Implementamos um Canal de Denúncias na organização: e agora?
Essa pode ser a sensação de diretores, líderes e gerentes que se veem com a oportunidade de trabalhar com uma ferramenta tão favorável à empresa, mas que pode vir, sim, com seus desafios.
Neste artigo, procuramos esclarecer sobre dois pontos importantíssimos na implementação de um Canal de Denúncias, que nem sempre são destacados: a apuração e as medidas disciplinares.
A apuração completa é um dos fatores que mantém o Canal funcionando efetivamente, e que alimenta a confiabilidade da ferramenta pelos colaboradores.
A aplicação das medidas disciplinares, da mesma forma, tem que estar presente quando a apuração comprova a existência da irregularidade.
Entenda por que apurar 100% das denúncias é tão importante, e fique por dentro de algumas questões essenciais quando da necessidade de aplicação das medidas disciplinares.
Boa leitura!
A importância do Canal de Denúncia na empresa
Empresas são construídas com pessoas.
E, como pessoas, temos diferentes características, personalidades, culturas, além de caráter distinto, e diferentes níveis de disposição a cometer desvios e irregularidades.
Dentro das organizações, sempre há pessoas que incorrem em irregularidades, desvios, más condutas, e geralmente essas atitudes são feitas às escondidas, ou muito bem disfarçadas.
Por isso é preciso uma forma confiável e bem estruturada para que problemas assim sejam relatados.
É o Canal de Denúncias: uma ferramenta especializada para o recebimento e gestão de denúncias numa empresa.
Com o Canal, pessoas que viram, suspeitaram, testemunharam ou sofreram com uma irregularidade, má conduta ou desvio, podem relatar de forma anônima e com segurança garantida.
Uma vez que recebe os relatos, o Canal encaminha-os ao Comitê de Ética para a apuração.
As irregularidades podem ser consideradas válidas e, dependendo da gravidade, aplicam-se medidas disciplinares diversas para a responsabilização e para a prevenção.
Como afirma Wagner Giovanini:
“Sugere-se à banca examinadora julgar o fato em relação à sua gravidade, ao risco a que a empresa ficou exposta, à intenção dos envolvidos, à senioridade em questão (quanto mais alto for o nível, mais severa deve ser a medida), entre outros fatores.”¹
E, assim, as pessoas que cometeram irregularidades comprovadamente são responsabilizadas.
A presença do Canal assegura a intolerância da empresa com relação a maus comportamentos e desvios, e, por isso, age de maneira a:
- detectar;
- combater; e
- prevenir irregularidades.
Benefícios do Canal de Denúncias para empresa e colaboradores
Detectar, prevenir e combater as irregularidades produz uma série de benefícios para a empresa e para os colaboradores. Veja na tabela a seguir alguns deles:
Para ter todos esses benefícios, um Canal de Denúncias precisa ser bem estruturado e cumprir efetivamente com seu propósito.
Alguns atributos básicos são necessários para que isso ocorra.
Garantia de anonimato, boa infraestrutura para segurança de dados, acessibilidade são alguns deles.
Outro atributo fundamental para que as pessoas confiem e continuem usando o Canal é a apuração de 100% dos relatos.
E, é claro, medidas disciplinares devem ser aplicadas toda vez que se comprovar uma irregularidade, desvio ou má conduta.
Vamos, agora, delinear alguns pontos importantes sobre a apuração das denúncias e medidas disciplinares.
Apuração da denúncia e medidas disciplinares: questões importantes
Apuração: por que apurar todas as denúncias?
Há uma preocupação comum por parte da empresa quando da implementação de um Canal de Denúncias: muitos relatos são inexpressivos ou não procedentes. Por que apurar todos?
O primeiro motivo é, certamente, para assegurar a confiança e a credibilidade do Canal para funcionários e demais usuários.
O segundo motivo é que, embora possa haver uma sensação de perda de tempo, no caso de, por exemplo:
- Numa certa empresa, no ano passado, apenas 30% dos relatos foram comprovados.
Ou seja, seria perder tempo analisar o restante?
