A confidencialidade nas empresas é um pilar para proteger informações estratégicas, preservar a segurança emocional das pessoas e manter a credibilidade da organização.
Ameaças como vazamento de dados, fofocas internas e divulgação indevida de denúncias podem causar prejuízos enormes, tanto financeiros quanto à saúde mental no ambiente de trabalho.
Os dados são claros: segundo o relatório Cost of a Data Breach da IBM, em 2024, o custo médio por violação de dados no Brasil foi de R$ 6,75 milhões. Além disso, a norma brasileira vem se atualizando sobre o assunto.
A Lei 14.457/2022, por exemplo, determina que a Comissão Interna de Prevenção de Acidentes e Assédio (CIPA) deve fixar procedimentos para recebimento, acompanhamento e apuração de denúncias, sempre garantindo o anonimato de quem reporta.
Saiba mais a seguir sobre o conceito de confidencialidade e como preservá-la pode ser sinônimo de conformidade legal e cuidado humano que protege a integridade emocional de todos.
O que é confidencialidade?
A confidencialidade é o compromisso de restringir o acesso a informações apenas a pessoas autorizadas, evitando que dados sensíveis sejam expostos, alterados ou usados de forma indevida.
Qual a importância da confidencialidade empresarial?
A confidencialidade no ambiente de trabalho protege a vantagem competitiva, evita riscos à segurança física e digital da empresa, mantém a confiança de clientes e parceiros, preserva a reputação e assegura a conformidade com leis como a LGPD, a Lei 14.457/2022, a Lei 14.611/2023 e a Lei Anticorrupção.
Diferença entre sigilo e confidencialidade
Embora pareçam sinônimos, sigilo é a proibição de compartilhar determinada informação sob qualquer circunstância. Por outro lado, a confidencialidade permite o compartilhamento controlado apenas com pessoas autorizadas, para finalidades específicas.
Entenda melhor a diferença entre os conceitos de sigilo e confidencialidade empresarial:
Exemplos de informações que devem ser confidenciais em uma empresa
- Dados de clientes e fornecedores;
- Informações financeiras internas;
- Estratégias de marketing e vendas;
- Relatos feitos por meio do canal de denúncias;
- Processos de produção ou fórmulas exclusivas;
- Contratos e acordos comerciais;
- Relatórios de auditoria interna;
- Dados de colaboradores (pessoais e profissionais);
- Planos de expansão ou fusões;
- Propriedade intelectual e direitos autorais,
- Entre outros.
Como garantir a confidencialidade no trabalho?
A confidencialidade nas empresas pode ser protegida tanto por medidas tecnológicas quanto práticas de conscientização. No dia a dia, isso significa criar processos claros, estabelecer penalidades para violações e cultivar uma cultura de respeito à privacidade.
Vejamos as práticas de cuidados que podem proteger a confidencialidade empresarial:
Políticas de segurança da informação
São diretrizes documentadas que definem como as informações devem ser protegidas, armazenadas e compartilhadas. Essas políticas podem prever penalidades para violações, como:
- multas;
- responsabilização criminal por violação de segredos industriais;
- rescisão de contrato com fornecedores que descumprirem cláusulas de confidencialidade.
Controles de acesso
O controle de acesso significa restringir quem pode visualizar, editar ou compartilhar determinadas informações. Quanto mais sensível for o dado, mais limitado deve ser o acesso.
Por exemplo, um relatório de denúncia sobre assédio sexual só pode ser acessado por dois membros autorizados do departamento de Gente e Gestão (RH) e pelo jurídico interno, usando autenticação de dois fatores.
Treinamento e conscientização
Escrever um documento robusto, estruturando a melhor política de confidencialidade, não previne problemas se as pessoas não souberem como aplicá-la em sua rotina.
Por isso, treinamentos e capacitações ajudam a orientar colaboradores e parceiros sobre:
- Quais informações são consideradas confidenciais;
- Como identificar tentativas de acesso indevido;
- A importância de preservar a privacidade em denúncias internas.
Conformidade com a LGPD
A Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018) determina como as empresas devem coletar, armazenar e processar dados pessoais, seja de clientes ou de colaboradores.
Saiba mais sobre o que é a LGPD clicando aqui!
Termos de confidencialidade (NDAs)
NDAs são contratos que obrigam quem tem acesso a informações sensíveis a manter sigilo. Isso vale para funcionários, prestadores de serviço e parceiros comerciais.
O uso de consultores externos para auxiliar em investigações internas pode ser um caso em que a assinatura de um termo de confidencialidade reforça o compromisso de não divulgar informações obtidas.
Elaboração de planos de contingência
Mesmo com medidas preventivas, incidentes podem acontecer. Um plano de contingência define como agir para minimizar danos e corrigir falhas rapidamente.
Se houver vazamento de dados de uma denúncia, no caso de um canal interno, acionar imediatamente o time de segurança da informação e de compliance, comunicar as partes afetadas e tomar medidas legais contra a quebra de confidencialidade.
Monitoramento
Ferramentas de monitoramento ajudam a identificar tentativas de acesso não autorizado e comportamentos de risco. Por exemplo, há softwares que enviam alertas em caso de download indevido de arquivos.
Qual é o papel do Canal de Denúncias na confidencialidade de uma empresa?
O Canal de Denúncias e confidencialidade andam lado a lado, pois a confiança dos colaboradores depende da garantia de que seus relatos serão tratados de forma segura e anônima.
Quando o fornecedor é confiável, o Canal de Denúncias terceirizado se torna um espaço protegido para que qualquer pessoa possa relatar assédio, discriminação, irregularidades e problemas emocionais no trabalho sem medo de retaliação.
No caso da Contato Seguro, o sistema conta com recursos como registro criptografado das denúncias, anonimato preservado, equipe especializada no acolhimento de relatos e relatórios gerenciais que ajudam na tomada de decisão.
Assim, além de atender à legislação, a empresa demonstra respeito, descomplica as relações e agrega valor à sua cultura organizacional.
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Conclusão
Manter a confidencialidade no trabalho é um compromisso que envolve cumprir leis, políticas internas e respeito com as pessoas que sustentam o crescimento de uma organização: os colaboradores.
A confidencialidade deve fazer parte do planejamento de gestores e da equipe de Gente e Gestão quando o objetivo é criar um ambiente onde todos se sintam seguros para se questionar, sugerir melhorias e denunciar práticas antiéticas.
Quando a empresa adota práticas claras, investe em treinamentos e conta com recursos como um Canal de Denúncias terceirizado, todos ganham.
Há confiança nas relações, informações sensíveis são protegidas e cada um tem a sua voz valorizada.
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