A implementação de um Canal de Denúncias efetivo é um passo fundamental para que uma empresa consiga resultados cada vez mais avançados em seus negócios.
Com um Canal de Denúncias efetivo, irregularidades, desvios e tudo que possa significar um risco ou prejuízo para alguém ou para a própria empresa torna-se passível de detecção, prevenção e combate.
O objetivo do Canal de Denúncias é que as pessoas realizem os relatos, as manifestações. Mas, uma vez realizadas, estas precisam ser investigadas, também com qualidade e efetividade.
É com investigações eficazes que esse canal pode gerar os frutos esperados: diminuir a incidência de irregularidades e aumentar a qualidade do ambiente de trabalho.
Neste artigo, você vai entender a importância de um Canal de Denúncias eficiente, como implementar e como facilitar as denúncias no ambiente de trabalho.
Boa leitura!
A importância de um Canal de Denúncias eficiente
Em qualquer ambiente de trabalho, irregularidades podem ocorrer.
Sempre há um pequeno número de pessoas que irão, mais cedo ou mais tarde, aproveitar oportunidades para:
- fraudes;
- roubo;
- desvios;
- uso indevido de ativos;
- favorecimento de fornecedor;
- uso do tempo de trabalho para situações particulares;
- discriminação;
- assédio moral e sexual;
- bullying;
- dentre outros.
Por menos que seja essa porcentagem, esses desvios causam grandes prejuízos para uma organização.
Perdas financeiras, desperdício, perda de oportunidades, bem como impactos negativos no clima organizacional, produtividade e motivação dos colaboradores são consequências que vêm com a presença de irregularidades.
Ao implementar um Canal de Denúncias, a empresa disponibiliza uma forma de permitir que colaboradores, fornecedores e terceiros denunciem sobre situações de risco para pessoas e para a empresa.
Dessa forma, essas denúncias podem ser apuradas, investigadas, e os responsáveis podem sofrer as medidas cabíveis, sejam elas:
- corretivas;
- de melhoria;
- disciplinares;
- educativas;
- etc.
Como implementar investigações eficazes
Investigações eficazes devem permitir que as denúncias, a apuração e a aplicação das medidas e documentação do processo tenham a qualidade necessária.
O Canal de Denúncias deve ser eficiente em todos os seguintes elementos:
Estabeleça políticas claras
- Políticas claras
Wagner Giovanini, em um de seus podcasts, explica o que pode ser denunciado por Canal de Denúncia.
Para o autor e especialista, pode ser denunciada:
“(…) qualquer tipo de situação que possa significar risco ou prejuízo para alguém, ou para a própria empresa. Exemplo: fraude, furtos, uso indevido de ativos da empresa, favorecimento a um fornecedor, uso do tempo de trabalho para situações particulares.”
Há também irregularidades relativas às relações interpessoais, como: assédio sexual e moral, discriminação, racismo, bullying, desrespeito, etc — atos que causam males, às vezes irreparáveis às pessoas.
Para estabelecer uma boa investigação no Canal de Denúncias, é preciso estabelecer de antemão quais são as irregularidades, o nível de sua gravidade, e as possíveis medidas cabíveis caso elas ocorram.
Da mesma maneira, estabelecer de antemão o processo da denúncia, como são apuradas e investigadas, etc.
Para promover uma investigação de sucesso em Canal de Denúncias, é preciso estabelecer políticas claras sobre as irregularidades e suas consequências, e sobre as denúncias.
Comitê de Ética
O Comitê de Ética é uma organização fundamental dentro de uma empresa que deseja implementar um canal de denúncias efetivo.
Um dos primeiros passos após a implementação do Canal é a formação do Comitê.
Para Wagner Giovanini, ao Comitê de Ética cabe:
“(…) avaliar os resultados das investigações, os fatos, as evidências, considerar os atenuantes e agravantes de cada caso; decidir pelas medidas remediadoras; e acompanhar a implementação das medidas para assegurar efetividade.”
É o Comitê que irá continuar o processo após a investigação da irregularidade.
Portanto, seus membros devem ser bem escolhidos e bem treinados para realizar tal tarefa.
Investigação
Vamos resumir aqui no que consiste a investigação eficaz num canal de denúncias.
- análise de evidências: uma boa investigação deve conter análise de evidências. Fotos, vídeos, gravações de áudio e documentos podem ser apresentados como evidência de que uma irregularidade ocorreu.
- entrevistas: em entrevistas, elementos fundamentais da investigação podem vir à tona. Esses momentos são necessários para esclarecer questões e dúvidas; e às vezes trazem soluções inesperadas, e acabam acelerando o processo todo.
- avaliação imparcial: a avaliação do caso ou dos fatos deve ser imparcial. Principalmente para a decisão sobre a medida cabível, é preciso que questões pessoais não entrem em choque com a necessidade da aplicação da medida mais justa.
Documentação
A documentação de todas as etapas do processo de investigação no canal de denúncias é primordial.
Esses registros oficiais servem para estudo posterior, revisão de casos quando necessário, e para a segurança de todos os envolvidos na denúncia.
Comunicando a decisão
A decisão tomada deve ser aplicada (informada) ao autor da irregularidade o quanto antes: em até 30 dias após o fim do processo de investigação.
Essa comunicação e aplicação de medida disciplinar deverá ser feita pelo chefe imediato ou Diretor de RH.
O caso, entretanto, bem como suas consequências, não deve ser divulgado a título de “mau exemplo” ou algo do tipo. Todas as informações concernentes ao caso permanecem sigilosas, e é preciso toda discrição para que não se torne pauta para fofoca.
Como facilitar e incentivar as denúncias no ambiente de trabalho?
A instrução e treinamento adequado para líderes e gestores sobre a importância e a utilização do canal de denúncias é a base desse empreendimento.
Dono, alta direção executiva e demais gestores devem ter o canal de denúncia em alta consideração, e prezar pelo seu funcionamento e eficiência sem ressalvas.
Quando há essa postura inicial, pode-se então treinar, comunicar, e incentivar o uso do Canal de Denúncias no ambiente de trabalho.
Conclusão
Denunciar é o primeiro passo para o combate de desvios, irregularidades e más condutas dentro de uma empresa, mas as investigações qualificadas são o que permite que o Canal tenha o efeito necessário.
Escolher bem o seu Canal de Denúncias e estabelecer investigações eficazes são passos fundamentais para que todo o processo seja efetivo.
Se a sua empresa ainda não possui um Canal de Denúncias efetivo, preencha o nosso formulário ao lado e fale diretamente com um dos nossos especialistas!
