Um Canal de Denúncias empresarial bem implementado pode ser a chave para prevenir comportamentos antiéticos e garantir o cumprimento das normas dentro da organização.
A Lei 14.457 de 2022, por exemplo, reforça a importância de oferecer meios seguros para:
“(Art. 23, Item II) recebimento e acompanhamento de denúncias, para apuração dos fatos e, quando for o caso, para aplicação de sanções administrativas aos responsáveis diretos e indiretos pelos atos de assédio sexual e de violência”.
De acordo com a normativa, a confidencialidade e o anonimato são direitos que devem ser garantidos ao denunciante. Mas, para que essa ferramenta funcione corretamente, é necessário seguir várias outras abordagens recomendadas!
Venha conhecer as 5 melhores práticas para implementar um Canal de Denúncias empresarial que realmente faz a diferença!
1) Criar um calendário de implementação do Canal de Denúncias
O calendário de implementação deve incluir todas as etapas, desde a escolha da plataforma, definição das políticas internas e treinamento das equipes até o lançamento oficial e a comunicação para os colaboradores.
Cada fase deve ter datas específicas de entrega, para que os departamentos responsáveis, como RH e Jurídico, possam gerenciar suas tarefas com clareza e sem atropelos.
Tatiane Bellomo, advogada e líder de implementação da Contato Seguro — empresa líder em Canais de Denúncia no Brasil —, ressalta que todo o processo de implementar uma plataforma de denúncia deve ser customizado a fim de espelhar a realidade da empresa.
“Isso reflete muito no formulário do manifestante, com perguntas pertinentes, incluindo locais, unidades, filiais e tipo de público que irá acessar, visando um relato completo e rico em detalhes”, complementa Bellomo.
Essa personalização facilita o trabalho de apuração das denúncias ao mesmo tempo em que melhora a confiança e o engajamento dos colaboradores no uso do Canal de Denúncia empresarial.
2) Contratar uma plataforma de Canal de Denúncias terceirizado
A contratação de uma plataforma terceirizada para o Canal de Denúncias empresarial traz inúmeros benefícios, principalmente no que diz respeito à confiança e engajamento dos colaboradores.
Quando o Canal é gerido internamente, muitos funcionários podem hesitar em denunciar irregularidades por medo de retaliação ou exposição da sua identidade.
A terceirização, por outro lado, proporciona maior imparcialidade e segurança, o que aumenta a adesão ao Canal de Denúncias corporativo e, consequentemente, melhora a eficácia da ferramenta.
Além disso, ao optar por um fornecedor especializado, a empresa pode contar com uma solução completa que vai além da simples implementação, como:
- Acesso à tecnologia mais avançada do mercado;
- Treinamento contínuo para os usuários da plataforma e a equipe de gestão;
- Suporte integral com especialistas experientes nas melhores práticas de compliance.
A Contato Seguro conta com diversos casos de sucesso de empresas que contrataram sua plataforma de denúncia e se beneficiaram em ter um Canal de Denúncias externo disponível 24 horas, sem interrupção. Bellomo relembra:
“Fizemos a implementação de um cliente bem conhecido, que opera marcas internacionais e nacionais no mercado brasileiro de food service. Lançamos o Canal no prazo requerido, fizemos o treinamento do sistema com 45 membros do Comitê de Ética e realizamos uma palestra com toda a gestão sobre o canal, inclusive internacional.
Resumindo, a empresa é cliente da Contato Seguro há mais de três anos e a responsável pela condução do processo, satisfeita com o resultado obtido na implementação e sucesso do Canal, já indicou o nosso trabalho, resultando no fechamento de um contrato com outra organização”.
Por isso, ao escolher a prestadora de serviço, analise que tipo de apoio estratégico está incluso, se é uma solução confiável que gerará uma parceria de longo prazo e bem sucedida!
3) Garantir a anonimidade e segurança das informações
A possibilidade de realizar denúncias anônimas ou confidenciais sem que a identidade do denunciante seja revelada é essencial — e exigida por lei! — para que um Canal de Denúncias empresarial seja eficaz e desperte confiança no sistema.
Os colaboradores, em especial, se sentem encorajados a relatarem más condutas sem medo de retaliação de gestores e colegas de trabalho. Se o Canal de Denúncias passa a ser utilizado com mais frequência, maiores são as chances de prevenir e combater atos antiéticos e ilegais no local de trabalho.
