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Como criar medidas para prevenir fraudes financeiras nas empresas

Como criar medidas para prevenir fraudes financeiras nas empresas
Tempo de Leitura: 5 Minutos

Relatórios estimam que, ano após ano, 33% das empresas passam por um aumento de casos de fraude. 

Neste estudo(1), encontrou-se que 51% das empresas estudadas revelaram ter sofrido pelo menos um caso de fraude nos últimos dois anos — foi a maior porcentagem em 20 anos de pesquisa.

A fraude financeira(2) ocorre quando uma organização falsifica ou omite informações para passar uma falsa imagem para terceiros, obtendo assim benefícios financeiros ilícitos.

É utilizada com frequência para aumentar a credibilidade e o interesse de investidores e partes interessadas. 

Pode ocorrer na área da contabilidade, dos investimentos, seguros e empréstimos.

Considerada um crime grave(3) pelo Direito Penal Econômico, pode ter como consequências multas e reclusão, além da perda de clientes e destruição da reputação.

Felizmente, as fraudes financeiras podem ser prevenidas com boas estratégias e uso de ferramentas corretas.

Neste artigo, vamos tratar de algumas medidas úteis para a prevenção e o combate a fraudes financeiras nas organizações.

Tipos de fraudes 

As fraudes envolvem manipulação, adulteração ou omissão de valores ou informações e, portanto, sempre causam inúmeros prejuízos para as empresas e pessoas. Exemplos de fraudes:

  • roubo de “ativos físicos”: subtração de equipamentos, materiais, máquinas, etc.;
  • fraude financeira interna: colaborador faz uso de recurso ou patrimônio da empresa para benefício próprio;
  • fraude contábil: registros contábeis adulterados para passar uma impressão diferente da realidade da organização.

Além dessas, há diversos outros tipos de fraudes, tais como, a fraude em licitações, o descumprimento de regras de Compliance, a corrupção, o suborno, fraudes nos documentos de RH, nos processos de reembolso ou benefícios, etc.

Mas, como o foco desse artigo é fraude financeira, a seguir vamos restringir o conteúdo a esse tipo de crime.

Medidas de prevenção de fraudes financeiras nas organizações

Existem formas de estruturar processos e organizar a empresa, a fim de reduzir as chances de ocorrências das fraudes financeiras:

Conheça seus colaboradores e entenda o perfil fraudador: pessoas que cometem o crime da fraude possuem um padrão de comportamento, de estilo de vida, etc. A maior parte das fraudes é cometida por homens (80%), entre 26 e 45 anos (76%).

Em geral, ocupam posições elevadas dentro da corporação, e levam um estilo de vida incompatível com a renda, às vezes tendo dívidas excessivas e mantendo relações atípicas com terceiros. Esses são alguns sinais que demandam maior atenção por parte da direção.

Conhecer os colaboradores de sua organização e ter algum nível de proximidade pode ajudar a perceber quando houver alguma mudança repentina de comportamento, alguma situação desfavorável que os coloque em risco de se tornarem fraudadores.

Identifique áreas vulneráveis à fraude em sua organização: conhecer profundamente seu negócio para conseguir avaliar se existem falhas, espaços a serem preenchidos e cuidados a serem estabelecidos na área contábil, comercial ou financeira, constitui uma medida importante. 

Na prática, há processos essenciais a serem realizados, como a identificação de riscos e definição/implementação das medidas mitigadoras. Com isso, além de identificar as áreas, setores e processos vulneráveis, podem-se reconhecer funções e pessoas mais propensas à prática da fraude, complementando assim o descrito no item 1 acima.

Mecanismos de controle e monitoramento interno: investir em programas, plataformas e sistemas que assegurem a lisura de registros contábeis, documentação, contratos, receitas e despesas, enfim, tudo que demonstre e registre as transações financeiras de forma segura. Dar o acesso total a esses registros somente a pessoas de muita confiança e restritas ao menor número possível. 

Adicionalmente, vale implementar controles regulares, a fim de se certificar que os registros contábeis são fidedignos. Caso apresentem alguma não conformidade, a empresa deve estar capacitada para apurar os fatos, corrigir e tomar as medidas cabíveis, antes de que esse fato se avolume.

Comunicação e treinamentos sobre irregularidades: informar aos colaboradores sobre as consequências de cometer um crime como a fraude, alertá-los sobre a intolerância da empresa quanto a essas condutas e estabelecer expectativas de ética e integridade quanto ao comportamento de todos.

Comunicar e treinar colaboradores visam estabelecer expectativas claras quanto aos comportamentos desejados, bem como informar sobre as consequências negativas do crime.

É essencial contar com o apoio dos funcionários, não apenas em fazerem o certo sempre, mas também auxiliarem a empresa a evitar que fraudes ocorram.

Canal de Denúncias: ter um canal de fácil acesso para as pessoas relatarem irregularidades é a maneira mais efetiva de se prevenir e combater fraudes financeiras.

Com um Canal de Denúncias efetivo, o manifestante pode registrar suspeitas ou casos reais de irregularidade, contando com a confidencialidade, sigilo e permissão ao anonimato.

Normalmente, sem um Canal de Denúncias, tais fatos ficariam às escondidas, longe dos olhos daqueles que podem ou devem evitar a fraude.

O uso do Canal permite tratamento dos fatos de imediato, reduzindo as perdas e os riscos de exposição negativa da empresa.

Com um Canal de Denúncias em pleno funcionamento, ações irregulares e más condutas são inibidas, pelo medo da revelação e das penalidades consequentes e, assim, essa ferramenta atua também na prevenção.

Decorre, portanto, que o Canal de Denúncias combate as fraudes financeiras e propicia um ambiente de trabalho mais saudável, reforça a cultura da integridade e ética na organização e contribui diretamente para melhores resultados, advindos da satisfação das pessoas e dos reflexos do aumento da produtividade e lucratividade.

Com essas medidas, as possíveis fraudes são identificadas precocemente; reduzem-se os riscos de responsabilização financeira e legal; reforça-se uma cultura de ética e integridade na organização; cria-se respeito e confiança entre colaboradores e gerentes; e garantem-se mecanismos para a rápida resolução do problema.

Sobre a Contato Seguro

A Contato Seguro, sediada em Porto Alegre e criada em 2008, é referência na solução terceirizada para relatos de irregularidades, o Canal de Denúncias. 

Na plataforma, alta tecnologia, gestão e suporte unem-se para a efetiva implementação e comunicação da ferramenta dentro da sua empresa.

Hoje mais de 1.500 empresas em 37 países e 12 idiomas contam com a ferramenta para potencializar seus resultados e proteger seus colaboradores.

Fontes:
(1) https://tinyurl.com/33nkvaau
(2) https://tinyurl.com/2xtubytn
(3) https://tinyurl.com/ywuewhpu

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