Como contratar o melhor Canal de Denúncias para a sua empresa?
Se você já sabe os benefícios que um Canal de Denúncias pode gerar para a sua organização, então já deve estar ciente da importância da qualidade da ferramenta para gerar os resultados esperados.
Cada empresa tem necessidades próprias, mas quando for contratar um Canal de Denúncias, alguns atributos não são negociáveis — precisam estar presentes de qualquer maneira.
Um bom Canal de Denúncias possui os atributos fundamentais e adaptabilidade o suficiente para dar conta das demandas específicas da organização.
Neste artigo, confira algumas dicas para contratar um Canal de Denúncias de sucesso.
Boa leitura!
Para que serve um Canal de Denúncias?
Resposta rápida: para prevenir e combater irregularidades na sua organização, e assim levá-la aos mais altos níveis de sucesso e desenvolvimento.
Nas palavras de Wagner Giovanini, sócio-diretor da Contato Seguro e especialista em Compliance:
“Se uma empresa deseja, de fato, consolidar seus princípios éticos e de integridade, torna-se inevitável possuir um Canal de Denúncias efetivo.”
Prevenindo e combatendo más condutas, desvios e irregularidades, sua empresa fica mais segura, mais confiável, desperdiça menos (tempo e materiais), fica mais ágil (em processos e atividades).
Colaboradores, com um clima organizacional positivo, trabalham melhor, ficam engajados com os propósitos da empresa. Os clientes aprovam essa dedicação e tornam-se fiéis à marca.
A reputação da sua empresa se torna mais sólida, abrindo possibilidades para novos negócios, e atraindo empresas íntegras.
Ao contratar um Canal de Denúncias efetivo, você está investindo numa ferramenta que aumenta os resultados, o lucro, a visibilidade e confiabilidade da marca, e sua longevidade no mercado.
6 passos para Contratar o melhor Canal de Denúncias
Separamos essas dicas em 6 passos essenciais para o processo de escolha de um Canal de Denúncias efetivo.
Passo 1: desejo ou necessidade da implementação do Canal de Denúncias
Esse é o primeiro momento do processo para contratar um Canal de Denúncias.
A empresa identifica uma necessidade que surge (ocorrência de um caso de fraude, assédio, discriminação ou outra má conduta), ou simplesmente entende os benefícios do Canal e deseja contratar.
Passo 2: buscar fornecedores qualificados para a escolha
A partir do desejo ou necessidade de contratar um Canal de Denúncias, a empresa deve se atentar a algumas questões.
Busque, no mínimo, 3 fornecedores de porte, especialidade e tempo de mercado semelhantes.
Depois, é fundamental se atentar para algumas questões.
🔎 O QUE PROCURAR
- tempo e experiência de mercado: como em qualquer área, o tempo e a experiência de mercado são ótimos testemunhos da competência de uma organização. Busque fornecedores com um bom tempo de experiência e com resultados.
- garantia de anonimato e confidencialidade: o Canal deve ter como princípio básico a garantia do anonimato e da confidencialidade. É isso que garante que as pessoas denunciem sem medo de retaliações e, assim, o Canal pode gerar os benefícios esperados.
- presença de uma equipe de advogados para a revisão dos registros: que realizam a triagem e a classificação dos relatos para o encaminhamento mais assertivo para o Comitê de Ética. A equipe trabalha na diferenciação dos registros em temas e níveis de risco, que futuramente darão amparo a relatórios rigorosos e aplicação de estratégias eficazes.
- clientes atendidos: busque fornecedores que contentaram seus clientes, observando também o tamanho da empresa atendida, sua experiência e tempo no mercado, e a opinião dos clientes sobre a contratação do Canal de Denúncias.
- horário de atendimento: Canais de Denúncia efetivos funcionam 24 horas por dia, 7 dias da semana, e ainda contam com atendimento qualificado e humanizado.
