Na ausência de um Canal de Denúncias, a organização perde a oportunidade de escutar, de perto, seus colaboradores, além de se adequar às leis vigentes.
Um Canal de Denúncias é uma fonte de informações exclusivas, que só os trabalhadores, fornecedores e terceiros podem fornecer para a sua empresa.
É uma forma de estar mais próximo, comunicar-se sobre questões importantes e resolver problemas que interessam a todos.
Para que o Canal de Denúncias tenha um ótimo desempenho, colaboradores precisam confiar em sua efetividade e na sua importância.
Neste artigo, descubra como incentivar o uso do Canal entre os colaboradores da sua organização.
Boa leitura!
A Importância do Canal de Denúncia nas Empresas
O Canal de Denúncias é fundamental porque é um meio de comunicação único, no qual informações exclusivas são transmitidas do colaborador à alta direção de uma empresa.
Funcionários podem informar à empresa qualquer questão que possa ser um risco para eles mesmos ou para a própria empresa.
Isso inclui irregularidades, desvios e más condutas, bem como descumprimentos normativos.
Quando há um mecanismo como o Canal de Denúncias, as informações sobre essas situações chegam até a empresa de forma muito clara e pronta para o uso.
A empresa pode apurar os relatos e denúncias e tomar alguma atitude a respeito, o que geralmente envolve uma medida disciplinar ou estratégia de enfrentamento.
Esse cuidado tende a gerar um clima de confiança e segurança muito favorável para a saúde do trabalho, quando se tratar de um canal que garante o anonimato.
Barreiras Comuns ao Uso do Canal de Denúncia
Portanto, é preciso informar a respeito e incentivar o uso do Canal de Denúncias entre os trabalhadores.
Eles podem sentir, a princípio, que o Canal é algo complicado ou delicado demais, e tentar evitar entendê-lo e utilizá-lo.
Por isso, é importante saber quais são as principais barreiras que impedem os colaboradores de acessar o Canal de Denúncias. Veja a seguir:
Medo de Retaliação
O medo de retaliação é o principal motivo pelo qual os colaboradores tendem a não realizar as denúncias.
Relatar uma situação de risco, que às vezes inclui colegas, líderes, ou que pode afetar de forma significativa o ambiente de trabalho não é uma tarefa fácil.
Afinal, o denunciante, se identificado, corre o risco de receber retaliação — perder benefícios, perder prestígio, e perder até o próprio emprego.
Portanto, o medo de retaliação é um dos impedimentos mais importantes às denúncias nas organizações.
Falta de Confiança no Sistema
Naturalmente, um sistema novo pode trazer a sensação de desconhecido e de insegurança.
Talvez o colaborador até entenda e confie que a empresa garante o anonimato e a confidencialidade. Mas, e o sistema? Será que o próprio sistema garante a minha proteção?
É uma dúvida justa, e ela precisa ser abordada pela empresa para gerar confiança e segurança na plataforma.
Desconhecimento sobre o Canal de Denúncia
Em terceiro lugar, um motivador importante para se recusar a usar o Canal, é desconhecer sua utilidade e importância.
Para que o Canal de Denúncias passe a fazer parte da cultura organizacional, a empresa deve comunicar efetivamente sobre o que é a ferramenta, qual a sua importância, bem como sobre a segurança e a garantia de anonimato.
Estratégias para Incentivar o Uso do Canal de Denúncia
As estratégias de incentivo ao uso do Canal são os antídotos para as barreiras.
É importante lembrar que toda a organização precisa fazer parte desse esforço de educação e comunicação.
A implementação do Canal não é realizada por um setor, um profissional, ou por um idealizador.
Ela é um processo coletivo que envolve todos os atores possíveis na organização. Afinal, todos irão se beneficiar da ferramenta.
Portanto, a participação ativa de gestores, líderes e colaboradoras é essencial para que as estratégias gerem resultados. Veja algumas delas!
Garantindo o Anonimato dos Colaboradores
Garantir anonimato e confidencialidade aos colaboradores é a principal estratégia de incentivo ao uso do Canal de Denúncia.
As pessoas só irão denunciar se tiverem certeza que suas informações (e, aliás, as informações do relato) não irão vazar.
É preciso demonstrar para o usuário que é:
- impossível captar os dados de quem denunciou quando se faz um relato anônimo; e
- demonstrar o comprometimento das pessoas e do sistema de manter uma denúncia 100% confidencial.
E isso só pode ser feito com uma comunicação efetiva a respeito do assunto.
Engajando os Líderes
Os líderes desempenham um papel crucial na promoção do Canal de Denúncias.
Quando eles demonstram confiança e apoiam a utilização da ferramenta, influenciam diretamente o comportamento dos colaboradores.
Para engajar os líderes:
- Antes do lançamento do canal, realize reuniões estratégicas para explicar os benefícios do Canal de Denúncias.
- Envolva-os na comunicação sobre o tema, incentivando a disseminação de boas práticas.
- Dê aos líderes ferramentas para abordar o Canal com seus colaboradores de forma aberta e acessível, promovendo o ambiente de confiança.
Líderes alinhados com os objetivos do Canal de Denúncias ajudam a construir uma cultura organizacional mais transparente e ética.
Comunicação Efetiva sobre o Canal de Denúncia
Comunicar efetivamente: eis o segredo para transformar uma cultura organizacional.
Qualquer aprendizado e estabelecimento de um novo hábito tem a comunicação como peça-chave.
Uma comunicação efetiva considera, principalmente, o receptor: a pessoa a quem a comunicação está visando.
Portanto, uma estratégia de comunicação efetiva sobre o Canal de Denúncia é uma estratégia pensada para as pessoas, que utiliza a escuta, a empatia e a confiança para transmitir o conhecimento.
Treinamentos e workshops são opções interessantes para isso.
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