O Canal de Denúncias não é simplesmente uma linha de comunicação, é o coração do Compliance. Sendo uma plataforma para detectar irregularidades e más condutas.
Numa empresa íntegra, as denúncias são pilares essenciais. Elas mantêm a base do sistema de gestão e também reforçam estratégias de Compliance, aumentando a confiança nas práticas corporativas.
A acessibilidade do Canal é ampla, permitindo que colaboradores em todos os níveis da organização exerçam seu papel na promoção da ética. Seu propósito vai além de hierarquias.
A versatilidade do Canal de Denúncias abrange uma ampla gama de irregularidades, visando prevenir, detectar e combater diversas formas de condutas impróprias.
Desde fraudes e desvios financeiros até casos de assédio sexual, moral, discriminação e bullying, a ferramenta é uma salvaguarda abrangente contra desvios éticos.
Ao compreender sua atuação, percebemos que o Canal vai além da função designada, torna-se um elemento chave para construção de uma cultura empresarial fundamentada na integridade.
Mitos e Verdades sobre o Canal de Denúncias
“Minha identidade será exposta?”
“Vou ser descoberto se denunciar algo?”
Esses são questionamentos comuns na cabeça de quem está denunciando, afinal, quem não tem medo de ser descoberto?
Wagner Giovanini, especialista em Compliance, destaca que esse receio é frequentemente alimentado pela falta de confiança na empresa.
A ausência de um ambiente confiável pode gerar temores de retaliação, um dos resultados de um programa de Compliance com falhas.
O risco de retaliação é um cenário real e preocupante. Se um colaborador denuncia práticas inadequadas, como assédio moral, a descoberta de sua identidade pelo líder pode resultar em represálias, como perda de benefícios ou demissão.
Para desconstruir esses mitos, é necessário compreender o conceito de retaliação: é quando um denunciante sofre penalizações por ter exposto irregularidades. É uma uma vingança contra o relator, um receio genuíno e justificado.
Além disso, é fundamental reconhecer que a falta de confiança na empresa não se limita ao medo de retaliação direta.
A ausência de diálogo tanto vertical, entre líderes e colaboradores, quanto horizontal, entre colegas, também contribui para essa desconfiança generalizada.
Se não há canais claros de comunicação, e se o diálogo sobre questões cotidianas é negligenciado, as pessoas podem hesitar em denunciar práticas inadequadas por temerem a falta de apoio ou compreensão.
Contudo, é mitigado por meio do anonimato, caraterística padrão nos Canais de Denúncias. O anonimato garante a proteção do denunciante, eliminando a possibilidade de represálias.
Uma cultura organizacional que valorize a transparência, o diálogo aberto e a resolução colaborativa de questões, também são aliados para construir confiança, além do anonimato.
Esses elementos são essenciais para criar um ambiente onde os colaboradores se sintam seguros ao relatar irregularidades, sabendo que a empresa está comprometida em construir uma cultura de confiança e respeito mútuo.
Implementando e Gerenciando Efetivamente o Canal de Denúncias
A implementação efetiva de um Canal de Denúncias é um bom indicador para promover a integridade e a transparência nas organizações. Para assegurar o sucesso dessa iniciativa, é fundamental adotar estratégias bem elaboradas desde o início.
Ao começar, é necessário desenvolver uma política clara e abrangente que oriente o uso apropriado do Canal. Essa política deve esclarecer os propósitos da ferramenta, os tipos de incidentes que podem ser denunciados e garantir confidencialidade aos denunciantes.
Além de uma política robusta, é necessário estabelecer procedimentos claros para lidar com as denúncias recebidas. Isso inclui a implementação de um processo de investigação estruturado, assegurando tratamento justo, imparcial e eficiente de cada denúncia.
A transparência em relação a esses procedimentos ajuda a construir a confiança dos colaboradores no Canal.
Uma comunicação eficaz é fundamental. A empresa deve realizar campanhas de comunicação interna para informar os funcionários sobre a existência de do Canal de Denúncias, destacando sua importância e incentivando o uso responsável. Isso cria uma consciência coletiva sobre a ferramenta.
