Após implementar um Canal de Denúncias efetivo numa organização, monitorar a efetividade do instrumento é uma prática essencial.
Existem indicadores-chave cujo levantamento irá te ajudar a entender se o Canal está funcionando como esperado, e te auxiliar em estabelecer novas estratégias e adaptações necessárias.
Neste artigo, iremos falar sobre esses indicadores e sobre como utilizá-los para reformular e melhorar o seu Canal de Denúncias, fazendo com que a ferramenta seja cada vez mais efetiva na criação de integridade empresarial.
Vamos começar?
Boa leitura!
Por que monitorar a efetividade do Canal de Denúncias é importante
Com um monitoramento constante e eficiente, a administração consegue entender melhor:
- o volume das denúncias;
- a qualidade dos relatos;
- a natureza das irregularidades;
- o tempo de resposta; e
- a satisfação dos colaboradores com a ferramenta.
E, ao entender melhor os padrões envolvendo esses indicadores, a empresa pode adaptar a plataforma, os treinamentos, a dinâmica do Comitê de Ética, enfim, tudo que faça com que as pessoas utilizem cada vez melhor a ferramenta.
O impacto de um Canal de Denúncia eficaz
Um Canal de Denúncias eficaz tem o potencial de acelerar os resultados da organização em todos os níveis e setores.
Por ser altamente eficiente em prevenir e combater irregularidades, um Canal de Denúncias gera transformações importantes no clima organizacional, nos estilos de liderança, no bem estar dos colaboradores, e na qualidade do ambiente de trabalho.
Isso permite que as pessoas trabalhem melhor, com mais motivação e produtividade, pela segurança e pela certeza de que estão dentro de uma empresa íntegra, que preza pela ética em suas ações.
Como a falta de monitoramento pode comprometer o Canal de Denúncias Corporativo
Entretanto, um Canal de Denúncias não funciona sozinho. Não se deve esperar que, depois da implementação, automaticamente o Canal gere esses resultados por si só.
Uma série de movimentos e estratégias devem circular para a implementação eficiente do instrumento, e sem o monitoramento adequado pode-se perder diversos benefícios associados ao Canal.
Veja a seguir alguns indicadores-chave para a avaliação do desempenho do Canal de Denúncias nas Empresas.
Indicadores-Chave para avaliar o desempenho do Canal de Denúncias Empresarial
Como já colocamos, alguns indicadores são essenciais para a avaliação do desempenho do Canal de Denúncias e, consequentemente, para a aplicação de melhorias e adaptações necessárias.
Vamos entender melhor três desses indicadores e como eles são essenciais para a estruturação efetiva do Canal.
Taxa de utilização e número de denúncias recebidas
A taxa de utilização e o volume de denúncias recebidas é um dado fundamental, e por isso mesmo deve ser tratado com zelo.
Frente a um volume muito expressivo de denúncias (muito maior do que a média de outras empresas), é preciso se atentar: pode ser sinal de que as pessoas estão se sentindo livres para denunciar e buscando melhorar os problemas da empresa, ou pode indicar que o Canal não está funcionando adequadamente.
Um volume muito baixo de denúncias pode ser um indício de situações similares: não há irregularidades ou as pessoas não confiam na plataforma?
Especialmente se essas taxas, altas ou baixas, permanecem por muito tempo, é preciso entender o que está causando esse volume, e entender quais são os níveis esperados para volume de denúncias ao decorrer do tempo.
Tempo de resposta e resolução das denúncias
O tempo de resposta e resolução das denúncias é outro indicador essencial. Dependendo da situação, a empresa pode ter de realizar um esforço redobrado para que as pessoas confiem no Canal.
Um comprometimento verdadeiro da gestão e das lideranças têm um destaque neste ponto, e as estratégias de comunicação e treinamento devem ser excelentes.
Se, depois de confiarem no Canal e passarem a realizar denúncias, o tempo de resposta for muito demorado e a resolução das denúncias incerta, os colaboradores não irão mais se manifestar.
Quando o colaborador denuncia, ele espera que a empresa esteja comprometida em levar a denúncia até o final — apurá-la e aplicar as medidas disciplinares ou estratégias de adequação cabíveis.
Portanto, se o tempo de resposta e a resolução das denúncias na sua empresa têm tido problemas, é preciso verificar e adequar a plataforma, os sistemas do Comitê de Ética, e outros elementos que podem estar atrapalhando na apuração.
Satisfação dos colaboradores com o Canal de Denúncia para Empresas
Um bom Canal de Denúncias é feito para as pessoas da empresa.
Obviamente, a satisfação dos colaboradores com o Canal é um indicador-chave do seu sucesso.
A empresa deverá achar uma forma transparente de avaliar essa satisfação, e permitir que as pessoas indiquem os pontos de melhoria que esperam, caso existam.
De qualquer forma, a melhora do clima organizacional é um ótimo sinal de satisfação em geral dos colaboradores com relação à empresa.
Isso também pode ser incluído na avaliação desse indicador.
Como melhorar a efetividade do Canal de Denúncias com base nos resultados
Feitas as avaliações dos indicadores, é preciso então aplicar medidas para melhorar a efetividade do Canal, o conforto de utilização dos colaboradores e a satisfação geral das pessoas que utilizam o instrumento.
Ajustes necessários após a análise dos indicadores
Para criar um Canal de Denúncia empresarial efetivo, após a análise dos indicadores chega o momento de aplicar os ajustes necessários.
Como colocado acima, algumas possibilidades de adaptação são:
- reforço dos treinamentos sobre o Código de Conduta;
- reforço dos treinamentos de utilização da plataforma;
- adaptação da plataforma em termos de usabilidade;
- reforço da comunicação sobre anonimato e confidencialidade das denúncias;
- ajuste dos processos do Comitê de Ética.
Estratégias de comunicação para aumentar a confiança no Canal de Denúncia
Os treinamentos e a comunicação são atividades constantes da empresa que possui um Canal de Denúncias.
Para que o instrumento continue funcionando como esperado, informar, orientar e fazer com que as pessoas entendam o que está em jogo quando se trata de integridade deve fazer parte da rotina.
Portanto, é preciso apostar nas estratégias corretas de comunicação sobre o Canal. Assim, as pessoas terão confiança e segurança na plataforma e irão utilizá-la de boa fé.
Quando for comunicar sobre o seu Canal de Denúncias na empresa, procure:
- entender o público-alvo da comunicação: sem entender as pessoas, é impossível se comunicar com elas. Entenda com que tipo de comunicação os seus colaboradores se sentem mais à vontade. Talvez seja por comunicação escrita, talvez por vídeos interativos, aulas e palestras. São muitas as possibilidades. Aposte no tipo de mensagem que irá realmente levar os funcionários a uma mudança de postura.
- ser lúdico e didático: geralmente, materiais que contenham algum tipo de jogo, alguma forma de interação, são os que mais fazem sucesso. Seres humanos são criaturas extremamente sociáveis, e frequentemente o aprendizado em grupo pode ser facilitado com essas estratégias. Tratar sobre desvios de conduta dentro da organização é uma tarefa difícil e delicada — na medida do possível, torne-a leve e fácil de se realizar.
- tornar o evento marcante: os treinamentos e comunicações sobre o Canal de Denúncias devem ser periódicos. Portanto, estabeleça datas marcadas para realizar as palestras, divulgar materiais e reforçar a importância do Canal na organização. Siga à risca o calendário e chame bastante a atenção para os eventos. Assim, as pessoas criarão uma expectativa positiva sobre os treinamentos.
Como contratar um Canal de Denúncias para sua empresa
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