Você sabia que 43% dos casos de fraude identificados entre 2022 e 2023 foram descobertos devido ao relato de um denunciante?
A descoberta feita pelo principal relatório mundial sobre fraude ocupacional mostra a importância de gerir um Canal de Denúncias com eficiência.
De fato, a porcentagem de fraudes detectadas por meio desses Canais é mais de 3 vezes maior do que qualquer outro mecanismo mencionado no estudo da Association of Certified Fraud Examiners (ACFE).
Para alcançar resultados satisfatórios na gestão de um Canal de Denúncias, é importante entender o seu funcionamento e realizar boas práticas de gerenciamento dessa plataforma.
Saiba mais sobre o assunto conferindo as 6 melhores táticas para gerir um Canal de Denúncias que você pode implementar para proteger a empresa e o bem-estar dos colaboradores.
Vamos lá?
1) Documentar processos relacionados ao Canal de Denúncia
Para garantir a eficácia do Canal de Denúncia, é preciso documentar os objetivos da plataforma de forma didática, estabelecer regras de uso e atribuir responsabilidades para sua gestão.
Ao registrar todas essas informações, a equipe responsável terá condições de gerenciar o Canal com mais eficiência, garantindo a integridade e confidencialidade dos relatos recebidos.
A documentação pode incluir fluxogramas detalhando:
- Como proceder no recebimento e triagem das denúncias;
- Quais são as etapas de análise, categorização e priorização dos relatos;
- O encaminhamento das denúncias deve ser feito para quais setores;
- O método de acompanhamento de prazos e da resolução final;
- Como colher feedbacks para melhoria dos processos de denúncia.
Além disso, a documentação ajuda a evitar a perda de informações com a rotatividade de colaboradores na equipe responsável pelo Canal.
2) Verificar se o formato do Canal favorece o uso
A disponibilidade de acesso ao Canal de Denúncia deve estar de acordo com as necessidades e preferências da organização e de seu público-alvo.
Um Canal efetivo pode assumir diversas formas, como telefone, e-mail, WhatsApp e aplicativo. A escolha deve levar em conta a acessibilidade, confidencialidade e facilidade de uso para os denunciantes, garantindo que se sintam confortáveis em relatar problemas.
Por exemplo, se a empresa tem uma equipe jovem e digitalmente conectada, pode ser mais eficaz disponibilizar Canais online. Por outro lado, se parte dos colaboradores não tem fácil acesso à tecnologia, nesse caso, é importante oferecer um canal telefônico.
Ao verificar e ajustar o formato do Canal de Denúncia, a empresa demonstra seu compromisso com a transparência e a equidade no ambiente de trabalho.
3) Investir em uma política de sigilo e anonimato
Antes de realizar a manifestação, o(a) denunciante deve se sentir protegido(a), livre de qualquer exposição desnecessária e retaliação. Por isso, é importante que a política de denúncias garanta o sigilo do relato e inclua a possibilidade de anonimato.
Alinhada a uma comunicação empática, objetiva e didática, a divulgação do Canal promoverá a confiança necessária nos colaboradores, incentivando-os a relatarem irregularidades sem temerem consequências negativas.
4) Centralizar os dados do Canal de Denúncia
Reunir as informações do Canal em um único sistema é fundamental para garantir a segurança do processo e facilitar o gerenciamento das denúncias de forma ágil e ordenada — o que leva a uma análise mais eficiente e tomadas de decisões bem informadas.
Há diversas formas de centralizar esses dados, como planilhas em Excel e caixa de correio eletrônico (e-mail) específico para tal função. No entanto, essas abordagens perdem eficiência rapidamente quando é preciso acompanhar detalhadamente um caso ou há grandes volumes de denúncias para gerenciar.
A solução mais recomendada é a utilização de um sistema de Canal de Denúncias externo, personalizável, com recursos específicos para esse fim. A plataforma da Contato Seguro foi projetada para atender essa necessidade do mundo corporativo, permitindo:
- A categorização das denúncias;
- Customização de dashboards;
- O acompanhamento dos prazos de resposta;
- A criação de relatórios instantâneos para análises gerenciais.
5) Organizar campanhas de conscientização
Dados da ACFE mostram que mais da metade das denúncias são feitas por empregados da própria organização, destacando a importância de reforçar, sempre que possível, como o público-alvo deve utilizar o Canal
As campanhas de conscientização podem ser realizadas pela intranet corporativa da empresa, distribuição de cartazes nos locais de trabalho, envio de panfletos digitais e reuniões gerais.
Aborde temas como a importância do Canal de Denúncia, seu funcionamento, tipos de denúncias que podem ser feitas, os benefícios de seu uso e os impactos de não utilizá-lo corretamente.
Além disso, é fundamental incluir os novos funcionários nessa conscientização, explicando detalhadamente o que é o Canal de Denúncia, sua finalidade e como ele contribui para a cultura organizacional.
6) Monitorar os indicadores do Canal de Denúncia com frequência
O monitoramento frequente envolve aplicar avaliações para entender como os funcionários percebem o Canal de Denúncias da empresa e se eles se sentem encorajados a utilizá-lo.
Outro tópico importante é contar com o suporte de profissionais independentes e experientes, como a equipe da Contato Seguro, para garantir a imparcialidade e a integridade do processo de recebimento das denúncias.
Análises como essas ajudam a implementar melhorias no Canal, assegurando que o sistema esteja alinhado com os padrões éticos e legais exigidos e as medidas corretivas sejam implementadas o quanto antes para evitar perdas de recursos humano e material.
Conclusão
Em resumo, as melhores estratégias para implementar e fortalecer um Canal de Denúncias eficaz no ambiente de trabalho exigem conhecimento especializado em programas de integridade.
Para isso, a sua gestão pode contar com os serviços da Contato Seguro, empresa líder no setor de Canal de Denúncias externo por oferecer inúmeras vantagens.
Além de facilitar uma gestão intuitiva e otimizada, a nossa plataforma tecnológica pode ser acessível via telefone 0800, site e aplicativo a qualquer momento do dia.
Já contribuímos para a construção de uma cultura ética em mais de 2 mil empresas, gerando economia, redução de processos trabalhistas e ainda oferecendo videotreinamentos sobre temas exigidos pelas Leis 14.457/22 e 14.611/23.
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