Introduzir um Canal de Denúncia aos novos colaboradores pode ser um divisor de águas para a sua empresa. A ferramenta de compliance oferece uma maneira direta e segura para os funcionários relatarem irregularidades, ajudando a prevenir problemas antes que eles comprometam a sustentabilidade do negócio.
Quando bem implementado, um Canal de Denúncia pode melhorar a transparência, promover uma cultura de integridade e fortalecer a confiança interna.
Para aproveitar todos os benefícios que o Canal de Denúncias Empresarial oferece, veja a seguir dicas de como apresentar este recurso aos colaboradores recém-chegados, estimular seu uso e lidar com possíveis desafios!
Apresentando o Canal de Denúncia aos novos colaboradores
Quando novos talentos entram na empresa, é essencial garantir que eles compreendam a importância e o funcionamento do Canal de Denúncia.
Essa introdução deve ser clara e objetiva, para que todos saibam como e quando utilizar essa ferramenta. Por isso, a sua estratégia de divulgação do Canal de Denúncias pode incluir os seguintes pontos:
1) Explique o propósito e a importância
Comece apresentando o Canal de Denúncia como uma ferramenta essencial para manter a integridade e a transparência dentro da empresa. Destaque que o objetivo é proporcionar um meio seguro e anônimo para relatar:
- Comportamentos inadequados, como assédio e outros tipos de violência no trabalho;
- Fraudes;
- Corrupção;
- Ou qualquer prática que vá contra as políticas da empresa.
2) Descreva o funcionamento
Detalhe como o Canal de Denúncia opera, incluindo os métodos disponíveis para enviar manifestações, como o aplicativo, o site e o WhatsApp da Contato Seguro — empresa líder em soluções de compliance no Brasil — que ficam disponíveis 24 horas, o ano todo.
Explique também as etapas que uma denúncia seguirá após o envio. Uma apresentação bem estruturada deve transmitir seriedade e assegurar aos colaboradores que todas as denúncias serão tratadas com confidencialidade (identidade do relator será mantida sob sigilo).
3) Inclua exemplos práticos
Ofereça exemplos de situações que podem ser denunciadas e como o Canal de Denúncia pode ajudar a resolver essas questões. Isso ajuda a tornar o conceito mais tangível e a mostrar que a ferramenta é para qualquer problema ético ou de conformidade que possam enfrentar.
Confira um exemplo que pode ser utilizado:
- Assédio no local de trabalho
Situação: Um colaborador percebe que um colega está sendo constantemente assediado por outro funcionário, seja de forma verbal, física ou através de mensagens inadequadas.
Como o Canal de Denúncia pode ajudar: O colaborador pode usar o Canal de Denúncia para relatar o assédio de forma anônima, se preferir, garantindo que não haverá retaliação.
A denúncia aciona uma investigação interna pela equipe de compliance ou pelo RH, que irá apurar os fatos e ouvir todas as partes envolvidas.
Se o assédio for confirmado, a empresa pode aplicar medidas disciplinares, como treinamentos obrigatórios sobre assédio, advertência escrita ou até demitir o agressor, ao mesmo tempo em que oferece suporte ao colaborador assediado.
4) Informe sobre a proteção contra retaliações
É crucial garantir aos colaboradores que a utilização do Canal de Denúncia não resultará em retaliações. Para Wagner Giovanini, especialista em Compliance, a principal dica é reforçar que a empresa tem políticas rigorosas para proteger os denunciantes e que a retaliação não será tolerada.
Com um Canal terceirizado, como a plataforma da Contato Seguro, fica mais fácil manter a imparcialidade do processo desde o momento de acolher a denúncia até a classificação dos relatos de acordo com a urgência, gravidade e o padrão de relatos anteriores.
5) Utilize recursos e materiais de apoio
Para garantir que todos os colaboradores compreendam bem o Canal de Denúncia, considere utilizar os seguintes recursos:
- Distribua materiais impressos ou digitais em locais de fácil acesso, como banheiros, elevadores e portaria, que detalham o funcionamento do Canal de Denúncia, com instruções claras e exemplos práticos;
- Utilize vídeos que expliquem de maneira visual e envolvente como usar o Canal de Denúncia e a importância de relatar irregularidades;
- Organize sessões de Perguntas e Respostas para esclarecer dúvidas e reforçar a confiança dos colaboradores no sistema;
- Envie e-mails e mensagens periódicas destacando a importância do Canal de Denúncia e atualizando sobre qualquer mudança ou novidade relacionada a ele.
6) Realize treinamentos e comunicações regulares
A introdução do Canal de Denúncia não deve ser um evento único. Inclua informações sobre a ferramenta em treinamentos e comunicações frequentemente para garantir que todos os colaboradores, especialmente os recém-chegados, estejam sempre informados e confortáveis para usar o canal quando necessário.
Como encorajar a utilização pelos colaboradores?
Elencamos algumas orientações importantes para que você possa estimular a utilização do Canal de Denúncias empresarial na sua organização:
- Promova um ambiente onde os colaboradores se sintam seguros e apoiados, pela liderança e políticas da empresa, ao relatar problemas;
- Reforce os benefícios do Canal de Denúncia para o bem-estar dos colaboradores e como um ambiente mais justo, transparente e seguro pode melhorar as condições de trabalho;
- Sempre que possível, compartilhe de forma anônima e geral os casos onde o Canal de Denúncia ajudou a resolver problemas ou a melhorar práticas dentro da empresa;
- Certifique-se de que o Canal de Denúncia seja de fácil acesso, simples de usar e tenha alta disponibilidade;
- Considere implementar um programa de reconhecimento para colaboradores que demonstram comportamento ético exemplar e que contribuam positivamente para a cultura de conformidade;
- Mantenha uma linha aberta de comunicação sobre o impacto das denúncias e as melhorias realizadas a partir delas;
- Informe os colaboradores sobre as ações tomadas em resposta às denúncias, isso pode aumentar a confiança na plataforma e encorajar mais pessoas a utilizá-lo.
Desafios na adesão ao Canal de Denúncia
Muitos colaboradores podem duvidar da eficácia do canal ou temer falta de confidencialidade. Por isso, reforce a transparência e compartilhe exemplos de sucesso para construir confiança.
O medo de represálias é outro ponto a se atentar, pois ele pode desmotivar os colaboradores. Garanta que a empresa tem políticas rígidas contra retaliação e que as denúncias podem ser feitas anonimamente.
Além disso, se o Canal não for facilmente acessível, a adesão pode ser baixa. Assegure que a plataforma esteja disponível por diversos meios, durante e após o expediente.
“O sucesso da Contato Seguro se dá pela oferta de Canais de Denúncias que operam 24/7, com tratamento humanizado a todo instante. Hoje, estamos presentes em mais de 2 mil organizações de 37 países e em 12 idiomas”, afirma Pedro Miranda, diretor comercial da empresa pioneira.
Conclusão
A implementação e adesão eficaz do Canal de Denúncia são fundamentais para a promoção de uma cultura ética e transparente dentro da empresa.
A comunicação contínua e o envolvimento da liderança desempenham papéis essenciais na construção de confiança e na promoção da integridade organizacional.
Ao adotar essas práticas, você assegura que todos os colaboradores estejam informados e confortáveis para utilizar o canal, contribuindo para um ambiente de trabalho mais justo e ético.
Lembre-se: você não está sozinho nessa missão. Os especialistas da Contato Seguro podem te auxiliar durante todo o processo de implementação, divulgação e gestão do Canal de Denúncia externo.
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