A resposta é inequivocamente não, porque, nesses casos não comprovados, com certeza há uma parte em que verdadeiramente houve irregularidade¹.
Com esse dado, a empresa pode estar certa de que, se houver outra oportunidade para o infrator, na próxima vez pode haver provas.
Alguns casos são improcedentes porque os denunciantes não sabiam que tais ações não constituíam em desvio, mas relataram de boa-fé. Para esses casos, o feedback pode esclarecer as questões duvidosas e ao mesmo tempo gerar confiança e bem-estar nas pessoas que utilizam o Canal.
Dessa maneira, com a apuração completa de todas as denúncias, todos os processos que envolvem o Canal vão se tornando mais qualificados: a utilização das pessoas, a avaliação dos desvios, o feedback necessário, e as possíveis medidas disciplinares cabíveis.
Medidas disciplinares
Quais medidas aplicar?
Com relação às medidas disciplinares cabíveis, Wagner Giovanini, especialista na matéria e sócio-diretor da Contato Seguro, afirma, em podcast², que existem duas:
- a demissão; e
- a advertência.
E cada uma delas pode ter duas gradações, podendo ser a advertência formal ou informal, e a demissão com ou sem justa causa.
Outras medidas poderiam ser aplicadas, como: suspensão, inelegibilidade para aumentos de mérito, abertura de processo judicial formal, etc., entretanto, segundo Giovanini, o pragmatismo e a objetividade irão facilitar essa questão, na prática.
Essa é a referência proposta para a aplicação de medidas disciplinares.
Quem aplica as medidas?
Independentemente da decisão tomada, a aplicação das medidas disciplinares é feita pelo chefe imediato e/ou Diretor de RH.
Segundo Wagner Giovanini, a implementação das medidas, além disso, deve ser imediata: em até 30 dias após o fim do processo de investigação.
O infrator foi demitido por justa causa: todo mundo fica sabendo?
Jamais! O fato não deve ser divulgado. Pode haver uma tentação em se pronunciar sobre a questão, citar nomes e indicar objetivamente qual foi o motivo da medida disciplinar, mas isso deve ser evitado, para todos os tipos de medidas.
Nas palavras de Wagner Giovanini:
“Todo o cuidado terá de ser observado para não expor as pessoas. Mesmo que haja um culpado, não se pode permitir retaliação, nem causar nenhum tipo de dano à reputação e imagem dessa pessoa.” (Compliance: A excelência na Prática, p. 270).
Para que os demais colaboradores saibam que a denúncia resultou em uma demissão,ou outra medida, basta, em momento oportuno (treinamento, por exemplo), dar um exemplo genérico, adaptado, sem citar nomes e nem dar informações que possam identificar o infrator.
Medidas de prevenção
Medidas disciplinares são fundamentais para responsabilizar infratores e inibir comportamentos desviantes futuros.
Mas um Canal de Denúncias vai além, e a prevenção também precisa ser um objetivo constante.
Assim, há também as medidas de prevenção aplicáveis quando se identifica uma irregularidade, comprovada ou não. São algumas dessas medidas:
- treinamento específico para o indivíduo;
- treinamento direcionado a um público-alvo;
- estabelecer novos controles e procedimentos;
- alertar as pessoas sobre os riscos identificados na investigação (comunicação, treinamentos, etc.);
- estabelecer outros mecanismos para evitar a má conduta (câmeras, catracas, isolamento de certas áreas da empresa, etc.).
Assegura-se, dessa maneira, que o Canal abarque os três níveis: detecção, prevenção e combate às irregularidades dentro da organização.
Conclusão
A apuração e a aplicação de medidas disciplinares são momentos essenciais depois da implementação do Canal de Denúncias.
Diretores, gerentes e líderes devem se lembrar que é indispensável apurar 100% das denúncias.
Na hora de avaliar o caso, todo cuidado é pouco, e a apuração deve ser feita com minúcia e pelos melhores profissionais disponíveis.
Já na hora de aplicar a medida, entretanto, é preciso ser mais prático — é o que indicam os especialistas. Há duas possibilidades de medidas, cada uma com duas gradações.
E aí? Ficou mais confiante com o seu Canal de Denúncias?
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