Especialistas na área da ética dizem que, em média, 4 em cada 10 pessoas sabem de pelo menos uma irregularidade na empresa e, na maioria das vezes, não a revelam.
Mas, por que isso acontece? Medo? Comodismo? Ausência de um Canal de Denúncias confiável? Falta de estímulo?
Na prática, todos esses fatores influenciam de alguma forma e inibem os funcionários de trazerem à tona fatos importantes que, normalmente, ocorrem escondidos e longe dos olhos da direção.
Ou seja, a empresa é lesada, não tem ciência dos acontecimentos e, portanto, fica sem a oportunidade de sanar as questões. São situações de fraudes, roubos, furtos, uso indevido de ativos, tempo e materiais de trabalho, entre inúmeros outros casos de desperdícios de recursos que, em vez de significarem geração de lucratividade, representam perdas exorbitantes.
Além disso, há cenários comuns de prejuízos enormes aos funcionários, pelas mesmas razões acima, mas tratando de assédio, racismo, discriminação, bullying, etc. Aqui, acrescentam-se riscos gigantescos: a ausência de reação adequada por parte da empresa irá deixá-la vulnerável a um reflexo implacável nas redes sociais, podendo levar a situações irreversíveis. Sem contar multas e penalidades consideráveis, pois, estamos diante de crimes tipificados pela legislação brasileira.
Dessa forma, cada vez mais, torna-se fundamental a prevenção. Quer dizer, a entidade precisa identificar as irregularidades, agir na causa e evitar consequências nefastas ao seu negócio.
Em contrapartida, terá benefícios de transformar perdas atuais em lucro, direto na veia, reduzir seus riscos e fortalecer a sua sustentabilidade.
O que ocorre na prática?
As pessoas desejam trabalhar num ambiente sadio, onde impera o respeito, as boas relações, cumprimento das leis e demais princípios éticos, pois, onde existem desvios de conduta, por certo, haverá desconforto para quem os conhece.
Imagine você atuar num setor onde ocorrem fraudes constantes ou um colega sofre assédio, bullying ou algum outro tipo de abuso. O ambiente de trabalho torna-se tóxico! A satisfação no trabalho do dia a dia transforma-se em pesadelo, incômodo, desânimo, com reflexos até na qualidade e produtividade.
Daí a importância de um mecanismo adequado para as pessoas relatarem suas inquietações.
O que dizem os estudos?
Para resolver esses problemas, a melhor ferramenta é o Canal de Denúncias. Veja o que diz o estudo da ACFE, no relatório anual de 2022(1):
- 42% dos casos de fraudes, em mais de 130 países, foram descobertos por meio de relatos feitos através de Canais de Denúncias.
- A pesquisa também revela que mais da metade dessas denúncias foram feitas por funcionários das próprias empresas.
- Outra informação importante é que nos últimos dez anos, as fraudes têm sido descobertas de forma mais rápida, causando menos perdas para os negócios, quando há um Canal implantado.
Ou seja, o Canal de Denúncias é, hoje, o aliado mais eficaz na prevenção, detecção e combate às irregularidades tão prejudiciais às organizações.
Como alcançar sucesso com o Canal de Denúncias?
O Canal de Denúncias deve ser um instrumento efetivo, quer dizer, os funcionários precisam enxergá-lo como um benefício para todos e usá-lo de maneira natural e correta, sem receios e sem preconceitos.
Há diversos atributos para um canal funcionar bem, como a garantia da confidencialidade, permissão ao anonimato, acessibilidade integral (disponível para todas as pessoas, 24 horas e 7 dias por semana), segurança da informação (contra vazamentos, invasão, perda de dados, acesso de pessoas não autorizadas, etc.) e mais uma série de características.
Hoje, vamos focar na permissão ao anonimato.
Por que a possibilidade de anonimato é fundamental no Canal?
A resposta é simples: porque as pessoas podem ter receio das consequências.
E esse medo é compreensível, pois há diversos efeitos possíveis decorrentes de uma denúncia, por exemplo:
- Retaliação ao denunciante.
- Rótulo de “dedo duro” para quem faz o relato.
- Aplicação de sanções no informante, no lugar do denunciado.
- Dano à reputação de quem denuncia.
- Olhar desconfiado dos colegas, chefes e/ou subordinados.
- Abalo no relacionamento do trabalho.
- Etc.
Tais receios se agravam, quando o denunciado é um gestor, um supervisor, um chefe ou uma pessoa com cargo de hierarquia mais alta.
Com certeza, existindo preocupações dessa natureza, haverá baixa utilização do Canal de Denúncias e isso é indesejável, pois, se ele existe, todos querem o seu êxito.
Então, como incentivar as pessoas a fazerem uma denúncia?
Primeiro é dar ao informante o conforto e segurança da preservação da sua identidade: a permissão do anonimato. Adicionalmente, o Canal de Denúncias deve se comprometer em não permitir a identificação do denunciante, como seu telefone, e-mail ou IP.
E, mesmo que ele deseje se identificar, deverá haver um compromisso de manutenção da confidencialidade. Afinal, importa o teor da denúncia e jamais quem a fez.
O anonimato favorece o mau uso do Canal?
No passado, muitos acreditavam na possibilidade de o anonimato permitir uma enxurrada de denúncias falsas, estabelecimento de um ambiente de denuncismo, criação de um clima de desconfiança, etc.
Não é esse cenário o encontrado no mercado.
Quando a empresa instala o seu Canal de Denúncias, com todos os atributos para mantê-lo efetivo, é indispensável uma comunicação adequada aos funcionários, para orientá-los de como usar esse novo instrumento, informar sobre seus benefícios e sensibilizar as pessoas em respeito à necessidade de usá-lo de modo correto.
