A pesquisa “The State of Misconduct at Work in 2023” da FAMA revelou que 1 em cada 10 candidatos se envolveu em má conduta no último ano, o dobro do limite considerado seguro.
Esse dado alarmante destaca a importância de ter um sistema de denúncias eficiente para identificar problemas internos rapidamente.
No entanto, para que um Canal de Denúncias funcione corretamente, é necessário que ele seja ativamente utilizado pelo seu público-alvo (colaboradores, fornecedores e demais partes interessadas no negócio).
A seguir, apresentamos 7 estratégias que sua empresa pode aplicar para incentivar o uso do Canal de Denúncia e promover um ambiente de trabalho mais íntegro e seguro para todos.
Leia mais para descobrir como implementar tais práticas!
1) Canal de Denúncias disponível em múltiplos canais
Para incentivar a adesão ao Canal de Denúncias, ele deve estar disponível por meio de canais acessíveis, como telefone, e-mail, formulários online e aplicativos móveis.
Esse fator é fundamental para garantir que todos os usuários, independentemente de sua preferência ou nível de conforto com a tecnologia, possam relatar incidentes facilmente.
Muitos colaboradores preferem registrar suas denúncias durante o expediente, logo após o ocorrido, quando os detalhes ainda estão frescos em suas mentes.
Há também aqueles que se sentem mais confortáveis denunciando fora do horário de trabalho, como à noite ou nos finais de semana.
Por essa razão, um diferencial importante é oferecer um Canal de Denúncias que funcione 24 horas por dia, 7 dias por semana, como a plataforma da Contato Seguro, empresa referência em seu nicho no Brasil.
O regime de operação contínua garante que os manifestantes possam denunciar a qualquer momento, aumentando a probabilidade de uma conduta antiética ser investigada antes de causar prejuízos maiores.
2) Alertas frequentes sobre os recursos do Canal
Quando a divulgação do Canal de Denúncias é restrita ao período de implementação da plataforma na organização, é quase inevitável que ele caia no esquecimento.
É preciso mantê-lo em destaque contínuo, alcançando, inclusive, os novos colaboradores da empresa que ainda desconhecem o funcionamento de um Canal de Denúncias confidencial e seguro.
Portanto, estabeleça um plano de comunicação abrangente em que as informações sobre a importância e os recursos do Canal de Denúncias sejam:
- Divulgadas periodicamente por meio de diversos canais internos, como revistas corporativas, comunicados e quadros de aviso;
- Abordadas pelas lideranças de cada setor durante as reuniões de equipe;
- Contempladas durante a apresentação de cases de sucesso (sem comprometer o sigilo das denúncias, é claro) para aumentar a percepção de relevância do Canal;
Assim, todos os colaboradores estarão sempre cientes da eficiência da ferramenta que ajuda a promover mudanças positivas no local de trabalho.
3) Capacitações sobre o uso do Canal de Denúncias
Treinamentos regulares com os usuários e a equipe responsável pela operação do Canal promovem uma cultura de transparência e ajudam a aumentar a disposição dos manifestantes em usar o Canal de maneira eficaz.
As capacitações devem cobrir o processo de registro, que deve ser fácil de usar e permitir o envio de documentos, fotos, vídeos e outras provas relevantes. Além de explicar claramente o que pode ser denunciado, o que será considerado denúncia de má fé e como fornecer evidências.
A empresa deve comunicar sua política de proteção contra retaliações, em que todas as denúncias serão tratadas com confidencialidade e qualquer forma de represália contra o denunciante é proibida.
4) Atualizações frequentes sobre o status da denúncia
Quando os denunciantes recebem feedback contínuo sobre o andamento e as ações tomadas em resposta às suas denúncias, a confiança no Canal de Denúncias é fortalecida.
Isso demonstra que as denúncias resultam em medidas concretas, incentivando mais colaboradores a reportarem irregularidades no futuro — lembrando que a confidencialidade será mantida durante todo o processo de apuração!
Apenas as pessoas que realmente precisam conhecer os detalhes de uma denúncia devem ter acesso a essa informação.
“Esse princípio, conhecido como ‘need to know’, evita constrangimentos, garante a proteção da privacidade dos denunciantes e assegura a integridade do sistema de denúncias”, enfatiza Wagner Giovanini, Diretor de Compliance, no e-book “10 questões para tornar a sua Investigação Interna efetiva” da Contato Seguro.
A empresa pioneira em Canal de Denúncias no Brasil oferece uma plataforma externa e intuitiva que permite aos denunciantes acompanhar o status de suas denúncias de forma rápida e fácil.
5) Coleta e análise de feedback sobre o sistema de denúncias
Realizar pesquisas de satisfação regularmente pode fornecer uma visão ampla sobre o uso do Canal. Essas pesquisas devem incluir perguntas sobre a facilidade de uso, a percepção de confidencialidade e a efetividade das respostas às denúncias.
Ao identificar as áreas problemáticas notadas pelos usuários, a empresa pode fazer ajustes necessários para aumentar a confiança e a adesão ao canal.
A análise do feedback deve ser um processo contínuo, permitindo que o sistema de denúncias evolua conforme as necessidades dos funcionários mudam.
Ao incorporar as sugestões e preocupações dos funcionários, a instituição mostra que valoriza a participação ativa de todos na manutenção de um local de trabalho ético.
6) Reconhecimento para departamentos com boa adesão
Ao celebrar publicamente as equipes que utilizam o Canal de Denúncias de forma ativa e responsável, a empresa cria um ambiente onde a transparência e a ética são valorizadas.
A estratégia pode ser implementada na forma de prêmios, certificações ou menções especiais em reuniões e comunicações internas.
7) Ter um parceiro especializado em Canal de Denúncias
Empresas terceirizadas oferecem uma plataforma confiável, imparcial e segura que gera maior credibilidade entre os colaboradores.
Dessa maneira, o Canal externo é capaz de receber, categorizar e encaminhar as denúncias aos responsáveis dentro da organização, destacando aquelas que requerem atenção imediata.
A expertise do parceiro terceirizado também garante que os relatos sejam tratados com o sigilo necessário, utilizando tecnologias modernas para proteger a identidade dos denunciantes.
A Contato Seguro, por exemplo, mantém o Canal ativo 24/7 e ainda oferece recursos avançados para a gestão das denúncias, otimizando o processo para os administradores e os usuários que desejam maior transparência e integridade no ambiente de trabalho.
Conclusão
Como pudemos ver, as estratégias para maior adesão e uso correto de um Canal de Denúncias devem atuar em diversas frentes: desde a presença de recursos mais avançados na plataforma até a idealização de um calendário de divulgação e treinamentos que se adeque à rotina da empresa.
O conhecimento dessas táticas leva à busca de uma solução otimizada e moderna, como contratar um parceiro especializado em implementar um Canal de Denúncia bem sucedido.
A Contato Seguro se destaca como uma líder no mercado com uma plataforma robusta que inclui tecnologia avançada para múltiplos acessos (telefone, WhatsApp, site e aplicativo) e uma equipe de profissionais experientes — do atendimento até o suporte técnico.
Quer incentivar uma cultura organizacional baseada na integridade e na responsabilidade? Veja agora como a Contato Seguro pode ajudar sua empresa!
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