Assédio, discriminação, corrupção, furtos, desvios de ativos, bullying, discriminação, assédio moral e sexual são algumas das irregularidades que podem afetar uma empresa.
É natural que numa organização esse tipo de conduta ocorra. Sempre haverá alguém para infringir as regras e agir mal.
Entretanto as más condutas e irregularidades causam malefícios reais para um local de trabalho:
- prejuízos financeiros;
- danos à reputação da empresa;
- perda de motivação e baixa produtividade dos colaboradores;
- piora do clima organizacional;
- aumento de absenteísmo e afastamentos.
Sem um controle efetivo das irregularidades numa organização, esses problemas se multiplicam e tornam-se insustentáveis.
Com frequência, a empresa já enfrenta esses problemas e nem sabe que eles ocorrem devido à presença massiva desses desvios de conduta.
O Canal de Denúncias, então, serve para isso: é uma ferramenta de comunicação para que a direção tome conhecimento das irregularidades que ocorrem no local de trabalho.
Os colaboradores, parceiros comerciais e fornecedores podem relatar irregularidades vistas em seu ambiente de trabalho na plataforma.
Essas denúncias são levadas à apuração, e há a chance de se resolver o problema diretamente e ainda prevenir que ele volte a ocorrer.
Para que esse processo seja realizado da maneira mais efetiva possível, alguns recursos e ferramentas são fundamentais. Neste artigo, você vai entender quais são eles.
Boa leitura!
Recursos e ferramentas do Canal de Denúncias
Para ser efetivo, o Canal de Denúncias precisa ter algumas características. Destacamos três delas:
- ser externo: um Canal interno implica na apuração interna da denúncia. Mas, e quando a denúncia trata de uma pessoa que participa da apuração? O Canal de Denúncias interno acarreta em conflito de interesse — em algum momento, o julgamento será prejudicado pela proximidade das pessoas envolvidas.
Por isso, um Canal externo é a melhor opção. Garante-se assim a confidencialidade e o sigilo, e a imparcialidade no trabalho com as denúncias. - possibilidade de anonimato: a principal causa para que as pessoas não denunciem irregularidades é o medo da retaliação. Se um indivíduo relata uma má conduta de trabalho e é obrigado a ter sua identidade revelada, há o risco de represálias — perda do emprego, perda do status na organização, etc.
Assim, um bom canal deve ter e garantir o anonimato, que significa o completo desconhecimento da identidade do denunciante. Só assim pode-se garantir a segurança do relator e permitir que as denúncias sejam realizadas. - investigação interna e medidas disciplinares: o processo de recebimento e de apuração das denúncias deve ser impecável. Todas as denúncias devem ser analisadas e, as que forem legítimas, devem ser apuradas e levar a algum resultado.
Um indivíduo realiza uma denúncia porque deseja que algo seja feito a respeito da irregularidade. Portanto, a efetividade do Canal prova-se quando os autores das más condutas sofrem consequências, e a organização se movimenta para evitar que essas ocorram de novo.
Além disso, a interface da plataforma deve ser intuitiva e permitir a facilidade do relato, independentemente do meio usado (pelo telefone 0800, e-mail, canal web, aplicativo).
O fluxo da denúncia dentro da organização segue o seguinte roteiro:
- A captação da denúncia;
- Análise dos dados coletados;
- Análise do relato;
- Triagem (questionamento se o relato é mesmo uma denuncia ou não);
- Caso seja mesmo uma denúncia, deve-se analisar os dados para elaborar um plano de investigação;
- Obter aprovação para investigar;
- Registro do plano de investigação e atas de reunião no sistema;
- Dar procedência à investigação;
- Emissão de relatórios;
- Encerramento da denúncia;
- Registro de procedente ou improcedente;
- Adoção de medidas disciplinares e definição de ações a fim de evitar a reincidência;
- Monitoramento suportado pelos indicadores do sistema.
Alguns recursos e ferramentas são imprescindíveis numa plataforma de Canal de Denúncias para que essas características se façam presentes, e para que o roteiro siga sem interferências.
Para você entender melhor como isso funciona, entrevistamos o Coordenador de TI da Contato Seguro, Gian Chiodo, que delineou os aspectos técnicos que tornam o nosso Canal efetivo e seguro.
Aspectos técnicos do Canal de Denúncias
P: O que acontece depois que essa denúncia é registrada na plataforma? Para onde ela vai, quem a vê, e o que garante que ela permaneça em sigilo?
R: Após o registro do relato na plataforma, seja via canal web, aplicativo, e-mail ou 0800, o registro passará por uma etapa de avaliação e liberação da nossa equipe de Advogados Especialistas.
Essa equipe é responsável por encaminhar o relato para o comitê responsável pelo tratamento (ou distribuição) interno.
