Vivemos hoje uma era altamente informatizada. O consumidor se encontra cada vez mais consciente e crítico em relação à postura tomada pelas organizações diante de questões como inclusão, respeito ao meio ambiente, defesa de valores éticos, etc.
Nesse contexto, a implementação de um Canal de Denúncias se torna indispensável para que as empresas consigam combater as irregularidades que podem afetar seus colaboradores, sua imagem no mercado e a sociedade, de modo geral.
Contudo, somente implementar a ferramenta não é o suficiente! Existe uma série de critérios que precisam ser bem definidos para que o Canal assegure os benefícios esperados.
Neste artigo, você poderá conferir tudo aquilo que precisa saber (e fazer) para ter um Canal de Denúncias que realmente funciona, transmitindo a confiabilidade necessária para que o seu uso seja feito e os bons resultados sejam alcançados.
Boa leitura!
Canal de Denúncias: por que essa ferramenta precisa gerar confiança?
A resposta é simples e objetiva: se a ferramenta não for confiável, ninguém a utilizará.
Por isso, o primeiro aspecto importante a ser considerado, no momento da implementação de um Canal de Denúncias, é a escolha por uma plataforma terceirizada.
Gerar confiança e demonstrar credibilidade são fatores primordiais para a efetividade dessa solução.
Quando alguém identifica a ocorrência de alguma irregularidade no ambiente de trabalho (como casos de assédio, fraudes e bullying), para que essa pessoa crie a coragem necessária para denunciar, é preciso que ela acredite plenamente no Canal.
Para que isso aconteça, três elementos precisam estar muito bem comunicados:
- O denunciante precisa ter ciência de que não sofrerá nenhum tipo de retaliação.
- É fundamental que ele saiba que as suas informações estarão protegidas, que o sigilo será garantido.
- Também é essencial reforçar que não haverá exposição de nenhum dado (ninguém rastreará o IP de seu computador ou o seu número de telefone, etc.).
Um Canal interno não consegue assegurar a clareza que esses três aspectos necessitam.
Pense conosco: se o Canal de Denúncias for criado e mantido pela própria empresa, os colaboradores temerão eventuais retaliações (como perder o emprego, por exemplo) e ficarão receosos de realizar as denúncias.
Sobre esse receio, o Compliance Expert, Wagner Giovanini destaca:
Na opção por um Canal interno, sempre vai pairar a dúvida a respeito do porquê dessa decisão: a empresa quer esconder algo? Os dirigentes querem ter total conhecimento e gerência a respeito das denúncias? Os executivos desejam influenciar as decisões sobre o que investigar?
Portanto, ter um Canal de Denúncias oferecido e operado por uma organização terceirizada e isenta, sem vínculos com a empresa, é o primeiro passo para estabelecer elos de confiança entre os colaboradores e a ferramenta.
Mas só isso não basta, ser externo é apenas a primeira característica básica para ter sucesso com a plataforma, ainda existem outros atributos importantes que precisam estar presentes no Canal.
Canal de Denúncias terceirizado: 5 atributos fundamentais
Bem, você já sabe que para gerar confiança, o Canal terceirizado é a melhor opção, certo?
Além disso, existem outras particularidades determinantes, no que compete o êxito da implementação da ferramenta na empresa.
- Precisa oferecer a possibilidade de anonimato
Um Canal seguro e confiável deve proteger a identidade do relatante acima de qualquer coisa. Por isso, torna-se imprescindível a existência da possibilidade de anonimato, para os casos em que o denunciante não deseja se identificar.
- Precisa ser acessível a todos
Tem que estar disponível 24 horas por dia, 7 dias por semana, de modo que todos possam usar, no momento em que desejarem.
Quando alguém precisar fazer uma denúncia, o Canal deve estar pronto para recebê-la.
“Já pensou perder uma denúncia de uma fraude de 20 milhões de reais ou um caso sério de assédio que pode ir para as mídias sociais?”, aponta Giovanini.
Outro ponto importante, que engloba a questão da acessibilidade, é o tempo de resposta. O Canal não deve deixar o denunciante esperando muito tempo para fazer o seu relato.
“O Canal precisa estar preparado para evitar as famigeradas ‘musiquinhas’ de espera como: ‘nossos atendentes estão ocupados… aguarde a sua vez…’. Isso faz com que as pessoas desistam de fazer a denúncia”, salienta o expert.
- Precisa ter uma boa infraestrutura
Nesse quesito, a segurança da informação assume um papel altamente relevante.
Ao receber um relato, o Canal precisa ser capaz de evitar a invasão de hackers, sem permitir o acesso não autorizado às informações coletadas, além de contar com mecanismos robustos de backup e recuperação do banco de dados.
- Precisa ter a inteligência necessária para entender a denúncia
O processo de recebimento da denúncia precisa ser minucioso. Para que isso seja possível, a qualificação dos atendentes do Canal faz toda a diferença.
É necessário que existam profissionais capazes de baixar o estresse do denunciante e fazer com que ele se sinta acolhido, para assim conseguir extrair o máximo de informações, facilitando o posterior processo de investigação das alegações, no repasse dos relatos para a empresa.
- Precisa ser implementado em um ambiente bem preparado
É essencial sensibilizar os funcionários, para que eles confiem no Canal e acreditem que a empresa tratará das denúncias sem demora, solucionando as irregularidades (quando comprovados) e mantendo um clima de trabalho positivo.
Existe uma série de medidas que ajudam a conscientizar os colaboradores sobre o bom uso da ferramenta, dentre elas:
- Elaborar um Código de Conduta.
- Realizar campanhas de comunicação e treinamentos sobre como usar o Canal, quais tipos de irregularidades podem ser relatadas, etc.
- Reforçar sempre a importância do uso consciente do Canal, identificando que a ferramenta existe não como um “enfeite” para a imagem do negócio, mas sim como uma solução efetiva, que reflete o comprometimento da empresa com a construção de relações de trabalho éticas, saudáveis e baseadas no respeito mútuo.
Como implementar um Canal de Denúncias que realmente funciona?
Para implementar um Canal de Denúncias terceirizado, que contemple todos os atributos que elencamos anteriormente, você pode contar com a Contato Seguro.
Somos uma solução de Canal de Denúncias presente em mais de 2.000 empresas, em 38 países.
Nossa plataforma é…
- Ideal para qualquer tipo de negócio: pode ser implantado em organizações de todos os tamanhos e segmentos.
- Facilita a sua gestão: permite o acesso a relatórios gerenciais em tempo real (via aplicativo ou site).
- É personalizado para a sua empresa: oferece um portal on-line 100% seguro e adaptado para a identidade do seu negócio.
- É digital, simples e acessível: uma ferramenta completa, com o melhor custo-benefício do mercado.
Nossa plataforma é…
- Abre portas para novos negócios e aumenta o volume de vendas: gera uma imagem positiva, facilitando o fechamento de contratos e parcerias comerciais com grandes empresas e órgãos públicos.
- Previne contra processos trabalhistas: ajuda a identificar e solucionar a irregularidade, antes que ela se torne uma ação judicial.
- Diminui a rotatividade de funcionários: ao se sentirem amparados pelo Canal, os colaboradores se engajam mais e preferem contribuir para a melhoria do clima da empresa, sem ir embora diante de situações desagradáveis que possam ocorrer.
- Entre outros.
Dê início agora mesmo à implementação do Canal de Denúncias que vai proteger e ajudar a potencializar os resultados dos seus negócios.
