As empresas são formadas por pessoas!
Por isso, resolver de forma assertiva os problemas, relativos ao ambiente organizacional, tem sido uma habilidade bem valorizada no mercado, principalmente pela alta gestão e direção.
Quando não há uma boa gestão, processos claros, comunicação assertiva e orientações recorrentes de conduta por parte da liderança da empresa, o clima organizacional tende a ficar desequilibrado e frágil, ocasionando problemas, como: discriminação, intolerância, assédio, bullying, fraude, entre outras irregularidades.
Muitas vezes, as pessoas começam a ficar descontentes e cometer atos irregulares, e a gestão nem sequer fica sabendo os motivadores desses problemas.
Por isso, ter um Canal que possibilite o relato para dar vazão a esse descontentamento é fundamental.
E, em contrapartida, também é essencial ter pessoas que saibam recolher e tratar esses relatos da forma mais justa e imparcial possível, seguindo processos claros e estruturados.
Portanto, se há na sua empresa um Comitê de Ética ou um responsável que recebe a denúncia e não sabe como investigá-la, a investigação corporativa é o primeiro passo para minimizar condutas irregulares na sua empresa.
Continue a leitura desse artigo, para entender:
- O que é investigação
- Quais são as etapas de uma investigação interna legítima
- Investigação Corporativa 100% digital: conheça a nova ferramenta da Contato Seguro
O que é uma investigação?
Todas as denúncias devem ser apuradas, caso contrário, as pessoas perderão o interesse em usar o canal e isso seria um desperdício para empresa, já que ela estaria perdendo a oportunidade de descobrir irregularidades que podem
ocasionar perdas financeiras, riscos trabalhistas, conflitos internos, entre outros obstáculos.
Mas, não basta ir a campo com desejo de descobrir se a denúncia é ou não verdadeira.
Conforme afirma o especialista em Compliance, Wagner Giovanini
[…] é preciso contar com uma metodologia, pessoas qualificadas e observar uma série de cuidados para que a apuração não gere desperdício de tempo, desconforto nas pessoas, crie estresse desnecessário, ou pior: não traga o resultado esperado.
Por esses motivos, é preciso saber como estruturar um processo de tratamento de uma denúncia, a fim de obter o melhor resultado, com o menor esforço e sem riscos a sua empresa.
Então, o que é investigação ou investigação interna?
É um estudo cuidadoso, minucioso e detalhado de um item, material, produto, serviço, processo, sistema ou quantidade, que visa chegar a uma conclusão e, posteriormente, aplicar alguma medida, se assim for necessário.
O objetivo da investigação é trazer a verdade à tona. Dessa forma, a empresa precisa dar condições para que esse objetivo seja alcançado.
Ou seja, é preciso estabelecer uma metodologia que, de forma geral, deve contemplar 10 aspectos fundamentais.
Quais são as etapas de uma investigação interna legítima?
Abordaremos em detalhes sobre cada uma das etapas do processo de investigação. São elas:
- desenhar o processo de investigação;
- definir critérios para delimitar quais investigações devem ser internas;
- redigir um código de conduta especial para o investigador;
- definir o perfil do investigador;
- treinar e qualificar o investigador;
- como tratar da confidencialidade da investigação;
- planejar a investigação;
- realizar as entrevistas;
- registrar os fatos;
- gerenciar as investigações.
Observe que os itens de 1 a 6, juntamente com o item 10, formam a metodologia a ser empregada em todas as investigações.
Esses tópicos devem ficar a cargo do gestor, do responsável do processo como um todo.
Já os itens 7, 8 e 9 , referem-se à investigação em si, ou seja, serão de responsabilidade do investigador.
O 1º aspecto fundamental, desenhar o processo da investigação, diz respeito à descrição das etapas do processo, bem como as atividades que as compõem e como devem ser conduzidas.
Por exemplo:
- Qual é o primeiro passo?
- Como é o fluxo das atividades?
- Quem são os integrantes do processo e quais são as suas atribuições?
- Quais são os objetivos esperados?
- Como serão alcançados?
- Como devem ser os registros e quais os formulários a serem utilizados?
Tudo isso deve ir para um procedimento escrito e aprovado pela diretoria e, posteriormente, divulgado na organização.
Esse processo de transparência é extremamente importante, pois todos devem saber como funciona a etapa inicial da investigação.
