Ter um Canal de Denúncias é condição fundamental para que uma organização possa identificar e investigar relatos sobre irregularidades e más condutas.
Um sistema de recebimento de denúncias adequado protege a empresa de fraudes, corrupção, assédio moral e sexual, casos de discriminação, entre outros.
Entretanto, o sucesso do Canal só será alcançado se ele for utilizado da maneira correta.
Não basta disponibilizar um Canal de Denúncias para que os resultados apareçam — alguns passos complementares são importantes, desde a sua implementação. Por exemplo, uma campanha de comunicação do Canal aos colaboradores e líderes é indispensável, para desmistificar o objetivo desse instrumento, reduzir medos e estimular o seu uso.
Outra questão importante é garantir que o usuário saiba usar a plataforma — que ele detenha todo conhecimento necessário para navegar pelo sistema e iniciar e acompanhar um relato de irregularidade.
A investigação das denúncias é também um desses passos, merecendo atenção especial, pois é ela que permite concretizar o propósito do Canal — detectar e corrigir as irregularidades no local de trabalho.
Neste artigo, vamos entender o que significa uma investigação de denúncias imparcial e adequada, elencando os elementos necessários para que o processo de apuração de um relato seja bem sucedido, trazendo, por fim, todos os benefícios que um Canal de Denúncias pode gerar para uma organização.
Investigação de denúncias: metodologia e imparcialidade
Segundo o especialista em Compliance, Wagner Giovanini, para a investigação de denúncias é preciso estabelecer uma metodologia, além de contar com:
“[…] pessoas qualificadas e observar uma série de cuidados para que a apuração não gere desperdício de tempo, desconforto nas pessoas, crie estresse desnecessário, ou pior: não traga o resultado esperado”.
A metodologia compreende uma maneira estruturada de processar a investigação a partir do momento em que uma denúncia é recebida.
Ela compreenderá, assim:
- O desenho do processo de investigação.
- A definição de critérios, como por exemplo a delimitação entre investigações internas e externas.
- Redação do código de conduta específico para o investigador.
- Definição do perfil do investigador.
- Treinamento e qualificação dos investigadores escolhidos para a função.
- Escolha do investigador para o caso específico a ser apurado.
- Planejamento da investigação.
- Realização de entrevistas.
- Registro dos fatos e elaboração do relatório.
- Gerenciamento de todo o processo de investigação.
Em geral, esse passo-a-passo é aplicável a qualquer organização. A diferença, entretanto, ocorrerá para adaptar o processo à realidade de cada empresa, ou seja, quais são os critérios, o conteúdo do código de conduta do investigador, o perfil desejado, entre outros fatores.
Tendo uma metodologia estruturada, é determinante também assegurar a imparcialidade na investigação. Vamos entender melhor o que é essa propriedade e como ela qualifica positivamente uma investigação.
Importância da imparcialidade e da investigação adequada das denúncias recebidas
A imparcialidade, numa investigação de denúncias, significa a habilidade de separar o que é pessoal do que é objetivo — não misturar os interesses pessoais e profissionais, para que não haja interferência no resultado do processo.
Se entendemos a investigação como um estudo minucioso e detalhado de uma questão (item, material, serviço, processo, denúncia), visando chegar a uma conclusão. Quando for o caso, aplicar alguma medida — então a imparcialidade é uma obrigação.
O objetivo da investigação é trazer a verdade à tona. Isso impõe excluir todos os obstáculos que coloquem em risco esse objetivo.
Na prática, isso significa que o investigador não deve ter preferência sobre o resultado da investigação. Para ele, se a conclusão for positiva ou negativa não pode haver diferença. Importa mesmo saber se a verdade foi alcançada. Para tanto, ele não deve ter relação pessoal com a vítima ou com o acusado, além de não ter nenhum interesse próprio sobre a conclusão dessa investigação.
O trabalho do investigador(1), portanto, é recolher e analisar evidências que demonstrem com clareza e precisão se um fato ocorreu ou não.
A imparcialidade é elemento chave para se obter tal resultado e gerar confiança e credibilidade para todos os envolvidos no processo, desde quem fez a denúncia até a própria empresa, interessada na correção da irregularidade e na aplicação das medidas cabíveis, sempre com justiça e honestidade.
Caso perceba-se o investigador como parcial, pode se questionar todo o processo de investigação.
Há algumas dicas para escolher um investigador imparcial:
- Escolha um investigador que não tenha envolvimento com a questão a ser apurada: por exemplo, não ser da própria área dos envolvidos, não ter interesse na sucessão de eventuais funções ou cargos sob análise.
- Escolha um investigador que não tenha histórico de trabalho com os envolvidos e, de preferência, que não tenha conduzido recentemente uma investigação com os mesmos participantes: no primeiro caso, deve-se evitar afinidade pessoal e proximidade emocional com os envolvidos e testemunhas e, no segundo caso, é preciso prevenir que a investigação atual sofra influência de processos e/ou resultados de investigações anteriores.
Assim, com a imparcialidade, aumentam-se as chances do sucesso da investigação, que significa chegar à verdade, independentemente das consequências dela decorrentes.
A investigação de denúncias é uma tarefa séria e muito importante para o bom funcionamento do canal de relatos — seja interno ou externo — de uma organização.
Planejar a investigação e ater-se ao procedimento estabelecido devem estar presentes no dia a dia dos investigadores, pois essa conduta favorece o alcance dos objetivos.
E a imparcialidade constitui peça fundamental e característica indispensável ao investigador, conferindo ao trabalho a credibilidade necessária.
Sobre a Contato Seguro
A Contato Seguro, sediada em Porto Alegre e criada em 2008, é referência na solução terceirizada para relatos de irregularidades, o Canal de Denúncias.
Na plataforma, alta tecnologia, gestão e suporte unem-se para a efetiva implementação e comunicação da ferramenta dentro da sua empresa.
Hoje mais de 1.500 empresas em 37 países e 12 idiomas contam com a ferramenta para potencializar seus resultados e proteger seus colaboradores.
Fonte:
(1) https://tinyurl.com/2xnys925
