O Sistema de Gestão de Canal de Denúncias (Compliance) permite às empresas investigar Denúncias internas e externas de forma segura e confidencial.
O que é Compliance?
A Compliance é a consequência do cumprimento de obrigações, de forma sustentável, cultural e comportamental da organização por parte das pessoas que trabalham para ela. Preferencialmente a Gestão de Compliance deve ser integrada aos processos de gestão financeira, de risco, da qualidade, ambiental, de saúde e segurança empresarial, bem como aos seus requisitos e processos ocupacionais.
A Gestão de Denúncias deve ser tratada como um importante mecanismo de governança, cabendo, na maioria dos casos, aos conselhos/comitês de auditoria a responsabilidade de medir sua eficácia.
Um Sistema de Gestão dos Canais de Denúncia eficaz permite a demonstração do comprometimento da organização com o cumprimento das leis pertinentes, incluindo os requisitos legislativos, códigos e normas operacionais, bem como as normas de boa governança corporativa, boas práticas, ética e expectativas da comunidade.
Gestão de compliance e a ISO 19600
O Sistema de Gestão de Compliance é orientado pela NBR ISO 19600 de 2014, cuja Norma Internacional fornece orientações para o estabelecimento, desenvolvimento, implementação, avaliação, manutenção e melhoria do Sistema de Gestão de Compliance de forma efetiva e ágil em uma organização.
As diretrizes relativas aos Sistemas de Gestão de Compliance são aplicáveis a todos os tipos de organizações. A extensão da aplicação destas diretrizes depende do porte, estrutura, natureza e complexidade da organização. Esta Norma Internacional é baseada nos princípios da boa governança, proporcionalidade, transparência e sustentabilidade.
Pensando nisso, as empresas buscando manterem sua integridade corporativa, através das Normas e da Lei 12846/2013, conhecida como “Lei Anticorrupção”, sabem o quão importante é ter um Canal de Denúncia efetivo, um dos principais pilares de um programa de Compliance.
Dificuldades da Gestão dos Canais de Denúncia
Algumas das razões oferecidas para não facilitar a Gestão de Denúncias está:
- a autonegação ou autoproteção da empresa;
- uma cultura não transparente ou medo de denúncias abusivas;
- não ser um mandato regulatório na maioria dos países;
- falta de orçamento ou outras prioridades de investimento;
- e falta de conhecimento sobre os benefícios.
Assim, torna-se necessário o esclarecimento e o treinamento do público utilitário sobre o Sistema de Gestão de Denúncias, destacando que a política de denúncia não impede um relato individual às autoridades competentes e o Sistema de Gestão de Denúncias não substitui as obrigações legais locais de informar às autoridades competentes, quando aplicável.
Medidas de conscientização e treinamento
Essas medidas são fundamentais e devem abordar algumas questões do Sistema de Gestão de Canal de Denúncias, como:
- política, processos, ferramentas e deveres a serem cumpridos;
- sua contribuição para o reconhecimento de irregularidades;
- como e a quem o pessoal deve relatar as suspeitas de irregularidades;
- como e a quem o pessoal pode fazer perguntas a respeito do Sistema de Gestão de Denúncias;
- como o pessoal pode ajudar a prevenir, evitar e proteger de condutas prejudiciais;
- informações sobre apoio e recursos disponíveis;
- proteções disponíveis ao utilizar o Sistema de Gestão de Denúncias;
- disposições previstas na legislação local pertinente;
- impacto de não relatar irregularidades e suas potenciais consequências;
- informações para potenciais denunciantes sobre aconselhamento confidencial independente disponível;
- código de conduta ou código de ética ou equivalente da organização, se houver;
- explicação das consequências de não Compliance da política de denúncias.
As medidas de conscientização e os programas de treinamento devem ser periodicamente atualizados conforme necessário, para refletir quaisquer novas informações pertinentes.
Os passos para a Gestão de Canal de Denúncias eficaz
Um dos primeiros passos para gerenciar um Canal de Denúncias é documentar regras e fluxogramas, ou seja, você deve estabelecer as regras, esclarecer objetivos e responsabilidades do Canal e direcionar para a equipe competente sobre como deve proceder para recebimento e triagem de denúncias; análise, categorização e priorização; encaminhamento para os setores responsáveis; acompanhamento de prazos e da resolução final; e proposição de melhorias em processos deficientes. Isso é muito importante para que a equipe saiba receber a denúncia e dar andamento até a resolução final.
O segundo passo é a escolha dos formatos de recebimento da denúncia, lembrando que quanto mais disponibilidade de acesso tiver melhor é a imagem corporativa, porém tudo dependerá das características da organização e do perfil do seu público. Lembrando que as denúncias estão ligadas ao código de ética, que é quem determinará as diretrizes de todo processo.
Investir em uma política anti-represália, através do sigilo e anonimato, proporciona um sentimento de segurança e proteção para que o denunciante exponha toda informação que possui, entretanto a proteção deverá ser mantida até a resolução final, pois se, durante o andamento do processo, o infrator descobrir a origem da denúncia, este poderá sofrer ameaças e desistir de dar continuidade à delação.
Dentre os pilares da eficiência do Canal de Denúncia está a organização dos dados da informação, através da centralização das manifestações em um único sistema que as mantenha em segurança, facilitando o monitoramento e o gerenciamento de prazos de maneira ágil e ordenada, e a Contato Seguro possui todo esse aparato para atender a sua empresa com qualidade e segurança.
Plataforma de Gestão de Denúncias da Contato Seguro
Esperamos que o conhecimento adquirido através deste conteúdo possa ajudar sua empresa na gestão de Denúncias, aumentando a confiança e gerando novos negócios.
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