Elas ocorrem com frequência no dia a dia e estão disseminadas em todo tipo de organização, seja pequena, grande, pública ou privada. Elas estão mais próximas do que imaginamos, por isso a prevenção a fraudes é tão importante.
Na maioria das vezes, ficam às escondidas e provocam perdas significativas. Então, vale a pena se precaver. Caso contrário, quando se perceber, o estrago pode ser tão grande que não haverá mais remédio.
A boa notícia refere-se às medidas necessárias, pois, além de prevenir as fraudes, trazem inúmeros benefícios para as empresas. Aumento da produtividade, vantagens competitivas e melhora no ambiente de trabalho são algumas delas.
Neste artigo, Wagner Giovanini, sócio da Contato Seguro e da Compliance Total e especialista no assunto, organizou algumas dicas importantes em 3 blocos:
- As estruturais, para dar uma sustentação sólida para a organização, visando evitar a ocorrência de fraudes em geral.
- As sistêmicas, com o objetivo de gerar, na organização, um conhecimento claro sobre possíveis vulnerabilidades e prover a capacidade de evitar a concretização de tais riscos.
- Por fim, dicas gerais para coibir as fraudes mais comuns no ambiente corporativo.
10 dicas de ouro para prevenir fraudes de maneira estrutural
- Elabore um Código de Conduta e políticas internas para prevenção a fraudes.
- Disponibilize um Canal de Denúncias profissional para o público interno e externo.
- Sensibilize os funcionários sobre a importância de reportar irregularidades.
- Comunique regularmente, para incentivar o uso adequado do Canal de Denúncias, quando alguém souber ou suspeitar de uma irregularidade ou desvio de conduta.
- Implemente controles internos, com o propósito de assegurar conformidade nos processos críticos.
- Sistematize um processo de auditoria interna, de maneira a avaliar de modo periódico o cumprimento das regras.
- Instale um sistema de Governança efetivo para aprovações e tomadas de decisão consistentes.
- Crie comitês ou conselhos responsáveis por temas como auditoria, questões fiscais, riscos e ética.
- Implemente um Mecanismo de Integridade efetivo (Sistema de Compliance).
- Estabeleça um processo de monitoramento confiável para as questões importantes da organização.
5 dicas de ouro para prevenir fraudes de maneira sistêmica
- Selecione especialistas e identifique as vulnerabilidades da sua organização em relação a possíveis fraudes, contemplando processos, pessoas, práticas, governança, relacionamentos, etc.
- Estabeleça medidas mitigadoras dos riscos identificados e crie um plano de ação definindo as prioridades, conforme a criticidade de cada tema.
- Promova um acordo para cumprimento dos prazos com os responsáveis nomeados para cada medida.
- Acompanhe a implementação do plano de ação, de forma proativa, a fim de assegurar o seu cumprimento, com reportes regulares para a Alta Direção.
- Crie um círculo virtuoso com as 4 dicas acima, de modo a tornar periódicos esses processos.
10 dicas gerais para prevenção a fraudes no cotidiano
- Controle com cuidado os processos de concessão de benefícios, aprovação de horas-extras, reembolso, cartão corporativo, etc.
- Monitore com precisão os processos relativos à folha de pagamento (ex.: tributos trabalhistas, planos de saúde, vale refeição, vale transporte, etc.).
- Avalie antecedentes antes da contratação e acompanhe regularmente as condutas dos funcionários em funções ou áreas de risco de fraudes.
- Monitore bem todas as transações financeiras e os processos envolvendo dinheiro (ex.: faturamento, contas a pagar, contas a receber, manipulação de cheque, conciliação bancária, etc.).
- Assegure que os registros contábeis sejam fidedignos e representem de forma adequada a real situação da empresa e suas transações.
- Coloque em prática medidas de segurança da informação, cuidado com informações sensíveis e confidenciais e controles contra a ação de hackers.
- Providencie medidas de segurança contra furtos de ativos da empresa e manipulação indevida de estoques.
- Implemente processos internos para garantir integridade na área de compras, relacionamento com fornecedores, parceiros, distribuidores, revendas e/ou contratação de serviços ou produtos.
- Mobilize as pessoas da empresa para seguirem os mais elevados padrões éticos na participação de processos de concorrência, licitação e vendas em geral.
- Implemente processos e seus respectivos controles relativos a pagamento de impostos (tributação em geral), prevenção à lavagem de dinheiro (se aplicável) e gestão financeira da empresa.
Conclusão
As fraudes são práticas usuais nas instituições e, se não tratadas preventivamente, podem gerar perdas irreparáveis.
Portanto, o propósito deste artigo foi oferecer 25 dicas essenciais de prevenção a fraudes para a sua organização para que, dessa forma, sua organização solidifique um ambiente saudável no trabalho e assegure a sustentabilidade.
Com as 10 dicas estruturais, a entidade cria uma base de suporte realista e palpável, para evitar a ocorrência de fraudes.
Mas, só isso é insuficiente. Importa também implementar as 5 dicas sistêmicas, pois, o dinamismo do ambiente corporativo pode gerar vulnerabilidades e, com elas, a instituição estará sempre precavida frente a novos riscos.
Por fim, as 10 dicas gerais devem igualmente ser consideradas, devido à sua utilidade habitual nas organizações de todos os tipos.
A Contato Seguro oferece um Canal de Denúncias profissional, com garantia da confidencialidade, permissão ao anonimato e mais uma série de benefícios sem precedentes no mercado.
A Compliance Total oferece soluções, produtos e serviços para ajudar a sua organização a implementar todas as dicas deste artigo. Entre em contato com nossos especialistas(1) e conheça uma solução inovadora para implementação de Sistemas de Compliance(2).
Fontes:
(1) https://www.compliancetotal.com.br/
(2) https://canaldedenuncia.canaldaetica.com.br/demonstracao_station
