A relação entre liderança e Canal de Denúncias é o pilar que garante o funcionamento estratégico e a isenção de um programa de integridade corporativa. Para o C-Level, CHROs e gestores de Compliance, promover ativamente o uso de uma plataforma terceirizada é indispensável para combater a subnotificação, quebrar o silêncio organizacional e fortalecer a governança. Neste artigo detalhamos 5 estratégias para aumentar o engajamento e reforçar a segurança psicológica da equipe. 

Um Canal de Denúncias só funciona bem quando existe confiança no processo. Por isso, a liderança precisa participar da comunicação, promover a ferramenta e reforçar uma cultura aberta ao relato de irregularidades.

Esse trabalho começa antes da primeira manifestação, com um fluxo definido para recebimento, triagem, encaminhamento e investigação. Um Canal terceirizado e independente pode contribuir com confidencialidade, segurança e rastreabilidade, além de separar o recebimento das manifestações da operação interna.

A Lei nº 14.457/2022 reforça essa estrutura ao exigir, para organizações obrigadas a constituir CIPA, procedimentos para recebimento, acompanhamento e apuração das denúncias, além da aplicação de sanções quando cabíveis e da preservação do anonimato da pessoa denunciante.

Por isso, liderança e Canal precisam estar alinhados. A seguir, veja cinco estratégias para aumentar o engajamento, reduzir a subnotificação e fortalecer a confiança no processo.

O papel do C-Level no combate à subnotificação corporativa

Poucos relatos não significam necessariamente poucos problemas. Quando existe medo de retaliação, receio de exposição ou desconfiança sobre o tratamento das manifestações, situações relevantes podem sequer chegar ao conhecimento da organização.

O silêncio também pode estar relacionado à forma como a própria liderança se posiciona. Quando gestores tratam o Canal de Denúncias corporativo como sinal de crise ou desencorajam manifestações, podem contribuir para o aumento da subnotificação, ou seja, quando situações que poderiam ser comunicadas não chegam ao conhecimento da organização.

Segundo Marcelo Borowski Gomes, especialista em Compliance, “não ter denúncias em um canal é um sinal de alerta, não de que está tudo bem. Significa que as pessoas têm medo de falar. A transparência começa de cima. Se a liderança não demonstra compromisso, o programa de integridade não prospera”.

Por outro lado, quando o C-Level demonstra que o Canal faz parte da estrutura de governança e que relatos de boa-fé serão tratados com confidencialidade, a percepção sobre a ferramenta pode mudar.

Esse comportamento está diretamente relacionado ao conceito de Tone from the Top, segundo o qual a postura da alta liderança influencia a forma como valores e políticas são incorporados à cultura organizacional.

Para fortalecer essa cultura, o C-Level pode:

• Apoiar publicamente o Canal, mostrando que a ferramenta faz parte da estrutura de integridade da organização;
• Reforçar a política de não retaliação, deixando claro que manifestações de boa-fé devem ser respeitadas;
• Incluir o tema na comunicação da liderança, evitando que o Canal seja lembrado apenas diante de uma crise;
• Acompanhar indicadores agregados, observando recorrências e pontos de atenção sem acessar informações que devam permanecer restritas;
• Dar suporte aos processos de apuração, respeitando os responsáveis e evitando interferências nos casos.

Essa postura ajuda o RH a transformar o Canal em parte da rotina de gestão e fortalece a confiança necessária para que situações relevantes cheguem ao conhecimento da organização.

As 5 estratégias práticas para a gestão promover o uso da plataforma

A liderança não precisa assumir a operação do Canal para contribuir com seu funcionamento. O papel está principalmente em criar condições para que a ferramenta seja conhecida, respeitada e utilizada quando necessário.

Estratégia 1: Comunicação contínua – o Tone from the Top começa na liderança

A comunicação da diretoria tem peso na forma como a equipe percebe o Canal. Por isso, o tema pode aparecer em comunicados oficiais, reuniões, campanhas internas, integrações e outros momentos de contato com os colaboradores.

A mensagem precisa ser simples: a organização possui um Canal independente, as manifestações são tratadas dentro de um fluxo definido e não há espaço para retaliação contra quem relata uma situação de boa-fé.

Essa comunicação também deve explicar que o Canal não substitui os gestores, o RH, o Compliance ou os demais responsáveis pela apuração. Ele organiza a entrada das manifestações e ajuda a direcioná-las para o tratamento adequado.

Estratégia 2: Incluir ética nos rituais de gestão

O tema não precisa aparecer apenas em campanhas específicas. Reuniões de liderança, encontros de 1:1, onboarding e rituais de alinhamento do RH são oportunidades para reforçar comportamentos esperados e lembrar a existência dos canais disponíveis.

A liderança pode, por exemplo, incluir temas relacionados ao Código de Conduta e à cultura de integridade em conversas periódicas com as equipes.