Após tudo isso, a avaliação contínua também faz parte do processo. Monitorar a quantidade e qualidade das denúncias, analisar os resultados das investigações e buscar feedback dos colaboradores são práticas fundamentais para realizar melhorias contínuas.
Seguindo essas estratégias, as organizações podem gerenciar um Canal de Denúncias que transmita confiança, além da promoção de um ambiente de trabalho mais íntegro e seguro para todos os colaboradores.
Nesse contexto, o envolvimento do Departamento Jurídico é bem alto na criação de políticas e procedimentos para o Canal de Denúncias. Vamos compreender melhor esse papel?
Quais são as responsabilidades da empresa na apuração de uma denúncia?
Quando uma empresa recebe denúncias, é essencial ter um processo bem definido para lidar com a situação. Para isso, a criação de uma área especializada se torna importante.
Este processo estruturado inicia-se com o registro e triagem das denúncias, onde é feita uma análise preliminar para avaliar a seriedade e a credibilidade das alegações.
A formalização desse processo é o próximo passo. A área designada estabelece fluxos de trabalho, sequências de atividades, requisitos, responsabilidades e formas de registros.
Todo esse aparato é documentado em procedimentos formais, aprovados pela direção da empresa. O cerne desse processo reside na investigação em si, com destaque na fase de planejamento.
Nesse estágio, o investigador precisa antecipar e responder uma série de questões, desde o que precisa ser comprovado até informações extras que devem ser coletadas.
Portanto, a flexibilidade é uma peça-chave. Embora o planejamento seja de um jeito, a prática nem sempre seguirá o esperado. O investigador precisa estar preparado para adaptar a estratégia conforme novas informações surgem.
Concluída a investigação, o passo seguinte é compilar resultados em um relatório detalhado. Esse relatório descreve as descobertas e inclui recomendações e ações corretivas que podem ser implementadas para evitar recorrências.
A implementação de ações corretivas fecha o ciclo. Isso pode envolver desde medidas disciplinares até mudanças nos processos internos para prevenir futuros incidentes.
O estabelecimento de uma área dedicada a esses processos é vital para garantir consistência, transparência e eficiência em todas as etapas do fluxo após recebimento de denúncias.
Ao lidar com denúncias, o comitê necessita manter total confidencialidade para proteger os denunciantes.
Essa postura cria um ambiente seguro, evitando retaliações. Além disso, a imparcialidade é essencial para garantir uma investigação justa e livre de influências indevidas.
Esse compromisso reforça a seriedade da empresa em abordar denúncias de maneira íntegra. Valorizar esses princípios fortalece a confiança dos colaboradores na transparência e justiça organizacional.
Essa abordagem contribui para uma cultura corporativa que preza pela integridade em todas as instâncias.
O Papel do Departamento Jurídico e a Legislação Pertinente ao Canal de Denúncias
O Departamento Jurídico desempenha um papel essencial na gestão do Canal de Denúncias, especialmente em empresas de médio e grande porte.
Essa equipe não só garante a conformidade com leis como a Lei 14.457/22, que exige o Canal para empresas com CIPA, mas também desempenha um papel ativo na criação de políticas alinhadas às exigências legais.
O foco do Departamento Jurídico vai além do básico. Ele explora implicações legais de maneira aprofundada, considerando regulamentos específicos do setor, leis de proteção ao denunciante e a preservação da privacidade dos envolvidos.
Essa expertise é essencial para reduzir riscos legais e garantir que a empresa aja de acordo com normas e diretrizes ao lidar com denúncias.
Portanto, a empresa fortalece sua postura legal, assegurando que o Canal de Denúncias seja não apenas uma obrigação regulatória, mas também um instrumento eficaz para promover uma cultura transparente e justa.
Conclusão
A implementação efetiva e o gerenciamento adequado do Canal de Denúncias são fundamentais para promover a integridade e transparência nas organizações.
Desde a superação de mitos até a atuação do Departamento Jurídico, cada elemento contribui para fortalecer essa ferramenta vital no contexto corporativo.
Se você ainda tem dúvidas sobre o que é um Canal de Denúncias e como ele pode beneficiar a sua empresa, a Contato Seguro está aqui para ajudar. Preencha o formulário ao lado e fale conosco!
