Fraudes e irregularidades podem causar grandes prejuízos e danos à reputação de uma empresa. Um Canal de Denúncia eficiente é essencial para garantir o sucesso do Programa de Integridade, que visa promover a ética e a honestidade na organização.
A ferramenta de integridade cria uma oportunidade segura para que colaboradores, clientes e fornecedores possam relatar irregularidades e condutas de má fé de forma confidencial.
No entanto, é indispensável evitar certos erros ao contratar um Canal de Denúncia independente para que o investimento traga os resultados esperados: manter a ética no ambiente de trabalho.
Por isso, no artigo de hoje, vamos discutir o que evitar ao escolher um Canal de Denúncia terceirizado e como garantir que ele realmente contribua para o bem-estar de líderes e liderados.
Confira!
1) Falta de confidencialidade
A confidencialidade é a base de um Canal de Denúncia eficaz que atende às normas, como a Lei 14.457. A norma de 2022 torna obrigatório o Canal de Denúncias para empresas com CIPA. O Art. 23, item II, detalha:
“II – fixação de procedimentos para recebimento e acompanhamento de denúncias, para apuração dos fatos e, quando for o caso, para aplicação de sanções administrativas aos responsáveis diretos e indiretos pelos atos de assédio sexual e de violência, garantido o anonimato da pessoa denunciante, sem prejuízo dos procedimentos jurídicos cabíveis;”
Sem a restrição de acesso aos dados em sigilo, liberados apenas para quem é estritamente necessário para o andamento da denúncia, os manifestantes podem sentir insegurança e desistirem de relatar irregularidades.
O temor de sofrer represálias ou exposição indevida compromete a confiança dos colaboradores, parceiros comerciais e demais usuários do Canal de Denúncias, além de afetar a capacidade da empresa de identificar e corrigir problemas internos
Critérios para garantia de confidencialidade:
- Utilizar tecnologias de criptografia para proteger as informações dos denunciantes;
- Oferecer capacitação aos responsáveis pelo Canal sobre a importância da confidencialidade e como mantê-la;
- Prestar auxílio no estabelecimento de políticas detalhadas sobre quem tem acesso às informações e como elas são protegidas.
2) Ausência de anonimato
A possibilidade de registrar denúncias sob anonimato (sem identificação) é uma característica fundamental em um Canal de Denúncias para empresas interessadas na alta adesão da plataforma.
“O anonimato é especialmente importante em ambientes corporativos em mudança de cultura organizacional. Geralmente, esse processo estratégico é estimulado por uma gestão que busca reforçar valores como responsabilidade, transparência e ética no local de trabalho”, ressalta Wagner Giovanini, especialista em Compliance.
Recomendações para garantir o anonimato
- Sistemas seguros que permitam o envio de relatos sem identificação, como o Canal de Denúncia da Contato Seguro, empresa líder do segmento no Brasil.
3) Falta de comunicação clara
A clareza na comunicação sobre o funcionamento do Canal de Denúncia é um modo de conscientizar os colaboradores sobre os comportamentos que não serão tolerados no ambiente de trabalho, como:
- Qualquer comportamento indesejado de natureza sexual, incluindo comentários inapropriados, avanços físicos indesejados, ou qualquer tipo de coerção sexual;
- Tratamento injusto ou preconceituoso com base em características pessoais como raça, cor, religião, gênero, orientação sexual, idade, deficiência, ou qualquer outra característica protegida por lei;
- Comportamentos repetitivos e intencionais destinados a humilhar, intimidar ou degradar um colaborador (assédio moral);
- Atos de desonestidade ou corrupção, incluindo roubo, falsificação de documentos, suborno ou qualquer forma de ganho ilícito às custas da empresa;
- Qualquer forma de violência física ou verbal, incluindo ameaças de violência contra colaboradores ou a empresa;
- Não seguir as políticas e procedimentos estabelecidos pela empresa, comprometendo a integridade operacional e a conformidade regulatória.
A compreensão sobre as etapas de registro, análise, apuração e encerramento da denúncia pode tranquilizar o(a) manifestante, pois ele(a) saberá o que esperar após fazer uma denúncia e quais são os seus direitos e deveres ao usar o Canal.
