Estar em conformidade com as leis vigentes é uma necessidade e um desafio para todas as organizações.
A conformidade regulatória é uma parte do Compliance que visa garantir a segurança das empresas contra sanções e multas no campo legislativo.
Neste artigo, trataremos sobre a importância da conformidade regulatória nas empresas, os desafios para implementá-la e o papel do Canal de Denúncias no fortalecimento da conformidade regulatória.
O que é a conformidade regulatória nas empresas?
O nome fala por si: conformidade regulatória significa o cumprimento das regulamentações e o respeito às leis vigentes. E, como todos sabem, é obrigação das organizações a adequação às questões legais.
Se a palavra Compliance veio no seu pensamento, acertou! Conformidade regulatória(1) é uma das áreas abordadas pelo Compliance.
O Compliance, por sua vez, é muito mais abrangente: ele é um sistema de gestão que inclui práticas, políticas internas, ferramentas, processos e mais uma série de elementos para a criação e manutenção de uma cultura de integridade na instituição.
Desse modo, a equipe de Compliance é responsável por elaborar regras claras (Código de Conduta, políticas e procedimentos), implementar e/ou ajustar processos em geral, sensibilizar (por meio de comunicação e treinamentos regulares), adotar práticas para identificação e remediação de irregularidades ou desvios de conduta (Canal de Denúncias, investigação, controles, etc.), dentre outras ações, com a finalidade de evitar ações ilícitas e, consequentemente, sanções e outros problemas por infrações à lei, ou seja, para manter a empresa dentro dos parâmetros legais.
Quais os desafios que as organizações enfrentam ao buscar pela conformidade regulatória?
A depender do setor e do tamanho da organização, a questão da conformidade regulatória pode variar bastante. Mas, há desafios comuns importantes para uma empresa buscar a conformidade regulatória. Por exemplo:
- Complexidade das regulamentações: em primeiro lugar, destaca-se o fato de as regulamentações serem complexas e possuírem uma extensão significativa. É preciso ter conhecimento adequado das normativas, para que as adaptações e aplicações sejam bem administradas. Isso pode ser gerenciado dentro do próprio departamento de Compliance ou, preferencialmente, na interface com o departamento jurídico. Às vezes, entretanto, demanda-se o trabalho de especialistas externos.
- Mudanças frequentes nas regulamentações: regulamentações são passíveis de modificações e atualizações. A organização deve sempre se manter atualizada sobre as mudanças ocorridas e atentar-se às partes mais burocráticas, inclusive, da adaptação. Sabemos que o Brasil é um país que ainda sofre pela burocracia e as organizações têm um grande desafio para registrar e manter as evidências requeridas pela legislação.
- Recursos disponíveis: pela complexidade, abrangência e especialidade exigida, a garantia da conformidade regulatória requer investimentos financeiros, tecnológicos e humanos e cada organização deve estabelecer uma estratégia própria para ter sucesso.
- Internalização e cumprimento das exigências: a conformidade regulatória só é conseguida com o engajamento de todos, pois cada colaborador tem suas atividades peculiares e está sujeito a requisitos específicos. Assim, a sensibilização, a comunicação e o treinamento regulares são peças fundamentais nesse processo, cujo grande desafio é abranger 100% das pessoas, com os temas pertinentes a cada público-alvo, na medida certa (sem excesso e sem falta), assegurando entendimento e retenção do conhecimento.
- Monitoramento e avaliação contínua: tanto os requisitos legais quanto os processos internos e as pessoas que os cumpre não são fatores estáticos, isto é, a dinâmica os envolvendo implica na necessidade de avaliação e monitoramento contínuo, a fim de assegurar a conformidade regulatória em todas as partes da organização e a todo tempo.
O papel do Canal de Denúncias
O Canal de Denúncias é uma ferramenta altamente eficiente para detecção, combate e prevenção de irregularidades. Por isso, consiste num grande auxílio para a conformidade regulatória nas organizações.
Como, em muitas ocasiões, as ilicitudes e descumprimentos legais estão distantes dos olhos da Direção da companhia, o Canal de Denúncias pode trazer os fatos à tona, chamando a atenção dos responsáveis e, consequentemente, propiciando a remediação do problema.
O Canal de Denúncias torna-se um meio pelo qual colaboradores, clientes, fornecedores e consumidores podem se manifestar. Assim, contribuem diretamente para a empresa estar em conformidade legal. Dessa forma, ocorrências indesejadas ou contravenções não passam despercebidas e podem ser tratadas pela entidade de forma eficiente.
Conclusão
A conformidade regulatória é uma exigência para todas as organizações, embora varie conforme a natureza de cada instituição.
Buscar a conformidade regulatória pode ser um desafio pela complexidade e necessidade de recursos. No entanto, é obrigação de cada empresa escolher a melhor forma de cumprir essa missão.
O Canal de Denúncias contribui sensivelmente para prevenir, detectar e corrigir práticas inadequadas ou desvios de conduta que comprometem a conformidade regulatória. Dá luz a fatos até então desconhecidos e propiciando ações imediatas de intervenção nesses casos.
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Fonte:
(1) https://tinyurl.com/335eapv8