- segurança do sistema de gestão: o sistema deve garantir proteção contra vazamento de dados e uma boa estrutura — estável e sem falhas recorrentes.
- facilidade de personalização do sistema: um Canal de Denúncias efetivo satisfaz as necessidades específicas de uma empresa. O objetivo da ferramenta é o mesmo, mas sempre é necessário personalizá-la para que se adeque à organização que irá incorporar.
- fornecimento de consultorias: ao contratar um Canal de Denúncias, o fornecedor deve ter disponibilidade para atender sua empresa através de consultorias. O apoio dos profissionais mais qualificados na área será um grande diferencial.
- apoio para divulgação e sensibilização dos colaboradores: depois de contratar o Canal de Denúncias, o próximo passo é fazer com que todos saibam para que ela serve, e como utilizá-la. A empresa fornecedora deve ajudar a divulgar e sensibilizar os colaboradores em relação à ferramenta.
❌ O QUE EVITAR
- atendimento por gravação: quando há atendimento por gravação do relato, o manifestante pode ficar inibido — é um registro que o manifestante não se sente à vontade em realizar pelo risco de exposição.
- atendimento em horário reduzido: que funcionam somente de segunda a sexta das 8h às 18h. Estudos sobre Canais de Denúncia demonstram que grande parte dos relatos é realizada após o horário comercial e nos finais de semana.
- empresa/grupo que também realiza investigação: em geral, a empresa realiza a gestão da denúncia, não a apuração e investigação. Se o fornecedor faz as duas coisas gera risco de inibição da realização das denúncias e conflito de interesses.
Passo 3: reunião com fornecedores
Depois de elencar os melhores fornecedores, agende uma reunião para garantir que os pontos desejados estejam presentes na ferramenta, e os pontos a evitar sejam realmente excluídos das possibilidades.
Passo 4: análise de satisfação
Realize contatos de benchmarking para saber o quanto estão satisfeitas as empresas que contrataram o Canal de Denúncias com o fornecedor.
Passo 5: tome a sua decisão
Você estabeleceu seus requisitos, contatou os fornecedores e analisou seus clientes. Agora, é tomar sua decisão sobre com qual empresa contratar o Canal de Denúncias.
Para escolher melhor, pondere a sua satisfação com a reunião, a postura dos profissionais, a clareza das ideias, o tempo de resposta, a agradabilidade dos profissionais e a apresentação dos cases de sucesso.
Observe também a sua adaptação ao sistema, a qualidade dos relatórios customizados, a presença de profissionais qualificados para acolher o relato, a lisura no fluxo e encaminhamento de denúncias, etc.
Passo 6: prioridades durante a contratação
Ao final, depois de tomada sua decisão, priorize alguns aspectos na contratação do Canal de Denúncias:
- Montagem do Comitê de Ética;
- Desenho do fluxo de relatos, respeitando a idoneidade do processo;
- Estruturação e parametrização do canal (linha, portal, etc.);
- Elaboração da campanha de comunicação;
- Desenvolvimento do portal;
- Análise de resultados;
- Adaptação do Código de Conduta;
- Palestra de conscientização e treinamento da liderança;
- Treinamento dos membros do Comitê de Ética e Investigação.
Esses são os 6 passos para contratar um Canal de Denúncias efetivo para a sua organização.
Seguindo-os você terá mais confiança nesse processo, e saberá escolher qual é a melhor solução para as suas necessidades.
Conclusão
O Canal de Denúncias é o instrumento mais eficiente para o combate de irregularidades numa organização, e o principal meio para a conquista da ética e da integridade em seus negócios.
Para contratar o melhor Canal de Denúncias, os 6 passos acima podem ser uma boa fonte de orientação.
Escolha sempre o Canal mais completo, com o apoio de profissionais especialistas, e que já tenham experiência e sucesso na conquista de resultados para os seus clientes.
A Contato Seguro se destaca pela presença em mais de 50 países, em 2000 empresas, com resultados favoráveis atestados pelos clientes.
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