Parâmetros para avaliar a comunicação do Canal:
- Suporte para criação de campanhas de comunicação impressa (cartazes e folders) e digital (emails e intranet) detalhando o processo de denúncia para o público-alvo do Canal;
- Realização de treinamentos, no mínimo a cada 12 meses, para manter todos os colaboradores informados e preparados para usar o Canal de Denúncias.
4) Não verificação das credenciais do fornecedor
Escolher o prestador de serviço certo para implementar o Canal de Denúncia empresarial é uma decisão crítica. Um fornecedor com credenciais sólidas e experiência comprovada garante que o sistema será confiável e eficaz.
Fornecedores com histórico comprovado têm maior probabilidade de oferecer serviços eficazes.Além disso, é fundamental que o fornecedor do Canal de Denúncias terceirizado esteja atento à Lei 14.611/23 (Lei da Igualdade Salarial).
“A recente norma reforça a garantia de direitos para mulheres no mercado de trabalho e estabelece mecanismos de transparência salarial inovadores no país”, explica Giovanini.
Um Canal de Denúncias terceirizado bem implementado serve como uma ferramenta preventiva, ajudando as empresas a evitarem processos trabalhistas.
Como avaliar credenciais e verificar referências:
- Pesquisa de histórico: Verificar a experiência e a reputação do fornecedor de Canal de Denúncia terceirizado;
- Avaliação da Política de Privacidade do prestador, garantindo que esteja em conformidade com a Lei nº 12.965/2014 (Marco Civil da Internet) e a Lei nº 13.709/2018 (Lei Geral de Proteção de Dados, LGPD).
- Referências de clientes: Contatar outros clientes do Canal de Denúncias externo para entender sua experiência com o fornecedor.
Para mais informações detalhadas e um passo a passo completo sobre como buscar um fornecedor ideal para sua empresa, acesse nosso e-book: Checklist: implemente o seu Canal de Denúncias!
5) Falta de suporte técnico e treinamento
Para que um canal de denúncia funcione de maneira eficaz, é essencial ter suporte técnico adequado, disponível sempre que necessário e oferecer treinamentos contínuos aos usuários e administradores do sistema.
Análises anteriores à contratação do prestador de serviço:
- Suporte 24/7: Opte por um fornecedor que ofereça suporte técnico especializado e um Canal de Denúncias empresarial que opere 24 horas por dia, 7 dias por semana;
- Apoio jurídico: Assessoria experiente e completa para a gestão do macroprocesso, definição de indicadores e metas, processos e procedimentos desde a implementação do Canal;
- Treinamentos Contínuos: O melhor custo-benefício está no prestador que aplica programas de treinamento para garantir o bom uso do Canal.
Vantagens em contratar um Canal de Denúncias externos
O Canal de Denúncias é o que ajuda a empresa a descobrir o que ela sozinha não consegue e assim solucionar as irregularidades.
Por isso, o Canal de Denúncias da Contato Seguro pensa em todos os setores da empresa, garantindo benefícios para a organização como um todo. Confira:
Redução dos casos de assédio: por receio de aparecer no Canal de Denúncias, ser investigado e, se for o caso, demitido, os assediadores (morais ou sexuais), começam a se conter e realizar menos os atos que prejudicam o ambiente da empresa.
Melhora do ambiente de trabalho: complementando o benefício acima, os funcionários se sentem bem em trabalhar em uma organização que valoriza a experiência dos seus colaboradores.
Redução de fraudes: quando um colaborador ou diretor tenta aplicar fraude, isso pode ser denunciado através do Canal de Denúncias, evitando prejuízos para o desempenho da equipe e organização em geral.
Conclusão
De maneira geral, contratar um Canal de Denúncias de qualidade pode ser um verdadeiro desafio, por isso, vale analisar cada fator que compõe um programa de Compliance.
Procure saber sobre o custo-benefício, se a empresa age com transparência e acessibilidade. Evite também contratar um Canal de Denúncias que não preserve a imagem e o anonimato do denunciante.
Foi para atender essas necessidades que a Contato Seguro surgiu, inovando e proporcionando vantagens competitivas para entidades que almejam o sucesso no seu mercado de atuação.A plataforma da Contato Seguro está presente no mercado há mais de 15 anos, sendo pioneira na implementação da gestão de valores éticos com tecnologia avançada e personalizada.
Entre em contato conosco pelo formulário ao lado e saiba mais sobre os benefícios do Canal de Denúncias de Contato Seguro para a sua empresa!
