Muitos prejuízos podem acometer empresas que não investem em um Canal de Denúncias: um bom profissional que vê acontecer, ao seu lado, fraudes, uso indevido de ativos, colegas corruptos, etc., sente-se frustrado e desmoralizado.
Em toda empresa sempre haverá pessoas que cometem irregularidades — e, geralmente, é a minoria. Sem um meio seguro pelo qual relatá-las, os colaboradores que testemunham esses atos ficam sem poder para remediá-los, e acabam sofrendo injustamente.
Para a empresa, os prejuízos financeiros podem chegar a um volume perigoso, o impacto negativo sobre o clima organizacional é sério, e a perda da reputação pelas consequências da irregularidade é um risco constante.
Os Canais de Denúncias são a ferramenta mais eficaz para detectar, prevenir e combater irregularidades numa organização.
Para que eles cumpram com seu papel e produzam mais transparência e integridade para as organizações, um ponto é fundamental: a garantia da confidencialidade e anonimato.
Neste artigo, vamos te ajudar a entender como o anonimato é essencial para um Canal de Denúncias, e como os treinamentos ajudam a mantê-lo vivo e sustentando o compliance na sua organização.
Confidencialidade e Anonimato: definições e diferenças
A confidencialidade e o anonimato são dois conceitos importantes e presentes no contexto do Canal de Denúncias.
São formas de se entender o compartilhamento de informações.
Quando uma informação é confidencial, significa que ela é sigilosa: a pessoa que recebe a denúncia ou relato tem acesso à identidade do denunciante, entretanto essa informação deve permanecer em segredo.
No caso da confidencialidade, as informações não devem ser compartilhadas de forma alguma. É dever da pessoa que coleta o relato manter essa informação resguardada.
No caso do anonimato, a identidade do denunciante é desconhecida — ele não se identifica em nenhum momento do relato. Portanto, a identidade não é uma informação que participa do processo de denúncia.
O anonimato é, em geral, a forma mais escolhida para o relato, porque garante a maior segurança do denunciante, mas em casos específicos este pode optar pela confidencialidade.
A Importância Vital do anonimato nos Canais de Denúncias
Um bom Canal de Denúncias fornecerá a garantia do anonimato para os relatos.
Em geral, a maior parte das pessoas prefere a denúncia anônima, porque relatar uma irregularidade ou má conduta no ambiente de trabalho implica num risco pessoal.
Quando um colaborador denuncia e essa informação vaza, ele pode ser taxado de “dedo duro”, sofrer socialmente (ser evitado ou excluído), e corre o risco de sofrer retaliação.
É por isso que, frequentemente, uma empresa que muda de um Canal interno para um externo passa a receber muito mais denúncias.
O Canal interno implica no conhecimento dos relatos por alguém de dentro da organização — se o Canal não é terceirizado, são os colaboradores da empresa que lidam com as denúncias.
Isso impede a integridade do processo, porque muitas vezes haverá conflito de interesse e parcialidade no julgamento.
Por outro lado, um Canal externo à organização — terceirizado — garante a completa confidencialidade e assegura o anonimato.
Quando a equipe que recebe os relatos não tem nenhuma relação com colaboradores, nem com a organização, o anonimato, quando escolhido, fica garantido.
A garantia da não-identificação dá ao denunciante a liberdade e a segurança necessárias para denunciar.
Sem a possibilidade de ser identificado, o denunciante pode, sem medo, relatar com detalhes tudo que soube ou testemunhou, e assim ajudar a organização a combater fraudes, desvios, assédio, bullying, e outras irregularidades que permeiam os ambientes laborais.
Dito isso, outra questão fica clara: para denunciar bem, os colaboradores precisam saber:
- quais são os atos passíveis de denúncia: o que é ou não é correto de se fazer no contexto da sua organização; e
- como funciona o Canal de Denúncias: para criar a confiança das pessoas na ferramenta, é preciso mostrar para elas como o Canal garante a segurança do denunciante.
Um trabalho de conscientização e treinamento deve sempre acompanhar a estruturação de Canais de Denúncias em organizações.
Conscientização e Treinamento: reforçando a segurança do Canal de Denúncias para toda a rede de colaboradores
Para Wagner Giovanini, o Canal de Denúncias é o coração do sistema de Compliance. Se o Canal não está funcionando, podemos acertadamente julgar que o sistema vai mal.
Para que o Canal tenha sucesso, é preciso que todos tenham consciência sobre o que é o certo a se fazer e, é claro, tenham consciência sobre o que é o Canal de Denúncias e como ele funciona.
Portanto, o processo de implementação do Canal numa empresa deve ser acompanhado de treinamentos regulares, com os dois objetivos: manter a consciência e a sensibilidade dos colaboradores sobre as temáticas pertinentes, e demonstrar o uso e a eficácia do Canal em garantir a segurança do denunciante.
As pessoas só irão denunciar quando se sentirem plenamente seguras e confiantes de que a denúncia gerará resultados positivos para a organização.
Nesse sentido, as lideranças também desempenham um papel importante.
Papel da liderança: como apoiar o uso do Canal de Denúncias e torná-lo um aliado da gestão
Com o Canal de Denúncias em funcionamento e os treinamentos em dia, grande parte do sistema de compliance já está garantida na organização.
Entretanto, se as lideranças não forem um exemplo para os colaboradores, é provável que todos os esforços caiam por terra.
O líder numa organização deve apoiar sem ressalvas o uso do Canal, e estar sempre disponível para orientar e sanar dúvidas.
A cultura do “fazer o correto” deve ser alimentada em todos os ambientes e em todos os momentos possíveis numa organização, e o líder pode estabelecer esses movimentos e estimular sua equipe a tornar o compliance parte do cotidiano de trabalho de cada um.
Conclusão
O anonimato e a confidencialidade são atributos indispensáveis num Canal de Denúncia efetivo.
A ampla utilização do canal dependerá disso, mas também dos treinamentos de conscientização tanto para as temáticas pertinentes às denúncias, quanto para educar os colaboradores sobre o funcionamento e eficácia do Canal.
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