O Canal de Denúncias é a ferramenta que escuta o coração da sua empresa. E quem é o coração das empresas? São as pessoas!
As pessoas precisam ser ouvidas e acolhidas para que o ambiente de trabalho seja saudável, produtivo e gerador de resultados.
O Canal de Denúncia é a ferramenta que promove essa escuta, e que dá à empresa o poder de adaptar, corrigir e elaborar estratégias pensando no melhor para os seus funcionários.
Para que tudo isso funcione, os colaboradores precisam saber usá-lo.
A confiança, a familiaridade e os resultados da ferramenta são fundamentais para torná-la uma parte integrante do trabalho das pessoas.
Neste artigo, entenda como treinar os seus funcionários para utilizar bem o Canal de Denúncias e levar todos os benefícios do instrumento para a sua organização!
A importância do treinamento para uso do Canal de Denúncia
Qualquer ferramenta precisa de instrução e treinamento para que as pessoas possam utilizá-la.
Com o Canal de Denúncias, não é diferente. O assunto “denúncias” pode soar muito delicado para as pessoas.
A empresa precisa comunicar e conscientizar sobre o seu verdadeiro papel e retirar os possíveis obstáculos que distanciam a ferramenta do colaborador.
Por que os funcionários precisam conhecer o Canal de Denúncia
Desde a Lei 14.457/22, que torna obrigatória a presença do Canal de Denúncias para todas as empresas com CIPA, muitas organizações implementaram a ferramenta.
Mas uma implementação de sucesso deve aproximar o colaborador do Canal. Nem sempre as pessoas sabem utilizá-lo e, pior: às vezes nem sabem que a ferramenta existe!
Os funcionários precisam conhecer o Canal de Denúncias porque:
- a ferramenta é estratégica e indispensável para gerar mais resultados para a empresa e clima organizacional positivo;
- serve para proteger os colaboradores e gerar ambientes de trabalho mais seguros;
- a ferramenta caminha junto com o Código de Conduta e garante que os valores da organização se façam presentes no cotidiano;
- sabendo como utilizá-lo, os resultados vêm mais rapidamente.
Além disso, eles precisam compreender quais irregularidades devem ser relatadas, entender sobre o anonimato e a confidencialidade, ganhar confiança no processo e na imparcialidade da investigação e, assim, contribuir para um ambiente de trabalho mais positivo.
Benefícios de um Canal de Denúncia Corporativo eficaz
Mas que benefícios são esses que o Canal de Denúncias pode gerar? São diversos:
- Adequação com as leis e legislações vigentes;
- Redução de fraudes e condutas irregulares e antiéticas;
- Maior engajamento dos funcionários em suas atividades e na segurança do ambiente de trabalho;
- Prevenção de riscos legais e financeiros para a empresa;
- Melhoria na reputação da empresa.
O Canal gera esses benefícios porque estabelece um meio de relato para irregularidades e outros desvios dentro da empresa.
As pessoas que estão mais próximas dessas ocorrências, os colaboradores, podem relatar com segurança se viram ou sofreram qualquer tipo de: discriminação, assédio, desvio, fraudes, etc.
Assim, essas denúncias são apuradas e investigadas, gerando consequências para os responsáveis, e estimulando a criação de estratégias de enfrentamento e prevenção de riscos.
Para saber sobre a importância do Canal de Denúncias, confira esse podcast do especialista em Compliance e sócio da Contato Seguro, Wagner Giovanini.
Passos para treinar funcionários no uso do Canal de Denúncia
Existem algumas medidas altamente eficientes para o treinamento dos funcionários a respeito do Canal de Denúncias.
Vamos tratar dessas medidas aqui: materiais, treinamentos, workshops e sessões informativas, além de comunicações sobre o anonimato e a confidencialidade.
Desenvolvendo materiais de treinamento adequados
Considerando a pluralidade e a diversidade das pessoas nas organizações, é importante preparar materiais de comunicação que sejam acessíveis para todos.