No espectro legal, a Lei 14.457/22 (Lei Programa Emprega + Mulheres) reforça essa necessidade ao estabelecer diretrizes para o combate à violência e assédio no ambiente de trabalho para empresas com CIPA. Diz o Artigo 23:
“I – inclusão de regras de conduta a respeito do assédio sexual e de outras formas de violência nas normas internas da empresa, com ampla divulgação do seu conteúdo aos empregados e às empregadas;
II – fixação de procedimentos para recebimento e acompanhamento de denúncias, para apuração dos fatos e, quando for o caso, para aplicação de sanções administrativas aos responsáveis diretos e indiretos pelos atos de assédio sexual e de violência, garantido o anonimato da pessoa denunciante, sem prejuízo dos procedimentos jurídicos cabíveis;
III – inclusão de temas referentes à prevenção e ao combate ao assédio sexual e a outras formas de violência nas atividades e nas práticas da Cipa; e
IV – realização, no mínimo a cada 12 (doze) meses, de ações de capacitação, de orientação e de sensibilização dos empregados e das empregadas de todos os níveis hierárquicos da empresa sobre temas relacionados à violência, ao assédio, à igualdade e à diversidade no âmbito do trabalho, em formatos acessíveis, apropriados e que apresentem máxima efetividade de tais ações”.
No ano seguinte à aprovação do Programa Emprega + Mulheres, a Lei 14.611 veio como reforço para estabelecer a importância de plataformas seguras e anônimas que possibilitem a identificação de irregularidades — no caso da Lei 14.611/23, a discriminação salarial entre homens e mulheres que desempenham a mesma função numa organização.
É importante notar que ambas as normas impõem penalidades para empregadores que não se adequaram à exigência de implementar um Canal de Denúncias e não foram proativas para evitar a violência laboral em sua organização.
4) Criar plano de comunicação para lançamento do Canal de Denúncias Corporativo
Um Canal de Denúncias empresarial só será eficaz se for bem divulgado e se os colaboradores entenderem sua importância e funcionamento. Para isso, é fundamental criar um plano de comunicação claro e assertivo, que educa e engaja os funcionários desde o início.
Duas estratégias eficazes para promover a utilização correta do Canal são a realização de treinamentos e a execução de campanhas de conscientização.
Os treinamentos devem alcançar todos os colaboradores, desde a alta gestão até os cargos operacionais, explicando:
- Como o Canal de Denúncias funciona;
- Quais tipos de conduta devem ser relatados; e
- Quais garantias são oferecidas aos denunciantes.
Esse tipo de formação ajuda a desmistificar o processo e a esclarecer dúvidas.
Já a segunda estratégia, desenvolver campanhas de comunicação internas, pode incluir materiais visuais online e offline, como cartazes, e-mails e mensagens em redes corporativas.
O objetivo é lembrar continuamente os colaboradores da existência do Canal e sua importância para a ética empresarial!
5) Otimizar o Canal de Denúncias com base nos indicadores
Para garantir a eficácia de um Canal de Denúncias empresarial, monitore e otimize continuamente o sistema com base em indicadores-chave de desempenho, como:
- Número de denúncias recebidas: um volume adequado de denúncias sugere que os colaboradores estão cientes do canal e se sentem seguros para utilizá-lo;
- Qualidade das denúncias: com base na completude das informações fornecidas, permite identificar possíveis ajustes no formulário ou na comunicação interna.
- Tempo médio de resposta às denúncias: mede a agilidade do processo desde o recebimento da denúncia até a ação tomada;
- Taxa de resolução de casos: reflete a eficiência da equipe responsável em investigar e resolver os relatos de forma rápida e adequada;
Os dados coletados ajudam a identificar pontos de melhoria e a ajustar as estratégias de compliance e comunicação, garantindo que a plataforma permaneça segura, acessível e alinhada com os objetivos da empresa.
Conclusão
A implementação de um Canal de Denúncias empresarial eficiente exige planejamento, personalização e o uso de tecnologias seguras que garantam a anonimidade e a confidencialidade dos colaboradores.
O monitoramento dos indicadores de sucesso também deve receber atenção constante para que seja possível otimizar o sistema e garantir que ele continue atendendo às necessidades da organização.
Além disso, políticas de proteção robustas, alinhadas à exigência da Lei 14.457/22, são essenciais para criar um ambiente seguro para o relato de irregularidades e prevenir práticas ilegais.
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