Durante a etapa de liberação, serão configurados os bloqueios de acesso de usuários/pessoas que não tem autorização para visualizar o conteúdo descrito pelo manifestante durante o preenchimento dos formulários.
É importante relembrar que cada empresa possui suas regras de acesso, variando de empresa para empresa.
A nível de sistema, a limitação de acesso pode ser realizada por comitês ou por usuários/perfis.
Posteriormente, o relato é direcionado ao nosso Portal de Gestão, onde a equipe de compliance e o Comitê de Ética da empresa realizará as etapas de tratamento do caso.
P: Quais dados podem ser acompanhados por meio da plataforma? Pode-se alterar a denúncia? Excluir? Pode-se adicionar dados se for necessário?
R: O manifestante poderá, por meio do canal web, realizar a consulta de seu relato utilizando o protocolo, e terá acesso às mensagens com a equipe de compliance da empresa e o status do caso.
Caso o manifestante queira alterar alguma informação, é necessário que ele utilize o campo de conversação para informar à equipe de compliance. Esta equipe terá acesso às mensagens trocadas entre os membros do comitê e o manifestante.
O manifestante tem a possibilidade de solicitar a remoção dos seus dados de identificação do relato, assim, o membro do comitê que está realizando a tratativa fará a devida remoção conforme solicitação.
Após a remoção dos dados, a empresa não terá mais acesso às informações de identificação do manifestante.
P: Como o usuário pode fazer o acompanhamento da denúncia? O que ele sabe sobre a denúncia durante o processo?
R: O manifestante pode consultar e acompanhar a tratativa do seu relato utilizando o protocolo exibido no final do registro do seu relato.
No local exclusivo de acesso (utilizando este protocolo), o manifestante terá acesso ao status de seu relato (constando se o relato ainda está aberto ou se já foi fechado), realizar a conversação com a equipe de compliance da empresa (por meio de mensagens de texto e/ou incluindo arquivos), solicitar a remoção dos seus dados pessoais (em casos de manifestantes que se identificaram durante o registro do relato) e, também, vincular o protocolo a algum outro já existente (caso o evento esteja acontecendo novamente).
Cabe à equipe de compliance da empresa devolver o feedback da apuração e tratativa do relato, seja por meio de uma mensagem na funcionalidade de conversação, seja via atualização do status do caso.
P: Quais recursos o Canal da Contato Seguro disponibiliza para esse acompanhamento? De que forma ele se dá?
R: O manifestante que realizou seu relato via 0800, site e e-mail fará seu acompanhamento utilizando o formato explicado acima. Já o manifestante que utilizou o aplicativo da Contato Seguro para fazer o registro, terá o controle dos seus relatos no mesmo local, de forma centralizada.
Existem diversas ferramentas e automações para auxiliar o membro de comitê da equipe de compliance da empresa a realizar a atualização das informações para o manifestante, assim, é possível manter o manifestante informado durante todo o processo.
Funcionalidades para a empresa
Para a empresa, o Canal também tem recursos e ferramentas que permitem que a direção enxergue quais são os problemas mais comuns, qual o volume de denúncias, de que tipo são, e assim por diante.
Nossos sistemas possuem diversos relatórios padronizados, com informações relevantes para ajudar o membro do Comitê a analisar indicadores de sucesso e de confiabilidade do Canal na sua empresa.
Os dados dos relatos podem ser observados em formato de gráfico, bem como a indicação de quantas pessoas estão envolvidas na denúncia; assim, é possível mapear reincidências de más condutas.
Além desses recursos, a plataforma ainda permite a criação de filtros personalizados por usuários, relatórios-padrão customizados.
Mais recentemente, nosso Canal ganhou a funcionalidade de integração com aplicativos de BI — ferramentas de business intelligence — que auxiliam na criação de insights com os dados levantados.
Todas essas funções permitem o acompanhamento seguro da efetividade do seu Canal de Denúncias, potencializando resultados e o sucesso da ferramenta.
Conclusão
O Canal de Denúncias da Contato Seguro possui funcionalidades como: dashboards completos com filtros para análise, opção de geração de relatórios conforme os filtros aplicados, e recentemente foi incorporado a ferramentas de BI (business intelligence).
Isso é importante porque o Canal, além de mitigar e prevenir irregularidades e más condutas na organização, com o tempo também serve como um apoiador para o planejamento estratégico.
Além de se reduzir as irregularidades, com os dados gerados na plataforma é possível se planejar antecipadamente para desenvolver processos, aumentar a produtividade e propor mudanças efetivas para redução de riscos e evitamento de outros problemas.
Conte conosco para implementar o seu Canal de Denúncias com suporte completo. É só preencher o formulário ao lado e falar com um dos nossos especialistas!
