A implementação de um Canal de Denúncia pode acelerar ou atrasar o processo de uma organização na promoção da transparência, ética e conformidade dentro do seu ambiente corporativo.
Obrigatória para empresas com CIPA, devido às normas específicas da Lei 14.457/22 sobre prevenção de assédio e discriminação, a implementação do Canal de Denúncias vai além da simples instalação de uma plataforma.
É necessário planejamento cuidadoso e execução precisa para garantir que o Canal seja realmente eficaz. No entanto, erros comuns durante essa implementação podem comprometer o sucesso da iniciativa de integridade.
Quer saber quais são os principais equívocos e como evitá-los? Continue a leitura e descubra as soluções que podem garantir um Canal de Denúncia eficiente e seguro na sua empresa.
1) Falta de divulgação do Canal de Denúncia entre os colaboradores
A falta de divulgação do Canal de Denúncias entre os colaboradores é um dos principais obstáculos para o sucesso da sua implementação. Sem uma comunicação eficiente, muitos funcionários podem nem saber da existência do canal ou não entender como ele funciona.
Isso reduz significativamente a taxa de utilização, enfraquecendo a eficácia da ferramenta como meio de relatar irregularidades.
Além disso, a ausência de informações sobre a confidencialidade e segurança do canal pode gerar desconfiança, desmotivando os colaboradores a utilizá-lo.
Como comunicar de forma eficaz o Canal de Denúncia
Ao garantir que todos conheçam o Canal de Denúncias e se sintam confiantes para utilizá-lo, a empresa fortalece sua cultura ética e de conformidade.
A comunicação precisa ser clara, acessível e constante.
Um bom ponto de partida é utilizar diversos canais de comunicação interna, como e-mails, intranet, murais e reuniões presenciais ou virtuais, para reforçar a existência do canal e explicar seu funcionamento.
Lembre-se: é importante destacar que o Canal é seguro, confidencial e está disponível para todos, sem risco de retaliação.
Fornecer materiais visuais, como cartazes e infográficos, também ajuda a simplificar as informações e aumentar a visibilidade do canal.
2) Contratar um fornecedor de Canal de Denúncia sem expertise em compliance
Um fornecedor sem o conhecimento adequado sobre as normas de conformidade e legislação específica corre o risco de oferecer um serviço incompleto ou mal estruturado, o que pode resultar em falhas no processo de gestão das denúncias.
A falta de especialização pode prejudicar a confidencialidade e a segurança dos relatos, enfraquecendo a confiança dos colaboradores no sistema.
Um fornecedor sem experiência comprovada em compliance pode também estar despreparado para lidar com situações sensíveis, deixando a empresa vulnerável a riscos legais e éticos.
Avaliar fornecedores especializados em Canal de Denúncia
A primeira etapa desse processo envolve verificar a expertise do fornecedor em compliance, ou seja, se ele está familiarizado com as normas e leis relacionadas à integridade corporativa e à proteção de dados.
Fornecedores com sólida experiência, como a Contato Seguro, referência no Brasil e que já atendeu mais de 3 mil empresas em 12 idiomas, oferecem soluções que atendem aos mais altos padrões de segurança e sigilo.
Considere também se o fornecedor disponibiliza uma plataforma robusta e de fácil usabilidade, bem como suporte técnico eficiente.
A Contato Seguro, por exemplo, conta com tecnologia de ponta, garantindo que as empresas tenham todas as ferramentas necessárias para gerir denúncias de maneira eficaz e segura.
A reputação do fornecedor no mercado e o nível de suporte oferecido são outros dois aspectos que devem estar no seu radar. Saiba mais conferindo o e-book gratuito 10 dicas para implantar um Canal de Denúncias efetivo.
3) Escolher uma plataforma sem suporte técnico adequado
Escolher uma plataforma de Canal de Denúncias para empresas sem um suporte técnico adequado pode comprometer seriamente o sucesso da implementação e o funcionamento contínuo do sistema.
O suporte técnico é fundamental para garantir que a plataforma de denúncias opere sem interrupções e conflito de interesses, oferecendo soluções rápidas para eventuais problemas de acesso e gestão.
Sem um suporte qualificado e disponível 24/7, a empresa pode enfrentar dificuldades na resolução de falhas técnicas, o que pode gerar atrasos no atendimento das denúncias e impactar negativamente a visão dos manifestantes sobre o sistema.
A falta de suporte adequado pode impedir a empresa de aproveitar plenamente os recursos da plataforma terceirizada, como a geração de relatórios ou a configuração de alertas personalizados.
Sem uma equipe de suporte disponível para ajudar nesses processos, a gestão do Canal de Denúncias pode se tornar desorganizada, enfraquecendo o propósito da ferramenta.
