tarefa? E como realizar a mensuração dos resultados ao longo do tempo?
Veja a seguir algumas dicas e boas práticas para comunicar o Canal de Denúncias internamente.
Quem são os responsáveis pela comunicação sobre o Canal de Denúncias?
A comunicação sobre o Canal de Denúncias deve envolver diferentes áreas dentro da empresa. Em geral, a responsabilidade recai sobre o departamento de Recursos Humanos, Compliance e direção da empresa.
É muito importante a implementação de um cronograma de comunicação, que pode ter uma frequência de, aproximadamente, uma vez a cada dois meses. Isso ajudará a reforçar a importância e os benefícios do Canal.
Além dos setores mencionados, a comunicação também pode envolver os líderes de cada área. Esses agentes podem atuar como multiplicadores da cultura de integridade e incentivar o uso do Canal de forma íntegra e responsável.
Melhores práticas para comunicar o Canal de Denúncias internamente
Desenvolver um plano de comunicação eficaz é fundamental para informar sobre o Canal de Denúncias.
Uma abordagem positiva inclui a criação de campanhas visuais e informativas que sejam cativantes e claras para os colaboradores.
Essas campanhas devem ser divulgadas por meio de diversos canais de Comunicação Interna, como intranet, e-mails, TV corporativa e murais, garantindo assim ampla visibilidade entre os colaboradores.
Para exemplificar, imagine uma campanha utilizando e-mails informativos e banners no portal da empresa.
O e-mail poderia conter breves vídeos explicativos sobre o Canal, enquanto banners no portal destacariam a importância de relatar condutas inadequadas e incentivariam a utilização do Canal como uma ferramenta segura.
Além disso, envolver os colaboradores de maneira interativa, por meio de vídeos explicativos, seria bastante relevante para disseminar a cultura da integridade. Essa abordagem torna a comunicação mais dinâmica e de fácil compreensão também.
Quando os colaboradores percebem que o Canal de Denúncias é eficaz e valorizado pela empresa, isso cria confiança.
Essa confiança, por sua vez, motiva os colaboradores a trabalharem mais felizes, aumenta a retenção de talentos e, a longo prazo, contribui significativamente para os resultados da empresa.
Comunicação sobre o Canal de Denúncias: como manter a frequência
Manter a frequência da comunicação sobre o Canal de Denúncias exige esforços contínuos. Para manter o resultado dessa comunicação, é preciso monitorar e validar seu impacto, realizando ajustes e melhorias sempre que necessário.
Algumas formas de manter o resultado dessa comunicação são:
Realização de treinamentos
Conduzir sessões de treinamento é uma etapa essencial na divulgação do Canal de Denúncias.
Durante essas sessões, os colaboradores devem receber informações sobre a existência e propósito do Canal.
Uma estratégia eficaz é incorporar casos práticos, exemplificando situações reais em que o Canal foi fundamental para destacar sua importância na promoção de um ambiente de trabalho íntegro.
Para garantir adesão e compreensão, a empresa pode elaborar uma cartilha detalhada sobre como utilizar a plataforma de maneira segura e anônima.
Essa cartilha servirá como um guia prático, abordando passo a passo o processo de utilização do Canal e esclarecendo dúvidas comuns.
Esse recurso não apenas oferece informações detalhadas, mas também atua como um suporte para os colaboradores, proporcionando-lhes confiança na utilização do Canal.
Esclarecer dúvidas comuns e dissipar preocupações relacionadas à confidencialidade contribui significativamente para a boa implementação do Canal de Denúncias na empresa.
Elaboração de um calendário comunicacional
Estabelecer um calendário regular de comunicação é a chave do sucesso para conscientizar acerca do Canal de Denúncias. Esse calendário deve incluir datas para atualizações, lembretes e casos de sucesso relacionados ao canal.
Adaptar a comunicação para diferentes públicos dentro da empresa é um ponto a ser considerado.
A consistência na divulgação de informações contribui não apenas para criar uma Cultura Organizacional na qual o Canal é visto como uma ferramenta relevante, mas também para garantir que a mensagem seja eficaz para todos os colaboradores, independentemente de sua posição ou departamento.
O calendário comunicacional não apenas estabelece uma estrutura temporal, mas também serve como um guia estratégico para a equipe responsável.
Isso assegura que as mensagens sejam entregues de forma eficaz e adaptadas para atender às diferentes necessidades e compreensões dos diversos públicos internos da empresa.
Conclusão
O Canal de Denúncias é uma ferramenta para promover uma cultura íntegra e transparente na empresa, mas para que ele seja efetivo, é preciso comunicá-lo de forma adequada aos colaboradores.
Para isso, é recomendável contar com uma equipe que possa desenvolver um plano de comunicação, com campanhas visuais e informativas, utilizando diversos meios de Comunicação Interna.
É de suma importância envolver os colaboradores de maneira ativa, utilizando elementos interativos, como vídeos, que não apenas informem, mas também estimulem o interesse e o engajamento sobre o tema do Canal de Denúncias.
Aqui na Contato Seguro, temos um processo estruturado e especializado para auxiliar sua empresa na divulgação eficaz do Canal de Denúncias.
Estamos prontos para oferecer orientações personalizadas e estratégias que maximizem o impacto da comunicação interna.
Para dar o primeiro passo, preencha o formulário ao lado e fale com nossos especialistas. Estamos comprometidos em fortalecer a integridade dentro da sua organização.
