Cada empresa possui sua própria cultura, sua forma de fazer negócios, suas estratégias e seus segredos industriais.
Mas, apesar de toda peculiaridade, há algo em comum que o mercado, os clientes e os consumidores desejam saber: essa é uma empresa ética, íntegra, confiável?
Não basta dizer ‘sim’ para tais questões; é preciso demonstrá-las na prática com ações concretas e duradouras para haver credibilidade.
Nesse cenário, as organizações de todas as naturezas, portes, segmentos e localidades buscam estabelecer condições reais para convencer as partes interessadas de que estão no caminho certo, esforçando-se para atender aos anseios em geral.
A forma mais efetiva para isso é a implementação de Mecanismos de Integridade ou Sistemas de Compliance(1).
Mas, mesmo aquelas, que estão ainda dando seus primeiros passos nessa direção, precisam dar uma resposta assertiva aos seus interlocutores, sejam externos ou internos, como, por exemplo, aos funcionários.
De início, cria-se o Código de Conduta, um documento onde a empresa expõe explicitamente seus princípios e valores e o disponibiliza de forma transparente a todos.
Código de Conduta: documento personalizado
Ao contrário do que alguns pensam, o Código de Conduta não é um conjunto de frases prontas ou um “material de prateleira” que se encontra na Internet e só muda a logomarca.
Trata-se de um documento que deve refletir a cultura da empresa, seu linguajar e suas características principais, transmitindo ao leitor o sentimento de um conteúdo honesto, verdadeiro e válido.
Assim sendo, a forma como se elabora o Código de Conduta assume papel relevante, pois, errar no nascedouro compromete todo trabalho.
Premissas para elaborar um Código
O primeiro passo é conhecer a cultura organizacional, suas relações e, principalmente, os riscos existentes relativos à conduta das pessoas envolvidas, tais como: funcionários, estagiários, executivos, sócios e até terceiros, parceiros, fornecedores, associados e distribuidores.
Esse é o público que pode afetar negativamente a imagem e reputação de uma organização, caso os indivíduos tenham condutas inadequadas.
Se você não conhece tais riscos, como vai elaborar um Código atestando que a sua empresa preza pela boa conduta de todas as suas pessoas?
Infelizmente, por mais absurdo que pareça, ainda há profissionais escrevendo códigos sem o conhecimento necessário da realidade da organização e, portanto, com uma probabilidade enorme de fracassar na qualidade do seu trabalho.
Por isso, a identificação dos riscos é tarefa inicial — essa tarefa é normalmente chamada de “Compliance Risk Assessment”.
A partir desse trabalho, a organização deve definir as medidas mitigadoras, ou seja, as ações que devem prevenir os riscos e reduzir a chance de se concretizarem na prática.
Aí sim… o Código de Conduta pode começar a ser elaborado.
Como premissas, ele deve ser simples, porém completo. Deve ter uma linguagem de fácil entendimento, sem estrangeirismos e sem palavras que poucos compreendem.
O texto deve propiciar uma leitura agradável. Nesse sentido, preocupar-se com o formato também importa, pois um visual bonito e convidativo contribui para reter a atenção do leitor.
Mas, como elaborar o texto e se certificar que ele abrange na plenitude as necessidades?
Como elaborar o conteúdo de um Código?
Uma boa sugestão é contratar uma empresa especializada em Compliance, com experiência prática comprovada na execução desse tipo de serviço.
Aqui, não se busca um acadêmico, um letrado, um poeta ou um escritor. Procura-se um especialista em transformar a realidade da empresa, na forma de seus riscos, em um Código de Conduta efetivo.
Quer dizer, um documento que seja lido por todos, compreendido, aceito e que motive o cumprimento de seus requisitos.
A metodologia empregada por essa consultoria dependerá de cada situação, da organização e da profundidade do serviço em questão.
De forma geral, haverá entrevistas com pessoas-chave e seus resultados serão comparados com os riscos e medidas mitigadoras estabelecidas, a fim de assegurar a completude e abrangência do conteúdo.
Em alguns casos, workshops podem ser conduzidos para estimular o debate das ideias acerca do assunto.
Esse conjunto de informações será a base para a elaboração do texto que deverá passar por uma validação minuciosa de algumas áreas importantes da empresa, como RH, Jurídico, Comunicação e Marketing e, obviamente, Compliance.
Para finalizar, o documento deverá ser submetido às instâncias hierárquicas superiores, como: Diretoria, Presidência, Conselho de Administração e/ou sócios.
Deverá haver um comprometimento total desses níveis na organização para que o Código seja publicado.
Providências imprescindíveis
O Código de Conduta precisa ser publicado de forma a ser acessado pelos públicos externos e internos.
Internet, Intranet e murais na empresa são apenas alguns exemplos de locais sugeridos.
Para o público externo, como fornecedores, parceiros, distribuidores, etc., o uso de mala direta, e-mails e links nos pedidos de compra são alguns dos meios mais comuns.
No entanto, internamente, é fundamental haver uma campanha de comunicação, sensibilização e orientação da força de trabalho para a sua leitura, entendimento e compromisso no cumprimento do conteúdo desse documento.
Se necessário, treinamentos devem ser ministrados. A saber: essa comunicação e treinamento deve alcançar 100% do público.
Qualquer número diferente de 100% é inaceitável, pois, basta uma única pessoa negligenciar seus requisitos que a imagem e reputação da organização estará em perigo!
Providências complementares
Tão importante quanto a comunicação e treinamento, há outras providências necessárias para uma organização que deseja, de fato, ter um Código de Conduta de verdade e que as pessoas o sigam.
Caso contrário, ele seria apenas mais um papel inútil a ser desprezado pela maioria.
Não se espera que um código consiga abordar todos os detalhes necessários para que as pessoas possam cumpri-lo na plenitude.
Por isso, são necessárias políticas específicas, procedimentos e instruções de trabalho que orientem o interessado para a perfeita execução de um determinado processo, realização de uma atividade ou tomada de decisão.
Adicionalmente, os funcionários devem ter à disposição um mecanismo para, caso suspeitem de algum descumprimento desse código, fazerem os relatos com segurança, pois, normalmente, essas irregularidades ficam ocultas aos olhos da Direção da empresa e, somente com essa ferramenta, a organização poderia coibir essas infrações.
Trata-se de um Canal de Denúncias que assegura a confidencialidade, permite o anonimato e confere proteção ao manifestante.
Juntamente com o Canal de Denúncias, a empresa deve possuir processos adequados de apuração e tomada de decisão, caso uma denúncia seja comprovada .Se a sua empresa ainda não tem um Código de Conduta elaborado por um expert na área de Compliance, fale com um de nossos especialistas.
Wagner Giovanini é especialista em Compliance, sócio-diretor da Compliance Total e Contato Seguro e autor do livro “Compliance – a excelência na prática”.
Fonte:
(1) https://tinyurl.com/3bzxt442
