As estratégias de prevenção de fraudes ganham cada vez mais prioridade no cotidiano de gestores e analistas que atuam em pequenas, médias ou grandes empresas.
A notícia boa é que o combate às práticas fraudulentas internas tem um grande aliado: o Canal de Denúncias.
Essa ferramenta é um meio seguro pelo qual colaboradores, fornecedores e outras partes interessadas podem relatar suspeitas de comportamentos antiéticos e irregularidades de forma confidencial.
A fraude é uma das irregularidades que podem ser detectadas precocemente por meio de um Canal de Denúncias, reunindo as informações necessárias para investigar atos ou omissões intencionais que visam enganar outros, resultando em perdas para a vítima e ganho para o autor.
Mas você sabe como isso funciona na prática? Continue a leitura e entenda como um Canal de Denúncias pode fazer a diferença na prevenção de fraudes e na gestão de riscos da sua empresa.
Como o Canal de Denúncia detecta atividades fraudulentas?
1) Incentivando a proatividade dos colaboradores
Quando a empresa fornece um Canal de Denúncias eficiente, os colaboradores podem relatar diretamente as atividades fraudulentas das quais têm conhecimento, abrangendo comportamentos antiéticos, desvios de conduta, fraudes financeiras, entre outros.
Ao promover um ambiente em que os colaboradores se sintam capacitados e encorajados a relatar irregularidades, as empresas podem detectar fraudes mais rapidamente e prevenir sua ocorrência.
Afinal, os empregadores passam a contar com uma rede interna de vigilância que complementa os controles formais de prevenção de fraudes.
A Pesquisa Global sobre Fraudes e Crimes Econômicos 2022 da PwC oferece um olhar mais atento a esse tema. De acordo com o estudo, os principais autores da fraude mais grave nas empresas analisadas são agentes externos (43%), agentes internos (31%) e o conluio entre agentes internos e externos (26%).
Em outras palavras, engajar funcionários alinhados à cultura ética da empresa no processo de detecção e prevenção de fraudes é uma ação importante para blindar os negócios de ameaças que venham de fora e de dentro da organização.
2) Analisando padrões e tendências nos relatos
O relatório Fraud Detection and Prevention Market Size 2032 da Global Market Insights oferece uma visão alarmante sobre o crescimento da fraude interna nas organizações.
Segundo a pesquisa, é previsto que a incidência de fraude interna aumente em mais de 25% até o ano de 2027, conforme a Taxa de Crescimento Anual Composta (CAGR). A tendência é justificada pelo crescente esquema entre funcionários analisados pelo relatório.
A Global Market Insights associa as fraudes internas a questões como a ausência de valores éticos e morais, controles internos precários ou ausentes na organização e a pressão financeira sofrida pelos colaboradores, devido a altas dívidas e salários reduzidos.
Esses elementos destacam a importância de uma abordagem proativa na prevenção de fraudes, incluindo a análise cuidadosa dos relatos recebidos pelo Canal de Denúncias para identificar padrões e tendências que possam indicar atividades fraudulentas em curso.
Por exemplo, múltiplas denúncias sobre despesas infladas em um departamento específico podem indicar fraude.
Essa capacidade de análise é fundamental para as empresas focadas em um crescimento sustentável, pois permite uma investigação mais direcionada e menos custosa, aumentando as chances de deter práticas ilegais antes que causem danos maiores.
3) Dando suporte para uma investigação imparcial
O Canal de Denúncias entrega relatórios acompanhados de evidências que comprovam a fraude, como faturas falsas, contratos fraudulentos, registros manipulados, entre outros.
Os documentos são fundamentais para embasar as investigações e direcionar as próximas ações da equipe de auditoria interna ou da empresa independente designada para lidar com esses assuntos.
O que reforça a necessidade de implementar um Canal de Denúncias com tecnologia avançada que assegure a integridade dos dados coletados no relato do manifestante e ofereça a possibilidade da denúncia anônima para quem tem medo de sofrer retaliação.
4) Incentivando a cooperação entre departamentos da empresa
A área encarregada por apurar as denúncias, na maioria dos casos, é o Comitê de Ética, Comitê de Conduta ou a área de Compliance da empresa.
O envolvimento de colaboradores de diferentes departamentos que se inserem nos processos em que se insere o Canal de Denúncias demonstra a importância de uma abordagem colaborativa na gestão de riscos e na promoção da integridade organizacional.
A integração permite uma análise mais abrangente das atividades da entidade em busca de possíveis atos ou esquemas ilícitos feitos para enganar colegas de trabalho, gestores e clientes.
Além disso, a cooperação entre departamentos também promove uma cultura de transparência e responsabilidade dentro da empresa, representando o compromisso da organização com a ética, a conformidade e a integridade em todos os níveis.
