O Canal de Denúncias é um instrumento altamente efetivo para conquistar mais integridade, evitar más condutas e desvios, e criar uma série de vantagens para empresas de todos os tipos.
Entretanto, ele não funciona sozinho, de forma automática.
Algumas estratégias são pontos essenciais de como implantar um Canal de Denúncias efetivo.
Neste artigo, vamos destacar alguns desses pontos:
- a escolha do investigador;
- a criação e treinamento do Comitê de Ética;
- comunicação para colaboradores; e
- os treinamentos para líderes e colaboradores.
Esses são elementos fundamentais para a manutenção do Canal e para a transformação da cultura organizacional.
Contamos com a expertise de Wagner Giovanini (em seu livro “Compliance: a excelência na prática”) para entendê-los, e futuramente aplicá-los durante a implantação do Canal.
Vamos começar?
Boa leitura!
Destaques do processo de implantação do Canal de Denúncias
ESCOLHA DO INVESTIGADOR
Para realizar uma investigação justa, é muito importante atentar-se ao perfil do investigador.
Deve-se buscar, ao máximo, pessoas com experiência nesse tipo de atividade, que conheçam a empresa profundamente: seu funcionamento, cultura, processos e riscos.
“Caso os investigadores não possuam todas essas qualificações (…), haverá necessidade de terem à sua disposição especialistas e departamentos da organização e/ou empresas especializadas, para contribuírem no processo investigativo” (Compliance: a excelência na prática, p. 251).
Algumas características de personalidade, entretanto, são essenciais: a pessoa responsável pela investigação deve ser discreta, capaz de tratar de assuntos confidenciais, ter respeito aos colegas, maturidade, seriedade e profissionalismo.
A responsabilidade do investigador é muito grande e, portanto, um alto nível moral é necessário. É um passo fundamental ao implantar um Canal de Denúncias: respeito, gentileza e educação são sempre bem-vindos mesmo nos casos mais difíceis.
Em alguns casos, como em esquemas de corrupção muito grandes ou um esquema de fraude de gravidade elevada, é possível e indicado contratar uma equipe de investigadores especializados.
CRIAÇÃO E TREINAMENTO DO COMITÊ DE ÉTICA
A função do Comitê de Ética é a definição e a implementação das medidas cabíveis, após a apuração da denúncia.
Quem deve realizar esse trabalho? O Compliance Officer? O CEO? O dono/proprietário? A resposta correta é: nenhuma dessas opções.
O mais indicado é que se monte uma equipe com vários profissionais indicados para realizar essa função. Estamos falando de ética e integridade, ou seja, de justiça. Montar um Comitê é importante para que as decisões sejam o mais justas possível.
Esse colegiado precisa ser composto por pessoas que tenham conhecimento sobre a empresa, sejam experientes com questões relativas ao Compliance, e que sejam reconhecidos pela conduta intacta em sua carreira.
Depois que as pessoas são escolhidas, esse Comitê deve ser orientado sobre a sua forma de funcionamento interno: como são seus processos decisórios, a missão de cada membro, e assim por diante. Isso pode ser feito através de um estatuto, de uma política.
Além disso, e acima de tudo, esse Comitê de Ética deve passar por um treinamento. Existe uma metodologia, uma ciência por trás da tomada de decisão relativa a medidas disciplinares e isso não pode ser ignorado.
COMUNICAÇÃO: COLABORADORES
“Todo programa precisa da adesão das pessoas para ter êxito em seus propósitos e, assim, a comunicação assume papel preponderante, desde o início da implementação.” (Compliance: a excelência na prática, p. 291)
A comunicação serve para transmitir as informações imprescindíveis para o bom uso do Canal de Denúncias, e também para convencer os colaboradores da importância da utilização.
Assim, pela comunicação, esclarece-se a respeito dos riscos a que a empresa está submetida, e cria-se uma consciência coletiva sobre a necessidade de mitigá-los.
Nós, na Contato Seguro, entendemos o quão é essencial realizar, já de saída, uma ótima comunicação para com os colaboradores. Por isso, se a sua empresa escolher implantar um Canal de Denúncias conosco, receberá juntamente o suporte, materiais e apoio para a comunicação do Canal aos colaboradores.
TREINAMENTO: LÍDERES E COLABORADORES
Treinamentos para líderes são bem-vindos já que eles, a partir do momento que a empresa implantar o Canal de Denúncias, deverão agir como promotores da ferramenta, como defensores da nova estratégia de integridade.
Paralelamente, colaboradores, além de serem comunicados sobre a existência e benefícios do Canal, devem também aprender como usá-lo da melhor maneira.
Esses dois tipos de treinamentos são essenciais para garantir o bom uso e os benefícios decorrentes da implantação do Canal de Denúncias na organização.
Conclusão
Entender como implantar um Canal de Denúncias é um dever da alta direção executiva da empresa.
A ideia de implementar um Canal é ótima, e já demonstra boa fé e uma postura íntegra. Entretanto, as estratégias da implantação da ferramenta não podem ser negligenciadas.
Um Canal de Denúncias não funciona automaticamente: seu uso deve ser estimulado, suas funcionalidades devem tornar-se acessíveis a todos os colaboradores, é preciso criar e treinar um Comitê de Ética, bem como lideranças qualificadas para sustentarem o Canal na organização.
Acertando nos passos iniciais, o Canal tem boas chances de gerar resultados rápidos e prontamente se instalar como parte da cultura organizacional.
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