A maioria das pessoas tem interesse em contribuir, pois seria um contrassenso imaginar existirem só “pessoas do mal” na sua empresa. Se assim o fosse, teríamos o equivalente ao filme “Dormindo com o Inimigo”, logo, seria melhor trocar todo o seu quadro de funcionários. Quer dizer, uma situação longe da real.
Portanto, o resultado será, certamente, muito favorável, quando o Canal de Denúncias for bem implementado.
Mas, poderá haver denúncias falsas ou de má-fé?
Sim. Porém, as estatísticas mostram que a quantidade desse tipo de situação é bem pequena frente ao total de relatos feitos de boa-fé. Assim, os benefícios apurados superam em muito um ou outro inconveniente passível de ocorrer.
Anonimato no Canal de Denúncias: mais um argumento favorável
A Contato Seguro, maior empresa brasileira especializada em Canal de Denúncias, com mais de 1.500 clientes, abrangendo mais de 1,5 milhão de empregados que podem fazer denúncias (sem contar os terceiros, seus clientes, fornecedores, parceiros), apresenta uma estatística interessante:
- Em quase 90% das denúncias recebidas, o informante pede para não ser identificado.
Sem a possibilidade de anonimato, provavelmente, todo esse contingente de pessoas não faria denúncias.
Isso significa dizer: a empresa estaria deixando de ter ciência de uma quantidade enorme de irregularidades e desvios de conduta.
Você não quer esse desperdício para a sua empresa, não é mesmo?
Como escolher o melhor Canal de Denúncias
Permitir o denunciante escolher entre revelar ou não a sua identidade deve ser uma das premissas básicas da plataforma. Porém, só isso não basta.
Além da possibilidade de anonimato, existe uma série de outros atributos fundamentais para garantir o total cumprimento do seu papel, como ferramenta de prevenção e detecção.
É preciso, portanto, que o Canal de Denúncias conte com uma série de outras características, para reforçar a confiança dos manifestantes na solução.
Entre esses atributos, estão:
- A plataforma deve ser terceirizada
Ou seja, o Canal de Denúncias precisa ser administrado por uma empresa terceira, imparcial e isenta.
Assim, os funcionários terão mais confiança nesse instrumento e reduzirão seus receios. Do lado da empresa, os gestores contarão com uma plataforma profissional, mais efetiva e com menor custo.
Aliás, um canal terceirizado profissional também garantirá a confidencialidade e a segurança da informação, contra vazamentos, invasão por hackers ou acesso indevido, além dos back ups necessários, para evitar perda de dados.
- Precisa estar disponível o tempo todo
Criar a coragem necessária para realizar a denúncia pode ser, em geral, um desafio complexo para quem vai fazer o relato.
Essa coragem pode vir “sem aviso prévio”, a qualquer momento e em qualquer lugar.
Por isso, quando ela vier, é necessário que o Canal esteja pronto para receber a denúncia, funcionando 24 horas por dia e 7 dias por semana.
Já imaginou se um eventual denunciante desiste de relatar uma irregularidade de extrema importância, só porque a plataforma funciona apenas no horário do expediente? A perda dessa informação pode causar um dano irreparável.
E há mais um dado interessante vindo da Contato Seguro: quase a metade das denúncias chegam no Canal fora do horário de expediente.
- A “escuta” qualificada faz toda a diferença
Ter profissionais qualificados para receber os relatos é, além de um fator facilitador, um diferencial de altíssimo valor.
Relatar uma situação sensível pode gerar estresse e desconforto.
Por isso, toda a equipe de ouvidores da Contato Seguro é formada por psicólogos treinados, prontos para acolher o manifestante, gerar empatia, credibilidade e transformar aquele momento tenso numa conversa agradável e segura.
Dessa maneira, o denunciante repassa mais detalhes acerca dos fatos, tornando o relato mais rico e facilitando a apuração.
Entenda no infográfico a seguir, como os relatos são recebidos pelo Canal de Denúncias da Contato Seguro!
Conforme o esquema acima, a primeira etapa consiste em propiciar ao informante por qual via ele deseja fazer a denúncia: site, telefone 0800 ou aplicativo móvel.
Independentemente da escolha, o relato será recebido pelos psicólogos-ouvidores, que coletarão as informações com a precisão necessária e enviarão para um Comitê da contratante.
Esse Comitê definirá os próximos passos, como a apuração das denúncias e, quando aplicável, as medidas necessárias de remediação, melhoria ou até disciplinares.
Durante todo o processo, desde a realização do relato até a sua conclusão, o manifestante pode acompanhar o andamento da denúncia, através do número de protocolo, mesmo se ele optar pelo anonimato.
Quando o anonimato é escolhido, em nenhum momento é solicitada a revelação do nome do denunciante, que terá a sua identidade sempre preservada.A plataforma da Contato Seguro foi projetada com a tecnologia de criptografia de ponta a ponta(2) — um recurso de segurança da informação que protege os dados na troca de mensagens, inviabilizando ataques de hackers.
O gerenciamento das denúncias é feito com o máximo de sigilo e privacidade, mesmo quando o manifestante opta por se identificar.
Conclusão
O Canal de Denúncias é uma ferramenta que funciona como um aliado dos colaboradores e da empresa, “lançando luz” aos problemas, passíveis de prejudicarem o dia a dia da organização.
Oferecer ao denunciante a escolha de apresentar ou não a sua identidade facilita ainda mais o processo de detecção e, consequentemente, de correção desses problemas, ajudando a manter um ambiente de trabalho cada vez mais saudável.
Fontes:
(1) https://legacy.acfe.com/report-to-the-nations/2022/
(2) https://tinyurl.com/4swwm2tu
