Irregularidades e fraudes existem em qualquer organização e desvios de conduta são inerentes ao ser humano. Entretanto, todo o possível deve ser feito para evitá-los, já que, no longo prazo, trazem consequências negativas e, às vezes, irreversíveis para a instituição.
Empresas são sistemas complexos, com áreas e setores muito distintos na forma de funcionamento, nos procedimentos, no campo de atuação, nas obrigações legais e quanto às necessidades humanas.
Por isso, a Direção deve estar sempre atenta às diversas demandas de cada parte da organização e buscar orientar cada uma delas pela integridade, ética e retidão.
Neste artigo, traremos exemplos de irregularidades no ambiente corporativo e indicaremos como abordá-las de forma efetiva, de modo a beneficiar a sua empresa em vários níveis.
Vamos lá?
O que são irregularidades no ambiente corporativo
No ambiente corporativo, as irregularidades, como o nome já indica, são todas as ações, comportamentos, decisões e acontecimentos que não são regulares — que desviam daquilo que é considerado correto ou regulamentado numa organização.
Desde um erro num procedimento até um grande esquema de fraude, todo esse leque de possíveis ações incorretas são consideradas irregularidades, com enorme potencial de consequências nefastas para uma entidade.
Alguns exemplos são:
- erros de procedimento;
- problemas fiscais e financeiros (atraso de pagamento, inadequação à legislação, etc.);
- registros contábeis incorretos;
- condutas inadequadas (assédio moral ou sexual, bullying, discriminação, etc.);
- fraudes;
- suborno, corrupção, propina;
- formação de cartel ou atitudes que lesam a livre concorrência;
- furtos, apropriação indevida de ativos da empresa, mau uso do horário de trabalho;
- conflitos de interesses.
Algumas irregularidades são cometidas por falta de conhecimento, negligência ou com total consciência do ato — dependendo da forma que se dá, a irregularidade pode ser mais grave ou mais branda e cada uma exigirá um tipo de abordagem diferente.
As irregularidades colocam em risco a segurança financeira, a integridade e a reputação de uma organização, o bom ambiente de trabalho e, por isso, devem ser tratadas o mais rápido possível, da maneira mais eficiente para evitar a sua reincidência.
A seguir, vamos comentar algumas abordagens apropriadas para lidar com irregularidades e traremos algumas maneiras de aplicá-las em sua empresa.
O que fazer a respeito das irregularidades e fraudes?
Avaliação de risco
Toda organização está sob ameaça de sofrer irregularidades. Dependendo do ramo, do tamanho, do lugar, do tipo de cultura organizacional e de outras variáveis, uma empresa terá mais riscos numa área do que em outra ou estará em algum momento mais propensa a experimentar uma irregularidade.
Uma avaliação de risco irá identificar quais são esses pontos fracos na organização, propiciando, assim, a definição de ações mitigadoras, a fim de evitar que tais riscos se concretizem.
Talvez a empresa precise de algum treinamento específico, numa definição de regras ou políticas que norteiam determinado processo, na implementação de certas ferramentas de segurança ou controle… enfim, as possibilidades são inúmeras e específicas de cada companhia.
Diagnosticar corretamente o problema já é um grande passo para resolvê-lo.
Comunicação e Treinamento
Conhecendo as vulnerabilidades da organização, uma medida essencial para reduzir as irregularidades é a sensibilização da força de trabalho, a fim de evitar condutas inadequadas. Isso é conseguido por meio de comunicação e treinamento regulares. Se possível, convide um profissional de renome no mercado para palestrar e trazer experiências úteis para a sua empresa. Investir em cursos atrativos e no aprimoramento profissional dos seus colaboradores também consistem em boas sugestões.
Código de Conduta e políticas
Manter atualizado o Código de Conduta e políticas internas relacionadas à ética e integridade, hierarquizando as informações, disposições e obrigações dos colaboradores, torna-se indispensável. Destacar aquilo que é essencial e está menos presente na cultura e clima organizacional, reforçando isso no cotidiano laboral, é uma forma de lembrar às pessoas da importância dessas questões para essa empresa específica.
É também imprescindível demonstrar que o Código de Conduta não é somente uma formalidade, mas uma obrigação ética que, ao final, traz resultados positivos e benefícios para todos na empresa.
Canal de Denúncias
Ter um Canal de Denúncias terceirizado é a forma mais eficaz para identificar e prevenir irregularidades na organização. A plataforma compreende um sistema para recebimento de relatos de desvios de conduta, que são avaliados por especialistas independentes — sem envolvimento do pessoal interno, evitando retaliações e garantindo a segurança do denunciante. Como afirma Wagner Giovanini:
“Quando houver irregularidade, sempre existe alguém que sabe, alguém que viu… e se você não possuir um Canal de Denúncias, este alguém não terá como agir. É por isso que o Canal de Denúncias é necessário, para todas as pessoas da empresa poderem relatar suspeitas ou fatos concretos sobre essas irregularidades e desvios de conduta”.
Com o Canal de Denúncias, é difícil que irregularidades ocorram sem que a notícia chegue à Direção. Depois de identificadas, torna-se possível empreender ações para preveni-las e combatê-las.
Programa de Compliance
Todos esses pontos citados anteriormente se associam diretamente a um Programa de Compliance. Um Programa de Compliance efetivo contará ainda com outros pontos, tendo o objetivo de tornar a empresa ética e íntegra e assídua em seus compromissos fiscais e legais.
As irregularidades numa organização podem ser evitadas por via dessas medidas, que visam alinhar a visão e as expectativas da empresa com a dos colaboradores, conscientizando-os dos comportamentos não tolerados, e dos que frequentemente incorrem em crimes e são passíveis de medidas legais.
Manter uma boa estratégia de abordagem quanto a irregularidades faz parte do planejamento de qualquer empresa que deseja o sucesso a longo prazo.
O Canal de Denúncias é uma peça-chave nesse processo, pois permite a contribuição direta dos funcionários e demais partes interessadas na identificação de irregularidades, dando à Direção a oportunidade de agir, sem delongas, para a sua remediação.
Além do mais, o canal terceirizado assegura a confidencialidade e permite o anonimato do denunciante, aumentando a sua credibilidade e afastando casos de retaliação.
Assim, o Canal de Denúncias firmou-se como a mais eficiente ferramenta na identificação e prevenção de irregularidades e desvios de conduta.
Sobre a Contato Seguro
A Contato Seguro, sediada em Porto Alegre e criada em 2008, é referência na solução terceirizada para relatos de irregularidades, o Canal de Denúncias.
Na plataforma, alta tecnologia, gestão e suporte unem-se para a efetiva implementação e comunicação da ferramenta dentro da sua empresa.
Hoje mais de 1.500 empresas em 37 países e 12 idiomas contam com a ferramenta para potencializar seus resultados e proteger seus colaboradores.
