Toda empresa possui um conjunto de atividades e processos, desenvolvidos para a organização cumprir seus objetivos. A depender do seu tamanho e de sua área de atuação, esses processos têm graus de complexidade diferentes.
Manter tudo em conformidade com as legislações, normas internas ou com os princípios e valores éticos de uma entidade é um desafio considerável e, para vencer esse obstáculo, há duas ferramentas essenciais: a Auditoria Interna e o Canal de Denúncias.
A Auditoria Interna é um processo estruturado, com um estabelecimento de estratégia conforme os riscos identificados, de acordo com a experiência dos profissionais designados para essa missão e/ou por solicitações específicas, normalmente da Alta Direção e/ou dos Conselheiros.
Já o Canal de Denúncias é um meio movido por relatos vindos voluntariamente do público interno ou externo.
Esses dois instrumentos possuem objetivos congruentes na detecção de irregularidades, ilicitudes, desvios de conduta e outros males que podem causar prejuízos para a instituição ou às pessoas.
Assim, a Auditoria Interna e o Canal de Denúncia se complementam e conferem à organização benefícios inestimáveis.
Neste artigo, vamos investigar como a Auditoria Interna se relaciona com o Canal de Denúncias, enfatizando o papel de cada um deles no cotidiano das empresas. Boa leitura!
Auditoria interna e sua importância
A Auditoria Interna é uma ferramenta muito valiosa, cuja principal função é verificar se os processos, atividades e responsabilidades estão sendo cumpridos conforme requisitos estabelecidos, ou seja, se tudo está de acordo com as normas e regras (conformidade).
Caso perceba-se algum descumprimento (não conformidade), a instituição deverá corrigi-lo. Além disso, por meio das Auditorias Internas, identificam-se oportunidades de melhoria. Mesmo se tudo estiver correndo bem, sempre é possível aperfeiçoar, aprimorar. Quer dizer, tanto na correção quanto na melhoria, há benefícios na empresa pelas auditorias e, daí, a sua importância.
Dentre as não conformidades, estão as irregularidades intencionais, as ilicitudes, os desvios financeiros ou de ativos, as fraudes e, portanto, detectam-se prejuízos de grande magnitude.
Mas, pela natureza das auditorias, nem sempre elas são tão efetivas para concretizar tais descobertas. Seria impossível verificar 100% das atividades, dos processos ou das práticas do cotidiano de uma entidade e, por isso, elas são realizadas por amostragens e contam muito com a experiência dos profissionais (auditores internos) para irem ao ponto certo.
Em paralelo, as organizações contam com uma ferramenta ainda mais poderosa para identificar as irregularidades, podendo inclusive complementar as auditorias. Trata-se dos Canais de Denúncias.
Os Canais contam com uma enorme vantagem, pois os relatos feitos pelos colaboradores indicam com mais precisão o local onde uma possível irregularidade está sendo cometida, quem são os envolvidos, quais os projetos ou processos, enfim, é um direcionamento muito proveitoso, poupando tempo e recursos.
O que é o Canal de Denúncias e qual é sua função
O Canal de Denúncias é uma ferramenta especializada para receber manifestações vindas de fornecedores, colaboradores, consumidores e até clientes, caso saibam ou suspeitem de algum tipo de irregularidade, ilicitudes ou desvio de conduta em geral.
Um Canal de Denúncias efetivo garante a confidencialidade, permite o anonimato, apresenta-se acessível a todos os públicos e a qualquer momento (24 horas por dia, 7 dias por semana), oferece segurança da informação (contra vazamentos ou invasão de hackers), além de diversas outras funcionalidades, a fim de dar ao manifestante a credibilidade necessária, para o seu uso sem receios.
Dessa maneira, as pessoas podem relatar:
- assédio sexual e assédio moral;
- corrupção e fraudes;
- desvios do código de conduta;
- furtos e desvios de ativos;
- conflito de interesses
- descumprimento legal;
- outras irregularidades.
A partir do recebimento dos relatos no Canal de Denúncias, as organizações que fazem bom uso desse instrumento destina profissionais competentes para a devida apuração de toda denúncia.
Esse processo, conhecido como Investigação Interna, deve ser realizado com bastante qualidade. Dele dependerá a comprovação ou não das alegações, com base nas informações e evidências trazidas à tona.
A partir daí, a instituição deve se preocupar com a análise desse conhecimento, habitualmente a cargo de um colegiado (ou Comitê de Ética, como na maioria das vezes é conhecido).
Esse comitê tem a missão de decidir pelas medidas cabíveis, sejam corretivas, remediadoras, preventivas, educativas, de melhoria e/ou disciplinares. Isso inclui a responsabilização dos infratores, quando estes existirem.
Resumindo, o Canal de Denúncias permite identificar e tratar as irregularidades.
Cumpre destacar um outro fator relevante: as legislações brasileiras passaram a dar a devida importância para o papel do Canal de Denúncias na gestão empresarial. Por exemplo, vejam essas duas legislações recentes:
Lei 14.457/22 – instituiu o Programa Emprega + Mulheres e alterou os requisitos da CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédios).
Lei 14.611/23 – visa o combate à desigualdade salarial entre homens e mulheres.
Ambas as Leis citadas têm em comum a obrigatoriedade da implementação de Canais de Denúncias nas empresas.
Auditoria interna e o Canal de Denúncias: como se relacionam?
A relação entre a auditoria interna e o Canal de Denúncias, como já visto, dá-se primeiramente no objetivo principal desses dois instrumentos: identificar irregularidades, desvios de conduta, ilicitudes, não conformidades, etc.
No entanto, podemos abordar outro aspecto interessante.
O Canal de Denúncias pode ser também uma fonte inesgotável de informações úteis para a Auditoria Interna. Vale citar como ilustração:
- Diversos relatos envolvendo os mesmos processos ou processos similares;
- Manifestações sobre lacunas existentes propiciando ilicitudes, fraudes ou irregularidades;
- Denúncias sobre profissionais, relacionamentos internos ou práticas estranhas;
- Etc.
Tudo isso pode ensejar a necessidade de um olhar mais crítico em pontos ou aspectos específicos na auditoria. Quer dizer, além das denúncias em si, avaliar o conjunto delas pode trazer insights interessantes para a definição de estratégias das auditorias internas (qual setor, departamento ou localidade deve ter um investimento de tempo maior nas auditorias; quais processos, projetos, práticas devem ser focalizados; quais as prioridades; etc.).
Essas ferramentas são, portanto, complementares. Entretanto, importa observar que uma não substitui a outra.
Adicionalmente, Auditoria Interna não é o processo apropriado para a apuração regular das denúncias. Para isso, existem as Investigações Internas, cujos profissionais (investigadores internos) não devem ser confundidos com os auditores internos. Os processos são diferentes e os perfis necessários para essas duas funções são distintos.
A melhor recomendação é manter essas funções separadas numa organização. Contudo, elas devem ter uma interface muito bem construída, para a instituição se beneficiar de verdade de cada um desses instrumentos e também da relação entre eles.
Conclusão
A Auditoria Interna é um processo sistêmico, com estratégia definida a fim de se identificarem possíveis irregularidades, desvios de conduta, ilicitudes (não conformidades).
O Canal de Denúncias, por sua vez, é a forma com que as pessoas, internas ou externas de uma organização, podem se manifestar, caso tenham conhecimento ou suspeita de alguma irregularidade, desvios de conduta e ilicitudes.
Desse modo, Auditoria Interna e Canal de Denúncias são instrumentos complementares e extremamente valiosos na prevenção de riscos na identificação de fatos, com elevado potencial de prejuízos à empresa e/ou às pessoas.
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