No 2º aspecto, é essencial definir os critérios para delimitar quais investigações devem ser internas. Na prática, sua empresa não estará apta a investigar qualquer tipo de denúncia.
Imagine se a denúncia for de uma fraude com repercussão externa ou um caso de cartel, envolvendo concorrentes ou uma corrupção envolvendo autoridades, ou, até mesmo, um caso que haja necessidade de coleta de provas eletrônicas a serem periciadas.
Casos complexos como esses devem ser delegados para especialistas externos, pois o potencial de danos é gigantesco nessas abordagens, e a sua empresa não deve correr esse risco!
A boa notícia é que esses casos são exceção, pois a maioria das denúncias referem-se a casos mais simples que podem ser tratados internamente.
Portanto, definir critérios significa definir quais são os casos que podem ser investigados internamente e quais devem ser terceirizados.
No que diz respeito ao tópico 3, é imprescindível, nesse processo, redigir um código de conduta especial para o investigador, uma vez que estamos lidando com o tema sensível, e, se o processo foi mal feito, pode gerar injustiças irreparáveis aos funcionários e riscos enormes para a empresa.
Assim, é importante definir um documento que será o guia do investigador. Em todo momento, estabelecendo o que ele deve e o que ele não deve fazer durante a investigação.
Esse código será um complemento especial para ele, além do Código de Conduta da empresa, ou seja, ele terá de cumprir os dois.
O aspecto 4 é a definição do perfil do investigador. Não é qualquer um que pode ser investigador, quer dizer, a função de investigador não pode ser atribuída a qualquer pessoa.
Um investigador precisa ter uma sensibilidade especial no tratamento e relacionamento com as pessoas , já que hora ele vai falar com investigado ora com testemunhas, podendo permear toda hierarquia da empresa.
Portanto, precisa cuidar muito bem da sua interação.
Ele precisa também ter Senioridade ou seja precisa ser reconhecido na empresa como uma pessoa íntegra.Precisa ser uma pessoa minuciosa irá fundo nos detalhes.
Ter uma boa capacidade de entender o cenário e perceber a circunstância de desdobramentos de cada fato, precisa ter o perfil investigativo.
Definir bem esse perfil é importante, por caso contrário, é possível errar na escolha do profissional para apurar as denúncias, o que, fatalmente, compromete o resultado final.
O tópico 5 diz respeito a treinar e qualificar o investigador. Não basta escolher bem a pessoa que será o investigador. Também é preciso treiná-lo no processo estabelecido.
O investigador deve saber o que se espera dele, quais suas responsabilidades, como deve conduzir o processo, como ele deve produzir as evidências, como deve abordar as pessoas, o que ele pode e o que ele não pode fazer.
Além de saber os detalhes do processo, é preciso ter instruções claras e práticas, além de dicas e recomendações sobre postura sobre como fazer as entrevistas, como identificar traços de estresse no entrevistado, entre outros.
No 6º aspecto, como tratar da confidencialidade da investigação, a confidencialidade assume um papel fundamental.
Principalmente porque, até o final da investigação, não se sabe ao certo se a denúncia será ou não confirmada.
Já pensou o tamanho da injustiça se todos ficarem sabendo que alguém está sendo investigado e depois descobrirem que a denúncia era falsa?
Isso manchará a reputação e a carreira profissional desse indivíduo. Você não queria que a vítima fosse você, certo?
Portanto, esse cuidado deve ser levado muito a sério, pois todas as pessoas da empresa merecem respeito.
Então a empresa deve prever um mecanismo para assegurar a confidencialidade em todo o processo, e todos que atuarem na investigação devem cumprir esse quesito à risca.
Isso deve estar definido nos procedimentos e código de conduta e ninguém poderá sair em pune, em caso de descumprimento.
Os itens 7, 8 e 9 referem-se à investigação em si, ou seja, tem relação direta com as atribuições do investigador.
Então, quais são os principais aspectos que ajudarão você ou a sua empresa a ter sucesso no processo de investigação?
O bom investigador deve planejar a investigação, ou seja, definir os objetivos, o que ele quer provar e como chegará ao resultado pressuposto no planejamento.
Dependendo da investigação, ele precisará: olhar o banco de dados da empresa, ver os registros contábeis, ver os pagamentos dos fornecedores, analisar as notas fiscais, entre outros.
Se for o caso, analisar as redes sociais para saber se há relacionamento entre os envolvidos no processo de investigação.
Nesse momento, o investigador deve dedicar um tempo razoável para traçar o melhor caminho a seguir.