Esse cuidado ajuda a aproximar o Canal da rotina da organização e evita que a ferramenta seja percebida como algo distante ou reservado a situações excepcionais.

Estratégia 3: Reforçar a política de não retaliação

Uma das principais barreiras ao relato é o receio sobre o que pode acontecer depois da manifestação. Por isso, a liderança precisa conhecer e comunicar as políticas internas de proteção a quem usa o Canal de boa-fé.

A mensagem deve ser consistente em todos os níveis hierárquicos. Não basta existir uma política formal se gestores transmitem, por comportamento ou discurso, que quem relata problemas pode sofrer consequências.

Também é importante orientar as lideranças sobre os limites de atuação. Quando uma manifestação envolve alguém da própria gestão, por exemplo, o caso precisa seguir o fluxo definido pela organização, sem interferências que comprometam a independência da apuração.

Estratégia 4: Compartilhar métricas sem expor os casos

Indicadores ajudam a mostrar para a liderança como o Canal está sendo utilizado e quais temas aparecem com maior frequência.

A organização pode acompanhar informações como volume de manifestações, categorias, áreas envolvidas, prazos de tratamento, status e recorrências. Os dados devem ser apresentados de forma agregada, preservando a confidencialidade dos casos.

Essas informações também podem apoiar decisões de gestão. Uma recorrência de relatos sobre determinada prática, área ou comportamento pode indicar a necessidade de treinamento, revisão de processos ou outras medidas preventivas.

Estratégia 5: Capacitar a média gerência

A média gerência ocupa uma posição especialmente importante. São os gestores que estão mais próximos das equipes e podem influenciar diretamente a percepção sobre o Canal.

O treinamento deve deixar claro o que fazer quando alguém procura um gestor para relatar uma situação, quais informações precisam ser preservadas e quais condutas podem comprometer uma apuração.

O gestor não precisa investigar por conta própria. O mais importante é conhecer os fluxos internos e direcionar a manifestação para o Canal ou para a área responsável, conforme os procedimentos definidos pela organização.

Segurança psicológica como motor de retenção de talentos

A confiança no Canal está relacionada à percepção de segurança para falar sobre problemas. Quando uma pessoa acredita que será exposta, ignorada ou prejudicada depois de fazer um relato, a tendência é permanecer em silêncio.

Esse comportamento pode alimentar a subnotificação corporativa e dificultar a identificação de problemas relacionados a assédio, discriminação, conflitos, fraudes e outras irregularidades.

Para o RH, o Canal pode funcionar como um dos pontos de escuta da organização. Os relatos não devem ser interpretados isoladamente, mas analisados junto a outros indicadores de clima, turnover, absenteísmo e gestão de pessoas.

A forma como a liderança encara a ferramenta também faz diferença. Veja a diferença entre dois perfis:

Uma cultura de confiança não depende apenas da existência de uma plataforma. Ela também é construída pela maneira como a liderança reage quando recebe informações difíceis.

Quando os colaboradores percebem coerência entre o discurso da organização e o tratamento dado às manifestações, aumenta a possibilidade de o Canal ser incorporado à rotina de integridade.

O Canal terceirizado e independente como parte de um processo confiável

A confiança também está relacionada à forma como o Canal é estruturado. Um canal interno pode fazer parte da operação da organização, mas a proximidade com as áreas envolvidas em determinados casos pode gerar dúvidas sobre independência, principalmente quando o relato envolve gestores, lideranças ou integrantes do próprio Compliance.

Um Canal de Denúncias terceirizado e independente cria uma separação entre a estrutura responsável pelo recebimento e a organização que deverá analisar os fatos e tomar as decisões cabíveis.

A terceirização, porém, não significa transferir a responsabilidade pela apuração. A organização continua responsável pelas decisões, investigações e medidas decorrentes de cada caso. O parceiro externo atua na estrutura de recebimento, organização e encaminhamento das manifestações, conforme o fluxo definido.

Esse modelo também permite reunir recursos importantes em um único ambiente, como confidencialidade, controle de acesso, rastreabilidade e histórico das movimentações.

Por isso, o valor de um Canal externo não está apenas em oferecer um endereço para receber denúncias. Ele pode fazer parte de um processo seguro e estruturado, que acompanha a manifestação desde o registro até a triagem, investigação e encaminhamentos necessários.

Como estruturar o processo do recebimento à investigação

Para a liderança, o próximo passo é entender o Canal como parte de um processo maior. Disponibilizar telefone, formulário ou plataforma é apenas o início. É preciso definir o que acontece com a manifestação depois que ela chega.

Esse fluxo deve estabelecer, pelo menos:

• Recebimento e registro: como a manifestação será registrada e quais informações serão preservadas;
• Triagem: como os relatos serão classificados e direcionados;
• Responsáveis: quem terá acesso às informações e quem conduzirá cada etapa;
• Investigação: quais casos precisam de apuração e quais procedimentos serão adotados;
• Prazos e movimentações: como o andamento será acompanhado e documentado;
• Conclusão: como os resultados da apuração e os encaminhamentos serão registrados.