Garantir que o fornecedor ofereça suporte 24/7 e assistência técnica
Com atendimento técnico contínuo, a empresa pode contar com a solução imediata de falhas na plataforma, independentemente do horário ou dia da semana.
Isso assegura que o Canal de Denúncias esteja sempre disponível para os colaboradores, fornecedores e demais usuários da plataforma — reforçando a confiança na ferramenta e evitando interrupções que poderiam prejudicar o fluxo de informações.
Além disso, o suporte técnico 24/7 permite que a equipe responsável pela gestão do Canal tire dúvidas e resolva questões operacionais rapidamente, otimizando o uso dos recursos da plataforma.
A configuração de relatórios, os ajustes de segurança e outros processos necessários para o funcionamento eficiente do sistema tendem a melhorar cada vez mais conforme o uso.
4) Não estabelecer um processo claro para investigação das denúncias
Quando não há um fluxo de trabalho definido, as denúncias podem ser mal gerenciadas, resultando em investigações demoradas, falta de transparência e até a perda de informações confidenciais no sistema.
Sem diretrizes específicas, fica difícil garantir que todas as etapas sejam seguidas de forma adequada, o que pode levar à falta de resolução dos casos reportados.
Outra consequência grave da ausência de um processo estruturado para investigar as denúncias é a improdutividade dos responsáveis pelo Canal de Denúncias, que podem não saber por onde começar ou quais medidas tomar.
Isso aumenta o risco de erros e pode permitir que problemas graves, como assédio ou fraudes, continuem acontecendo sem intervenção.
Criar um fluxo de trabalho transparente e documentado
O seu objetivo deve ser um processo de investigação devidamente registrado e com todas as partes envolvidas cientes de quais são as etapas a seguir, desde o recebimento da denúncia até sua resolução.
Um fluxo de trabalho transparente ajuda a evitar atrasos, lacunas de comunicação e incertezas sobre as responsabilidades de cada equipe.
Inclusive, a organização do fluxo de trabalho contribui para aumentar a confiança dos colaboradores na empresa, pois eles sabem que suas manifestações serão investigadas de forma justa e com seriedade.
A documentação também facilita a supervisão do processo, permitindo auditorias e análises para assegurar que as políticas internas e as normas de compliance estão sendo seguidas.
5) Demorar na resposta e resolução das denúncias
Denunciantes que não recebem feedback ou veem que seus relatos não foram tratados com a urgência necessária podem sentir que a empresa não leva a sério as consequências dos problemas internos da organização.
Como resultado, aumenta a desmotivação para utilizar o Canal de Denúncias e o desrespeito às normas de conduta da empresa, além de fomentar a ideia de que a administração não está interessada no bem-estar de todos.
Diante disso, fica fácil entender porque a demora no atendimento das denúncias pode agravar conflitos internos e aumentar os riscos de exposição legal da empresa.
Em casos graves, como assédio sexual, uma resposta rápida é essencial para evitar que o problema cause danos ainda maiores, como afetar a saúde física e mental da equipe, má reputação empresarial e enfrentamento de processos legais com pagamento de multas.
Implementar prazos rigorosos para atendimento das denúncias
Estabelecer um cronograma claro para a investigação e resposta às denúncias demonstra o comprometimento da empresa em lidar com as questões levantadas e também ajuda a criar um ambiente de trabalho mais seguro e acolhedor.
Além disso, a definição de prazos rigorosos permite que a equipe responsável pela investigação mantenha o foco e a organização no processo.
Com um fluxo de trabalho bem estruturado, as empresas podem garantir que as denúncias sejam tratadas com a seriedade que merecem, contribuindo para a eficácia geral do Canal e a promoção de uma cultura de transparência e respeito.
Conclusão
A implementação eficaz do Canal de Denúncias para empresas pode ser um processo lento e com vários erros que podem comprometer a atuação dessa plataforma de integridade.
A falta de divulgação, a escolha inadequada de fornecedores, a ausência de um sistema transparente para a investigação das denúncias e a demora nas respostas exigem atenção dos empregadores para aplicar soluções práticas.
A Contato Seguro é líder no Brasil em soluções de Canal de Denúncia ao oferecer uma plataforma que se destaca pela sua segurança e gestão de dados.
Com recursos exclusivos, como suporte técnico 24/7, atendimento humanizado com psicólogos ouvidores e dashboard intuitivo para gestão de denúncias, a empresa proporciona uma experiência confiável tanto para os usuários quanto para as organizações.
Se você deseja entender melhor como nossa plataforma pode transformar a cultura de compliance na sua empresa, convidamos você a agendar uma demonstração e conversar com nossos especialistas.
Estamos prontos para ajudar sua organização a se destacar pela responsabilidade e transparência.