Ele precisa entender com clareza o que aconteceu e como obter as evidências necessárias para comprovar o seu objetivo.
Durante o planejamento, o investigador também precisa definir quem são os entrevistados, em qual sequência fará as entrevistas, quais são as perguntas pertinentes, qual será o local e a agenda.
Somente depois desses detalhes, ele poderá ir à campo para investigar.
Na etapa 8, que refere-se às entrevistas, o investigador precisa estar preparado para conduzir a conversa.
Neste momento, não se pode tratar o investigado ou as testemunhas com falta de respeito ou com pressão, porque, caso isso ocorra, as pessoas vão deixar de colaborar, e muitas informações serão perdidas.
É importante lembrar que o investigador interno nada mais é do que um colega do entrevistado, só que nessa ocasião cada um está ocupando um papel diferente.
Para auxiliar nesse processo de entrevista, é importante que o investigador se valha do Código de Conduta do Investigador para que não haja espaço para interpretações e conduções subjetivas.
Além disso, a confidencialidade precisa ser mantida de ambos os lados, garantindo a segurança durante toda a investigação.
Nas entrevistas, o investigador deverá ficar atento aos detalhes, à linguagem corporal do entrevistado e outros sinais que podem contribuir positivamente para as análises.
É importante não tirar conclusões precipitadas, como: o entrevistado está mentindo, omitindo ou sendo 100% sincero.
Deve-se fazer com que o entrevistado fique o mais confortável possível, sem pressão e sem tentativa de manipulação das respostas.
A investigação só deve terminar depois de que todos os fatos sejam desvendados.
Agora, entramos no 9º aspecto da metodologia, que é extremamente importante para o investigador: o registro dos fatos.
Os registros precisam ser fiéis às etapas realizadas durante todo o processo. Nele deve constar a descrição do que foi realizado, como: data, local, áreas envolvidas, entrevistados e demais informações pertinentes que situem o caso.
Deve conter também:
- qual era a denúncia ou suspeita,
- qual o objetivo estabelecido para esse caso,
- quais os fatos relevantes encontrados,
- quais as evidências coletadas (tanto documentais quanto vindas das entrevistas),
- e, obviamente, a conclusão.
A conclusão refere-se à verdade que veio à tona. Quer dizer: se a denúncia foi comprovada, total ou parcialmente, não comprovada ou ainda inconclusiva.
Não se deve julgar, ou seja, não se deve definir as medidas disciplinares. Essa é uma atribuição do Comitê, não do investigador.
E, o mais importante: não esquecer da confidencialidade. Não use nomes que possam identificar ou expor as pessoas.
O 10º item da lista trata do gerenciamento das investigações. Todos os 9 itens anteriores foram estabelecidos para que o processo de investigação seja efetivo!
Para que o processo da investigação seja efetivo e funcione de verdade, é necessário haver uma visão do todo para avaliar se tudo o que foi desenhado está funcionando como desejado.
O gestor precisa ter domínio integral de como o processo completo das investigações está se comportando, e não simplesmente como uma investigação foi conduzida.
Então mantenha um banco de dados atualizado, desde o registro de denúncias, passando pelos registros da investigação e finalmente as evidências relativas às medidas disciplinares.
Avalie também se todas as denúncias foram apuradas sem delongas e se o processo de investigação não demorou tempo demais.
Aproveite para verificar também se o comitê avaliou imediatamente os relatórios, se as medidas foram de fato implementadas, etc. Veja também como está sendo o desempenho dos investigadores, avalie seus relatórios e a forma de condução.
Verifique se há necessidade de treinamento, apure a satisfação das entrevistas com o processo, entre outras medidas.
Você precisa definir todos esses parâmetros e avaliá-los regularmente, sempre com o compromisso de melhorar, caso encontre algum resultado insatisfatório.
Bem, você deve ter percebido que gerenciar um processo de investigação é tão importante quanto a própria realização da investigação.
Aliás, dos 10 pontos elencados desse treinamento, 7 se referem à figura do gestor do processo e apenas três ao investigador.
Agora você compreendeu como se dá um processo de investigação e a importância de implementar uma ferramenta que auxilie a sua empresa no tratamento das denúncias.
Por isso, convidamos você a conhecer o nosso produto de Investigação Corporativa.
Uma ferramenta robusta, online e descomplicada, que vai auxiliar você durante todo o processo de condução e averiguação de uma investigação interna, evitando riscos e fraudes trabalhistas.