Uma plataforma estruturada também centraliza datas, categorias, responsáveis, encaminhamentos, prazos e movimentações, criando um histórico que pode apoiar auditorias, avaliações de Compliance e processos de Due Diligence, usados para analisar riscos antes de operações como fusões e aquisições.

Os relatos ainda podem contribuir para identificar recorrências e fatores de risco, mas não substituem as avaliações técnicas do GRO nem as atribuições da CIPA.

Na Norma Regulamentadora nº 1 (NR-1), o capítulo 1.5 passou a incluir expressamente os fatores de risco psicossociais relacionados ao trabalho no GRO. O Canal pode fornecer informações relevantes para essa gestão, mas não substitui a avaliação técnica desses riscos.

Como a Contato Seguro apoia essa estrutura

Na Contato Seguro, o Canal oferece uma estrutura terceirizada e independente para receber, organizar e gerenciar manifestações, com recursos de segurança, confidencialidade, controle de acesso e rastreabilidade.

A operação externa separa o recebimento dos relatos das decisões internas de investigação e encaminhamento, o que pode aumentar a confiança no processo, especialmente em casos que envolvem lideranças.

A Inteligência Artificial é um pacote adicional, com recursos para apoiar diferentes etapas do processo, como a triagem e a organização inicial das manifestações. A investigação e as decisões sobre cada caso permanecem sob responsabilidade da organização.

Assim, cada relato segue um fluxo definido, do recebimento ao encaminhamento, com histórico das etapas realizadas.

Conclusão: liderança, confiança e um processo estruturado

O engajamento com o Canal de Denúncias começa pela liderança. Quando C-Level, RH e média gerência tratam a ferramenta como parte da cultura de integridade, a organização cria melhores condições para que os colaboradores reconheçam o Canal como um espaço confiável para comunicar situações relevantes.

Também é importante olhar para o que acontece depois do relato. Um Canal eficiente precisa estar conectado a processos de triagem, tratamento, investigação, registro e acompanhamento. Sem esse fluxo, a ferramenta corre o risco de funcionar apenas como um ponto de entrada, sem integração real com a governança.

Um Canal de Denúncias terceirizado e independente pode contribuir para essa estrutura ao oferecer uma operação separada da organização, com recursos de confidencialidade, segurança e rastreabilidade. 

Para a liderança, isso representa uma estrutura mais organizada para receber informações e encaminhá-las conforme os procedimentos internos.

Engajar a liderança na cultura de integridade é um passo importante para uma governança mais consistente. 

Converse com os especialistas da Contato Seguro e entenda como uma plataforma terceirizada e independente pode apoiar o RH na construção de um processo seguro, estruturado e auditável para o tratamento das manifestações.

FAQ

1. Qual é o papel da liderança no uso do Canal de Denúncias?
A liderança ajuda a comunicar a existência do Canal, reforçar a política de não retaliação e incorporar a ética aos rituais de gestão. Também deve conhecer os fluxos internos para direcionar corretamente as manifestações.

2. Como a liderança pode combater a subnotificação corporativa?
A liderança pode reduzir barreiras ao relato ao comunicar o Canal de forma contínua, reforçar a confidencialidade, combater práticas de retaliação e demonstrar que as manifestações são tratadas com seriedade.

3. Por que um Canal de Denúncias terceirizado pode aumentar a confiança?
A operação externa cria uma separação entre o recebimento das manifestações e a estrutura interna da organização. Essa independência pode ser especialmente relevante quando o relato envolve gestores, lideranças ou profissionais responsáveis pelo Compliance.

4. O Canal terceirizado assume a investigação das denúncias?
Não necessariamente. A organização continua responsável pelas decisões e medidas relacionadas aos casos. A estrutura terceirizada pode atuar no recebimento, organização, triagem e encaminhamento das manifestações, conforme o fluxo definido.

5. O Canal de Denúncias substitui o GRO ou a CIPA?
Não. O Canal pode fornecer informações relevantes para a gestão de riscos e para a identificação de situações recorrentes, mas não substitui as avaliações técnicas do GRO nem as atribuições da CIPA.

6. Quais indicadores a liderança pode acompanhar?
Volume de manifestações, categorias, áreas envolvidas, prazos de tratamento, status, recorrências e outros dados agregados podem ajudar a liderança a identificar tendências e pontos de atenção sem expor informações confidenciais dos casos.

7. A Inteligência Artificial faz parte da plataforma?
A Inteligência Artificial é um pacote adicional que pode apoiar a triagem e a organização inicial das manifestações. A investigação, a análise dos fatos e as decisões sobre cada caso permanecem sob responsabilidade dos profissionais designados pela organização.