O Canal de Denúncias é a ferramenta que facilita a escuta do coração das empresas.
Criar um ambiente de trabalho seguro, confiável e produtivo é um pré-requisito para qualquer planejamento estratégico de metas.
Afinal, toda empresa é feita por pessoas, e pessoas precisam de um ambiente estável.
O Canal permite a comunicação entre os colaboradores e a direção de uma organização. Com a plataforma, cria-se uma aproximação para que os trabalhadores sejam ouvidos.
Estes se tornam aptos, portanto, a relatar qualquer situação que envolva um risco para si mesmos ou para a empresa, e assim dão a oportunidade de a organização tomar a iniciativa para solucionar o problema.
Uma ferramenta que gera segurança e confiança deve, ela mesma, ser segura e confiável.
Neste artigo, entenda como funciona a segurança de dados no Canal de Denúncias empresarial e aprenda a escolher bem a sua plataforma, para que ela ande junto dos objetivos da sua organização.
A Importância da Segurança de Dados no Canal de Denúncia
Garantir a segurança de dados no Canal de Denúncias é essencial para proteger os colaboradores e fortalecer sua confiança na ferramenta.
A segurança de dados garante o anonimato e a confidencialidade dos relatos, protegendo a identidade dos funcionários.
Sabemos que garantir anonimato e confidencialidade é um dos principais pilares de confiança do trabalhador para com o Canal de Denúncias.
Na prática, a segurança de dados significa:
- total sigilo;
- ausência de risco de vazamento; e
- ausência de possibilidade de acesso não autorizado.
Entenda, agora, o que pode acontecer caso a segurança de dados da sua empresa esteja comprometida e gere dúvidas nos colaboradores.
Impacto da Falta de Segurança de Dados nas Empresas
Quando uma plataforma de Canal de Denúncias não possui medidas sólidas de segurança, graves consequências podem vir à tona:
- Exposição de dados sensíveis: informações sobre os denunciantes e detalhes sobre os relatos podem ser acessados por pessoas não autorizadas.
- Perda de credibilidade: colaboradores passam a evitar o uso do Canal por meio de exposição e consequentes represálias.
- Sanções legais: a inadequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) pode gerar multas e processos judiciais delicados.
- Advertência;
- Multa simples (até 2% do faturamento até o limite de R$ 50 milhões);
- Multa diária;
- Possibilidade de publicização da infração;
- Bloqueio dos dados pessoais envolvidos;
- Eliminação dos dados pessoais envolvidos;
- Suspensão parcial, por até 06 (seis) meses do banco de dados envolvido; e
- Proibição parcial ou total do exercício de atividades relacionadas a tratamento de dados.
Por isso, negligenciar a segurança de dados no Canal de Denúncia coloca em risco a vida profissional e a saúde mental dos colaboradores, bem como pode ter um impacto reputacional negativo para a própria empresa, além dos desafios financeiros e jurídicos.
Boas Práticas para Garantir a Segurança no Canal de Denúncia Corporativo
Existem práticas essenciais para garantir a segurança do Canal de Denúncias Corporativo.
Confira a seguir algumas delas e descubra como implementá-las.
Criptografia de Dados no Canal de Denúncia
A criptografia é uma das principais medidas para proteger os dados sensíveis do seu Canal de Denúncias.
A criptografia é uma técnica que transforma dados legíveis (um texto, por exemplo), numa forma codificada, com o objetivo de proteger as informações.
Com isso, apenas pessoas ou sistemas que possuam autorização (e a chave correta) podem acessar esses dados.
No Canal de Denúncias, isso significa que somente aqueles que trabalham diretamente com os relatos podem acessar os documentos e, mesmo que os dados sejam interceptados, eles estarão ilegíveis.
Conformidade com Leis e Regulamentos de Proteção de Dados
Toda empresa que possua um Canal de Denúncias deve se atentar a legislações do tipo:
- Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);
- General Data Protection Regulation (GDPR).
Ambos os regulamentos promovem a transparência e a proteção da organização quanto ao armazenamento e sigilo de dados.
Além disso, é importante apostar na implementação qualificada de Controles de Acesso, que são:
- senhas fortes;
- autenticação em dois fatores (2FA);
- monitoramento de acessos.
Por último, implementar auditorias e monitoramento contínuo permite identificar vulnerabilidades no sistema e manter o funcionamento do Canal de Denúncias em conformidade com padrões de segurança.
Em 2024, a Contato Seguro conquistou a certificação da ISO 27001, uma norma internacional que estabelece os requisitos para a segurança da informação nas organizações.
A ISO trata da proteção de dados confidenciais, dados de clientes, das finanças da organização e dos investidores.
Com ela, a confidencialidade e a integridade são garantidas, através dos controles de segurança e gestão de riscos da informação.
Adequação à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD)
Indo um pouco mais profundamente na LGPD, no contexto do Canal de Denúncias, a adequação à Lei significa:
- coleta mínima de dados: somente informações essenciais devem ser solicitadas dos usuários do Canal;
- anonimização e confidencialidade de dados: dados pessoais devem ser tratados sempre de forma a impedir a identificação do denunciante nos casos do anonimato, e limitá-la a pessoas autorizadas no caso de confidencialidade.
Como o Canal de Denúncia para Empresas Pode Entrar em Conformidade
Antes de tudo, para prevenir problemas de segurança, é fundamental que o Canal de Denúncias empresarial seja terceirizado: ou seja, fornecido por uma empresa externa.
Isso garante uma estrutura já pronta e validada, além das conformidades com normas e legislações voltadas à segurança.
Além disso, para todas essas adequações e detalhes no tratamento de dados no Canal de Denúncias, é importante trabalhar com um especialista em segurança de dados, que é o profissional que conhece todos os pormenores dos sistemas, e pode aplicar as medidas efetivamente.
De novo, lembramos que implementar um Canal terceirizado, como o da Contato Seguro, já é um grande passo para uma boa estrutura de segurança de dados e informação, por ter um time de profissionais especialistas trabalhando na segurança da plataforma.
E, no mais, as empresas podem adotar medidas essenciais, como:
- contratar fornecedores especialistas em plataformas de Canal de Denúncia;
- fornecer treinamentos regulares para as equipes que gerenciam as denúncias;
- estabelecer avaliações de impacto à proteção de dados.
Contratar uma plataforma que já esteja alinhada às exigências legais, como a Contato Seguro, é um passo estratégico.
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