Investigação Corporativa 100% digital: conheça a nova ferramenta da Contato Seguro
Executar todas as etapas da metodologia que mencionamos acima pode parecer um desafio complicado, nós sabemos.
Conduzir uma investigação corporativa com o rigor necessário demanda tempo, investimentos (muitas vezes altos) e, até mesmo, a necessidade de contratação de consultores externos para conduzir o processo.
Agora pare e pense com a gente:
Imagina só poder contar com uma ferramenta capaz de ajudar a descomplicar toda a execução da investigação, conduzindo você durante os passos e automatizando as atividades, tudo de forma rápida, fácil e objetiva?
Pois bem… saiba que essa já é uma realidade possível!
Incorporamos a nossa metodologia de investigação à criação de um sistema operacional completo, acessível e 100% digital de investigação corporativa.
“Inédita no mercado, essa solução econômica e 100% digital dispensa a contratação de especialistas externos para conduzir a ampla maioria das investigações de denúncias recebidas por meio do Canal de Denúncias.” – Diego Galvão, Sócio-diretor da Contato Seguro.
Quais são os benefícios da ferramenta?
- Você ganhará tempo: a ferramenta será seu guia durante toda a investigação, indicando cada passo necessário de forma fácil, objetiva e altamente intuitiva.
- Terá a garantia de um processo 100% seguro: toda metodologia foi criada e validada por experts no mercado de investigação corporativa.
- Realizará tudo com rapidez e facilidade: anexe evidências, insira entrevistas e faça registros de forma rápida, on-line e interligada ao relato, tudo em um só lugar.
- Poderá automatizar processos: tenha um relatório completo, em tempo real, com todos os dados sobre a conclusão do caso e crie fluxos de aprovação para o Comitê.
Economizará recursos: a plataforma ajudará você a qualificar e executar as tarefas da investigação com mais facilidade, diminuindo a necessidade da contratação de um consultor externo.
Como funciona?
Dividida em 7 passos simples, a ferramenta de investigação corporativa funciona de forma interligada ao relato, ou seja, você poderá criar processos isolados e com prazos diferentes determinados, vinculados a cada denúncia específica, podendo documentar e organizar tudo em um só lugar!
Passo 1 – “Entendimento do Caso”
É o momento de inserir as informações gerais do relato, como a data de recebimento, a listagem e classificação dos envolvidos no caso (testemunhas, vítimas, denunciados, etc.).
Passo 2 – “Preparação”
Nesta fase serão inseridas as alegações sobre o relato, assim como informações complementares e outros detalhes relevantes.
Passo 3 – “Início da Investigação”
Aqui é quando o processo propriamente dito começa: você poderá baixar modelos prontos de documentos importantes para investigação, além de planejar cada tarefa a ser executada (como a necessidade de realização de entrevistas, por exemplo).
Passo 4 – “Execução”
Neste segmento você poderá anexar as entrevistas, vinculando cada uma às pessoas mencionadas no relato, além de anexar materiais que servirão de fontes para o resultado final (evidências em vídeo, prints de telas, entre outros).
Passo 5 – Análise Final do Resultado
A partir do exame das entrevistas e das evidências, será feito o registro do “resultado da investigação” e, na sequência, um levantamento das ações e providências necessárias para a resolução do caso.
Passo 6 – Aprovação do Processo
É a etapa de envio do “resumo” de tudo o que foi feito para a aprovação de todos os membros do seu Comitê de Ética. O processo é feito de forma totalmente automatizada.
Passo 7 – Conclusão
Geração do documento completo de comprovação da investigação, registrado com marca d’água oficial e contendo todas as evidências de aprovação do Comitê.
Conclusão
Planejar e executar a investigação das denúncias recebidas pelo seu Canal não precisa ser mais uma tarefa difícil e custosa para a sua empresa.
Já existe uma forma fácil, descomplicada, acessível e totalmente digital de conduzir a apuração dos relatos.
Por meio da nossa ferramenta de Investigação Corporativa, você poderá otimizar todo o processo, ganhar tempo, economizar recursos e ainda contar com a segurança de uma metodologia desenvolvida pelos especialistas que são referência no mercado, Wagner Giovanini e Marcelo Borowski.
Para conhecer melhor essa facilidade e descobrir como implementá-la no seu Canal de Denúncias, fale com nossos especialistas!
