Como garantir que o Canal de Denúncias tenha segurança e um bom resultado?
Qualquer ferramenta implementada numa empresa deve passar pelo crivo da eficácia: significa estabelecer se os resultados esperados foram os resultados obtidos em sua utilização.
Com o Canal de Denúncias não é diferente: para que a ferramenta seja eficaz em detectar, prevenir e combater as más condutas organizacionais, é preciso uma série de elementos básicos.
Neste artigo, você vai entender um pouco mais sobre a eficácia do Canal de Denúncias e a importância de seguir um passo a passo no processo de implementação.
Vamos lá?
Boa leitura!
Por que Implementar um Canal de Denúncia na Empresa?
Antes de entender melhor sobre a implementação e a eficácia da ferramenta, vamos explorar a importância do Canal de Denúncia nas organizações e por que as empresas devem priorizá-lo como estratégia.
Importância do Canal de Denúncia para Empresas
O Canal de Denúncia é uma ferramenta fundamental para:
- evitar prejuízos financeiros;
- melhorar o clima organizacional;
- gerenciar riscos (éticos, mas também de outras naturezas);
- fortalecer a reputação da empresa;
- melhorar as relações externas da organização.
O instrumento permite que irregularidades de qualquer natureza sejam denunciadas por aqueles que as testemunham cotidianamente (em geral, colaboradores, mas também fornecedores).
Dessa forma, a ferramenta especializada em identificar essas irregularidades acelera o processo de sua descoberta, e consequentemente de sua resolução.
A empresa pode, assim, tomar a frente na solução desses problemas que, em geral, permanecem encobertos por muito tempo.
Essa postura proativa transforma o ambiente organizacional, fomentando:
- atitudes éticas e íntegras dos colaboradores;
- cumprimento de normativas e leis;
- transparência;
- relacionamentos saudáveis (internos e externos);
- lisura dos processos.
Benefícios para a Cultura Organizacional
Especialmente quando o anonimato e a confidencialidade são garantidos, e o Canal realmente funciona e a cultura organizacional é muito beneficiada.
Por quê?
A partir do momento em que há um alinhamento quanto às condutas esperadas e às condutas não toleradas dentro da organização, muitas coisas entram nos eixos.
Os relacionamentos se tornam mais sadios e respeitosos, o nível de segurança e de confiança para com a organização aumenta, e as pessoas sentem mais bem-estar em ter aquela empresa como seu ambiente de trabalho.
Mas, como já colocamos, existem alguns passos essenciais para implementar um Canal de Denúncias que gera essa série de benefícios.
Agora, você vai entender quais são eles!
Passos Essenciais para Implementar um Canal de Denúncia Eficaz
Para obter os resultados esperados da implementação de um Canal de Denúncias, existem elementos e uma sequência de ações fundamentais.
Lembrando: o que a empresa deseja ao implementar o Canal de Denúncias é que as irregularidades apareçam; na prática, a empresa quer que as pessoas realmente denunciem as irregularidades.
Partindo desse pressuposto básico, o que é necessário para que ele ocorra?
Escolha da Plataforma Adequada
A plataforma adequada para o Canal de Denúncias da sua organização deve satisfazer os desejos do dono, diretor ou gestor.
Diversas questões podem definir qual plataforma uma empresa deve escolher, mas alguns pontos são indispensáveis, como: a plataforma deve ser terceirizada, deve ter uma infraestrutura sólida (que garante a proteção de dados, o anonimato, etc.), a boa usabilidade, e a acessibilidade (deve funcionar 24h por dia, 7 dias por semana).
Portanto, a empresa deve escolher aquela que melhor atende a suas necessidades dentro desse panorama.
Treinamento e Comunicação com os Colaboradores
Em segundo lugar, é preciso, assim que se implementa o Canal de Denúncias (ou até antes!) começar a fomentar a cultura que irá integrar a ferramenta ao cotidiano organizacional.
Ou seja, as pessoas precisam saber:
- o que é o Canal de Denúncias;
- para que ele serve;
- benefícios trazidos pela ferramenta;
- como utilizá-lo;
- o que pode ser denunciado;
- como acompanhar as denúncias…
E outras informações essenciais para que os potenciais relatores venham a construir confiança e intimidade básicas com a ferramenta.
Dessa maneira, elaborar um sólido Código de Conduta, realizar demonstrações de como fazer uma denúncia e se acompanha a apuração pelo número de protocolo, manter conversas e debates sobre questões mais finas, são algumas recomendações para treinamentos e comunicação.
Confidencialidade e Anonimato
Sabe-se que, em geral, a maior parte das pessoas não está disposta a denunciar caso corram risco de retaliação.
Por isso muitas preferem o anonimato na hora de relatar.
Um Canal de Denúncias eficaz deve garantir e demonstrar expressamente seu compromisso com a proteção do denunciante.
Ou seja, não basta apenas prometer o anonimato, prometer a confidencialidade: é preciso uma estrutura dos processos e dos mecanismos que garantem que os dados de identificação do denunciante ou da denúncia não vazem.
Para isso, novamente, uma boa estratégia de treinamentos e comunicação é de muito bom tom.
As pessoas precisam se tornar íntimas do programa e dos processos para adquirir a confiança necessária para denunciar.
Em resumo, garantir o anonimato, a confidencialidade e demonstrá-los na prática é um passo intransponível da implementação 100% do Canal.
Processos de Investigação e Resposta
É natural assumir que, se um Canal de Denúncias não gera os efeitos desejados na visão dos colaboradores, ele não “serve para nada”.
O que a empresa quer é que o colaborador denuncie. E o que o colaborador, por sua vez, deseja com as denúncias?
Que elas sejam apuradas e que as medidas cabíveis sejam aplicadas e, ao final, que o problema deixe de existir.
Portanto, somente um Canal de Denúncias terceirizado, e que disponibiliza a melhor ferramenta, pode facilitar e melhorar o processo de investigação do Comitê de Ética da organização.
As pessoas precisam ter fé na ferramenta e, para isso, a ferramenta precisa ser confiável no sentido de fazer o que promete.
Dessa forma, investigar todas as denúncias e gerar algum feedback aos denunciantes é essencial.
Monitoramento e Melhoria Contínua
Por último, um Canal de Denúncia deve ser avaliado, monitorado, adaptado e constantemente melhorado para servir aos seus propósitos.
Como qualquer ferramenta dentro da organização, o Canal deve atender aos objetivos propostos, mas jamais contra a vontade ou em prejuízo daqueles que irão o utilizar.
Portanto, encontrar sempre a forma mais segura, eficiente, justa e estável de se processar as denúncias na organização é o ideal.
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São essas as dicas da Contato Seguro para implementar um Canal de Denúncia eficaz na sua empresa.
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