12 Tipos de fraudes que podem ser evitadas com o Canal de Denúncia
Quando os colaboradores têm uma maneira segura e anônima de relatar atividades suspeitas, a empresa pode identificar e interromper essas práticas antes que causem danos significativos.
Os tipos de fraudes internas mais comuns são financeira, operacional, em tecnologia da informação, de Recursos Humanos e de seguros. Por exemplo:
- Desvio de fundos da empresa para contas pessoais;
- Falsificação de documentos, como a emissão de faturas falsas para pagamentos indevidos;
- Manipulação de despesas, como inflar despesas de viagem para reembolso;
- Manipulação de registros financeiros para ocultar perdas ou inflar lucros;
- Colaboradores recebendo propinas de fornecedores em troca de contratos vantajosos;
- Fornecedores cobrando preços superfaturados por produtos ou serviços;
- Falsificação de horas trabalhadas;
- Contratação de funcionários fantasmas ou falsificação de qualificações;
- Roubo de dados confidenciais da empresa;
- Roubo de ativos (equipamentos, materiais ou propriedade da empresa);
- Uso inadequado de recursos da empresa, como veículos ou equipamentos;
- Funcionários ou clientes apresentando reivindicações falsas ou infladas.
Desafios comuns no uso do Canal de Denúncia
Apesar dos inúmeros benefícios que o Canal de Denúncia oferece, sua eficácia pode ser comprometida por uma série de obstáculos que surgem quando os colaboradores e as lideranças da entidade não estão cientes sobre o funcionamento da ferramenta.
Um desses desafios é o medo de represálias por parte dos funcionários que reportam problemas em empresas onde a cultura organizacional não promove um ambiente saudável.
Um cenário que leva à falta de confiança na eficácia do Canal de Denúncia, preocupações com a confidencialidade ou à crença de que as manifestações não serão levadas a sério.
Diante desse cenário, o próximo desafio se apresenta. O receio de sofrer consequências negativas pode levar à subnotificação e impedir que as fraudes sejam detectadas precocemente.
Outro desafio é a ocorrência de falsas denúncias, feitas de má fé como forma de vingança pessoal ou para prejudicar alguém injustamente.
Essas denúncias consomem recursos valiosos da organização e ajudam a criar um clima de desconfiança entre os colaboradores e gestores.
O gerenciamento inadequado de denúncias é outro desafio. A falta de um processo organizado para gerenciar e responder às denúncias recebidas pode levar à ineficácia do Canal de Denúncia e à falta de responsabilização dos infratores.
Lacunas na comunicação sobre a existência e o funcionamento do Canal de Denúncia podem resultar em funcionários não estarem cientes de como usar o sistema corretamente, contribuindo para a subnotificação.
Investimentos em tecnologia e suporte especializado são o melhor caminho para que a entidade tenha retorno positivo do seu sistema de denúncias.
Por exemplo, os clientes da Contato Seguro, empresa referência no Brasil em Canal de Denúncia, conseguem solucionar essas questões ao:
- Contar com uma equipe experiente na implementação de Canais de Denúncias eficazes;
- Oferecer mais de um formato de Canal de Denúncia aos seus colaboradores (telefone 0800, WhatsApp, site e aplicativo);
- Ter psicólogos ouvidores à disposição para extrair informações do(a) relator(a) e baixar o estresse que a pessoa está sentindo;
- Acessar campanhas de divulgação que ensinam como usar o Canal de Denúncias e os problemas que podem ser relatados na plataforma;
- Utilizar os treinamentos de diversidade e inclusão da Contato Seguro, o que também atende às exigências da Lei 14.457/22;
- Melhorar a imagem da empresa, posicionando-a no mercado como uma marca íntegra e preocupada com o bem-estar da sua comunidade.
Como observa Wagner Giovanini, Diretor de Compliance e autor de livros sobre ética empresarial, em seu podcast:
“As pessoas vão apoiar esse sistema quando perceberem que é bom para elas. Quando elas sentirem os benefícios do Canal de Denúncia, o apoio aumenta e, num ciclo virtuoso, os demais benefícios para a empresa só tendem a aumentar”.
Conclusão
O Canal de Denúncia é uma peça fundamental na estratégia de segurança empresarial, oferecendo uma série de vantagens na detecção e prevenção de fraudes.
Ao promover uma cultura de transparência e responsabilidade, esse canal permite que as empresas identifiquem irregularidades de forma precoce, evitando danos à sua reputação e integridade.
Como pudemos ver, para garantir a eficácia do Canal de Denúncia, é essencial contar com uma plataforma confiável e íntegra.
A Contato Seguro oferece uma solução terceirizada e especializada, proporcionando segurança e confidencialidade para os denunciantes e facilitando o processo de investigação para as empresas.
Estamos aqui para apoiá-lo na construção de um ambiente organizacional mais seguro e ético!
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