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Sistema de Gestão de Canal de Denúncias

Sistema de Gestão de Canal de Denúncias (Compliance)

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Tempo de Leitura: 5 Minutos

O Sistema de Gestão de Canal de Denúncias (Compliance) permite às empresas investigar Denúncias internas e externas de forma segura e confidencial.

O que é Compliance?

A Compliance é a consequência do cumprimento de obrigações, de forma sustentável, cultural e comportamental da organização por parte das pessoas que trabalham para ela. Preferencialmente a Gestão de Compliance deve ser integrada aos processos de gestão financeira, de risco, da qualidade, ambiental, de saúde e segurança empresarial, bem como aos seus requisitos e processos ocupacionais.

A Gestão de Denúncias deve ser tratada como um importante mecanismo de governança, cabendo, na maioria dos casos, aos conselhos/comitês de auditoria a responsabilidade de medir sua eficácia.

Um Sistema de Gestão dos Canais de Denúncia eficaz permite a demonstração do comprometimento da organização com o cumprimento das leis pertinentes, incluindo os requisitos legislativos, códigos e normas operacionais, bem como as normas de boa governança corporativa, boas práticas, ética e expectativas da comunidade.

Gestão de compliance e a ISO 19600

O Sistema de Gestão de Compliance é orientado pela NBR ISO 19600 de 2014, cuja Norma Internacional fornece orientações para o estabelecimento, desenvolvimento, implementação, avaliação, manutenção e melhoria do Sistema de Gestão de Compliance de forma efetiva e ágil em uma organização.

As diretrizes relativas aos Sistemas de Gestão de Compliance são aplicáveis a todos os tipos de organizações. A extensão da aplicação destas diretrizes depende do porte, estrutura, natureza e complexidade da organização. Esta Norma Internacional é baseada nos princípios da boa governança, proporcionalidade, transparência e sustentabilidade.

Pensando nisso, as empresas buscando manterem sua integridade corporativa, através das Normas e da Lei 12846/2013, conhecida como “Lei Anticorrupção”, sabem o quão importante é ter um Canal de Denúncia efetivo, um dos principais pilares de um programa de Compliance.

Dificuldades da Gestão dos Canais de Denúncia

Algumas das razões oferecidas para não facilitar a Gestão de Denúncias está:

  1. a autonegação ou autoproteção da empresa;
  2. uma cultura não transparente ou medo de denúncias abusivas;
  3. não ser um mandato regulatório na maioria dos países;
  4. falta de orçamento ou outras prioridades de investimento;
  5. e falta de conhecimento sobre os benefícios.

Assim, torna-se necessário o esclarecimento e o treinamento do público utilitário sobre o Sistema de Gestão de Denúncias, destacando que a política de denúncia não impede um relato individual às autoridades competentes e o Sistema de Gestão de Denúncias não substitui as obrigações legais locais de informar às autoridades competentes, quando aplicável.

Medidas de conscientização e treinamento

Essas medidas são fundamentais e devem abordar algumas questões do Sistema de Gestão de Canal de Denúncias, como:

  • política, processos, ferramentas e deveres a serem cumpridos;
  • sua contribuição para o reconhecimento de irregularidades;
  • como e a quem o pessoal deve relatar as suspeitas de irregularidades;
  • como e a quem o pessoal pode fazer perguntas a respeito do Sistema de Gestão de Denúncias;
  • como o pessoal pode ajudar a prevenir, evitar e proteger de condutas prejudiciais;
  • informações sobre apoio e recursos disponíveis;
  • proteções disponíveis ao utilizar o Sistema de Gestão de Denúncias;
  • disposições previstas na legislação local pertinente;
  • impacto de não relatar irregularidades e suas potenciais consequências;
  • informações para potenciais denunciantes sobre aconselhamento confidencial independente disponível;
  • código de conduta ou código de ética ou equivalente da organização, se houver;
  • explicação das consequências de não Compliance da política de denúncias.

As medidas de conscientização e os programas de treinamento devem ser periodicamente atualizados conforme necessário, para refletir quaisquer novas informações pertinentes.

Os passos para a Gestão de Canal de Denúncias eficaz

Um dos primeiros passos para gerenciar um Canal de Denúncias é documentar regras e fluxogramas, ou seja, você deve estabelecer as regras, esclarecer objetivos e responsabilidades do Canal e direcionar para a equipe competente sobre como deve proceder para recebimento e triagem de denúncias; análise, categorização e priorização; encaminhamento para os setores responsáveis; acompanhamento de prazos e da resolução final; e proposição de melhorias em processos deficientes. Isso é muito importante para que a equipe saiba receber a denúncia e dar andamento até a resolução final.

O segundo passo é a escolha dos formatos de recebimento da denúncia, lembrando que quanto mais disponibilidade de acesso tiver melhor é a imagem corporativa, porém tudo dependerá das características da organização e do perfil do seu público. Lembrando que as denúncias estão ligadas ao código de ética, que é quem determinará as diretrizes de todo processo.

Investir em uma política anti-represália, através do sigilo e anonimato, proporciona um sentimento de segurança e proteção para que o denunciante exponha toda informação que possui, entretanto a proteção deverá ser mantida até a resolução final, pois se, durante o andamento do processo, o infrator descobrir a origem da denúncia, este poderá sofrer ameaças e desistir de dar continuidade à delação.

Dentre os pilares da eficiência do Canal de Denúncia está a organização dos dados da informação, através da centralização das manifestações em um único sistema que as mantenha em segurança, facilitando o monitoramento e o gerenciamento de prazos de maneira ágil e ordenada, e a Contato Seguro possui todo esse aparato para atender a sua empresa com qualidade e segurança.

Plataforma de Gestão de Denúncias da Contato Seguro

Esperamos que o conhecimento adquirido através deste conteúdo possa ajudar sua empresa na gestão de Denúncias, aumentando a confiança e gerando novos negócios.

Fale com a Contato Seguro para tirar todas as suas dúvidas com nossos especialistas.

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