Utilizar diversos formatos (físico, digital, áudio ou vídeo) e meios, além de garantir que os materiais sejam acessíveis a pessoas surdas, por exemplo, é fundamental.
Os materiais devem ser educativos e muito didáticos: explicar com detalhes, ilustrações e fluxogramas garante a maior retenção do aprendizado.
Assim, pode-se criar:
- manuais e guias ilustrativos: formato físico, em PDF e em vídeo com um tradutor em LIBRAS;
- vídeos explicativos: com simulações de situações irregulares e simulações de relatos através do canal;
- perguntas e respostas: em pequenos times, ou disponibilizar um formulário online para que as pessoas perguntem de forma anônima, e os especialistas podem responder e publicar.
Realizando workshops e sessões informativas
Workshops também são uma opção interessante e interativa para ensinar mais sobre o Canal de Denúncias.
Podem ser realizados regularmente, de maneira presencial ou online.
Nos workshops, as simulações podem ser feitas ao vivo mostrando o passo a passo do canal, contar com palestras de especialistas em compliance, e estimular a interação.
Garantindo a confidencialidade e anonimato
Esse ponto é fundamental.
A garantia da confidencialidade e do anonimato é o principal fator motivador para que funcionários realizem a denúncia.
Sem isso, as pessoas não denunciam por medo de retaliação.
Assim, fazê-los entender o que é a confidencialidade e o anonimato, e comprovar que isso funciona (pelos workshops e comunicações), é fundamental para gerar confiança e motivação para denunciar.
No treinamento, enfatize:
- como são as medidas de seguranças internas da plataforma que garantem o anonimato;
- quem tem acesso às informações e como elas são tratadas dentro do software;
- a impossibilidade da retaliação contra os denunciantes.
Boas práticas na comunicação do Canal de Denúncia nas empresas
Agora que você já entendeu quais são as estratégias de educação e treinamento, vamos tratar de algumas boas práticas para a comunicação sobre o Canal na sua empresa.
Utilizando canais internos para divulgar o Canal de Denúncia
É importante garantir que:
- as comunicações sejam feitas por e-mail e canais internos da empresa, com informações e detalhes;
- contar com o apoio dos líderes na divulgação e conscientização sobre o canal é fundamental;
- cartazes e murais em locais estratégicos para que todos possam ver;
- comunicar e incentivar a participação em workshops, reuniões e outros eventos corporativos.
Incentivando uma cultura de transparência e ética
O Canal de Denúncias e a cultura de ética e transparência têm tudo a ver. Uma coisa alimenta a outra, e o resultado é a produtividade, a saúde do ambiente de trabalho e o sucesso da organização.
Por isso, é necessário estabelecer campanhas para fortalecer também o senso geral de ética e de integridade.
Assim, conscientizar sobre questões importantes, como fraudes, desvios, discriminação, assédio, descumprimentos, bullying, etc.
Medindo a eficácia do treinamento
Além de treinar, é preciso avaliar se os treinamentos são eficazes. Assim, é possível melhorá-los e ajustá-los para as necessidades das pessoas da sua organização.
O processo de avaliação pode envolver pesquisas de opinião, análise da quantidade e da qualidade das denúncias, e ajuste constante dos métodos de treinamento.
Conheça a plataforma de Canal de Denúncia da Contato Seguro
A Contato Seguro é uma plataforma completa para o Canal de Denúncias. Temos robustez e priorizamos a segurança.
Recentemente, obtivemos a certificação ISO 27001, que estabelece conformidade com medidas de segurança de dados.
Nosso propósito é ouvir o coração das empresas, e ajudá-las a construir um ambiente de trabalho mais seguro, mais íntegro e bem-sucedido.
Cuidando dos colaboradores, nós cuidamos da sua organização!
Implementando o nosso Canal, você recebe todo suporte para a criação dos primeiros treinamentos de conscientização para os colaboradores, e já garante as primeiras denúncias o quanto antes.
Quer saber mais sobre a nossa solução? Entre em contato com um dos nossos especialistas preenchendo o formulário ao lado!
