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Como Implementar um Canal de Denúncias em sua Empresa

Como Implementar um Canal de Denúncias em sua Empresa
Tempo de Leitura: 5 Minutos

Você já deve saber que implementar um Canal de Denúncias é uma das melhores decisões que você pode tomar para potencializar os resultados da sua empresa.

O Canal de Denúncias é o coração do Compliance — um Sistema de Gestão que visa criar nas organizações a cultura do “fazer o certo”. Quando as pessoas numa empresa são éticas, íntegras e transparentes, todos os processos funcionam melhor, e todos os resultados são amplificados.

O Canal ocupa esse espaço central porque, se não houver um meio efetivo para denunciar irregularidades e más condutas e responsabilizar os autores, as estratégias de Compliance tornam-se insuficientes.

Com as denúncias, a base do sistema fica garantida: quem agir de maneira irregular ou engajar em má conduta será responsabilizado.

Neste artigo, vamos explicar qual é o melhor processo de implementação de um Canal de Denúncias para que ele gere todos os resultados positivos possíveis para a sua organização.

Entenda como a escolha do Canal externo, o anonimato e a segurança, os treinamentos e a conscientização, bem como o processo de apuração de denúncias são elementos essenciais para esse objetivo.

Boa leitura!

Planejamento Estratégico: A Escolha de um Canal de Denúncias Externo

O Canal de Denúncias é uma ferramenta fundamental para alcançar resultados excelentes na sua organização. Você já conhece seus benefícios e sabe que a Lei 14.457/22 tornou obrigatória a presença de canais externos para empresas com CIPA.

Ou para se adequar à lei ou porque deseja impulsionar o seu negócio, você agora está pronto para adquirir o seu Canal de Denúncias.

Mas, como escolher? Quais são os atributos que se deve procurar em uma solução em Canais de Denúncias? Vamos a eles.

Wagner Giovanini, um dos maiores nomes de referência em Compliance no Brasil e sócio-diretor da Contato Seguro, esclarece que um bom Canal de Denúncias deve possuir alguns atributos principais. São eles:

  • confidencialidade e anonimato: o Canal precisa permitir que os relatos sejam ou confidenciais (com garantia de não exposição da identidade), ou completamente anônimos (quando não é possível identificar o relator). Isso estimula que as pessoas utilizem o Canal com mais liberdade e com segurança.
  • acessibilidade do canal: manter o Canal sempre disponível também é imprescindível. É importante haver vários formatos para a realização de denúncias, como e-mail, formulário no site, ligação telefônica, etc., e esses devem ser acessíveis 24 horas por dia. É preciso evitar a desistência de fazer o relato.
  • alto nível da infraestrutura: a plataforma deve ter um nível elevado de segurança, não sendo tolerável a possibilidade de vazamento de dados. Além disso, o sistema deve permitir pesquisas, relatórios e consultas.
  • capacidade de compreensão e codificação da Denúncia: aqui é importante qualificar os atendentes, treiná-los bem, fornecer um bom modelo de atendimento, de fluxo de perguntas, etc.
  • ambiente propício na empresa: todo o ambiente deve propiciar o uso ativo do Canal — confiança na empresa, na plataforma e na integridade do processo de denúncia. Para que o Canal tenha sucesso, ele precisa surtir efeito. Aqui também entram os Códigos de Conduta, os treinamentos e o incentivo ao uso da ferramenta.

Para escolher um bom Canal, é preciso buscar a excelência em cada uma dessas características.

Garantindo Anonimato e Segurança: O Papel do Canal de Denúncias Externo

Em primeiro lugar, destacamos o quanto é decisivo que o Canal seja externo. Ou seja, deve ser um serviço terceirizado, alheio à organização.

Isso é essencial porque os atributos mais importantes do Canal, para que ele funcione efetivamente, são a segurança e o anonimato.

As pessoas tendem a não denunciar justamente porque têm medo de sofrer retaliação, serem expostas, e de sofrerem impacto social no ambiente de trabalho.

Quando o Canal é interno, são os próprios funcionários da empresa que estarão engajados em recolher o relato, apurá-lo e encaminhá-lo para resolução. E aqui surge um problema: e quando a denúncia envolver uma dessas pessoas que lida diretamente com as denúncias? Ou envolver alguém que tenha uma relação mais próxima delas?

É impossível garantir a lisura e a integridade da apuração de uma denúncia quando um Canal é interno.

Por outro lado, quando o Canal de Denúncias é externo à organização, as pessoas que recolhem o relato, apuram e o encaminham são terceiros: não têm relações com ninguém que esteja envolvido com os fatos relatados.

Isso evita o conflito de interesses, a disformidade no julgamento e, consequentemente, no resultado da apuração.

Em resumo, com o Canal externo, garante-se os atributos fundamentais para caracterizar um bom Canal de Denúncias. Esses são a garantia do anonimato e da segurança

Treinamento e Conscientização: sensibilizando colaboradores sobre o uso correto do Canal de  Denúncias

A abordagem educativa é substancial ao implementar o Canal de Denúncias. 

É claro, para que as pessoas façam as denúncias pelo Canal, elas precisam saber o que é que se pode denunciar ou não, ou seja, quais condutas são consideradas irregulares ou não.

Por isso, treinamentos de conscientização devem ser aplicados com regularidade. 

De forma mais geral, os treinamentos sempre terão como assunto os Códigos de Ética e as políticas internas da organização. Esses são bons pontos de partida.

Os demais assuntos sobre os quais tratar nesses treinamentos vai depender do tipo de empresa: se é de comércio, indústria ou serviços; e, é claro, do setor, do departamento, etc.

Além disso, os treinamentos devem ser disponibilizados em vários formatos considerando a preferência do público-alvo — apostilas, folhetos, material digital, vídeos, etc. — e serem de fácil acesso.

Conclusão

Para que o Canal de Denúncias produza todos os efeitos positivos que pode às empresas, é preciso investir na sua implementação.

Implementar bem um Canal de Denúncias começa com garantir que ele seja externo, terceirizado, e também garantir que os atributos mais importantes estejam presentes na plataforma.

A Contato Seguro oferece um Canal de Denúncias que cumpre esses requisitos, e ainda é personalizável e adaptável para a sua empresa — preencha o formulário ao lado e fale com um de nossos especialistas para alavancar o sucesso da sua!

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