Irregularidades, desvios, fraudes e conflitos de interesses podem ocorrer em qualquer organização. De uma forma ou de outra, a empresa deve lidar com esses problemas.
Às vezes estabelece algumas políticas internas para abordar algumas questões, às vezes contrata palestras e treinamentos e, às vezes, negligencia as más condutas por acreditar que elas “não tem solução”, e tratam cada caso à medida que aparecem, e da maneira que podem.
No entanto, já existe uma solução completa e eficaz para abordar irregularidades corporativas em nível preventivo e quando o problema já está instalado.
Essa solução é o Canal de Denúncias.
Neste artigo, você vai entender por que o Canal de Denúncias nas empresas é a solução mais eficiente para a detecção, o combate e a prevenção de irregularidades empresariais.
Boa leitura!
O que é um Canal de Denúncias?
Um Canal de Denúncias é uma ferramenta completa para abordar as más condutas, os desvios e as irregularidades dentro de uma organização.
Há maneiras de identificar esse tipo de problema, por exemplo, via auditorias internas, mas a manifestação ativa dos colaboradores, fornecedores e terceiros é o principal meio para a detecção.
O Canal de Denúncias estrutura o processo dos relatos, do encaminhamento, da apuração e da resolução das irregularidades identificadas.
Por permitir o anonimato, o Canal assegura a segurança do manifestante, aumentando o volume de relatos e auxiliando na criação de uma cultura de integridade na organização.
Vantagens de um Canal de Denúncias para colaboradores e empresa
Diversas vantagens acompanham a implementação de um Canal de Denúncia para empresas. São algumas delas:
- estruturação do processo de denúncia: um Canal de Denúncia dá uma estrutura sólida e estável para o processo de denúncia. Depois de implementado na empresa, todos sabem: se ocorre uma irregularidade, é pelo Canal que se deve comunicar.
Dessa forma, não há confusão sobre o que fazer, e todos os relatos vão para um só lugar.
O Canal de Denúncias da Contato Seguro é também uma ferramenta de gestão das denúncias, gerando dados e insights para possíveis intervenções estratégicas.
E isso só é possível porque as manifestações estão concentradas num só instrumento.
- segurança para o manifestante: um bom Canal de Denúncias garante o anonimato e a confidencialidade, dando toda a confiança possível para o manifestante contar o que sofreu ou o que viu ocorrer.
A garantia de anonimato é um elemento fundamental se uma empresa quer receber denúncias.
Quase ninguém se colocaria em risco profissional e social para denunciar uma irregularidade, mas, quando há o anonimato, isso dá liberdade e segurança para o relator. - diminuição drástica de irregularidades: à medida que as denúncias são realizadas, apuradas e corrigidas, todos percebem que as irregularidades não passam mais impunes.
Então, possíveis infratores desistem de cometer más condutas. Esse é o principal meio de prevenção do Canal.
Além disso, a implementação do Canal da Contato Seguro acompanha treinamentos completos e personalizados sobre o próprio Canal e sobre as irregularidades. Essa intervenção educativa também serve para diminuir potenciais irregularidades que poderiam ser até desconhecidas para muitos trabalhadores.
- aumento da motivação e produtividade: a maior atenção para fazer o que é certo, evitar irregularidades e a prevenção de questões como discriminação, assédio moral e sexual, bullying e outras condutas que afetam a saúde emocional no local de trabalho, a motivação e a produtividade aumentam de forma drástica.
- melhora dos resultados e lucros: no mesmo sentido, quando se trabalha num ambiente saudável e livre de irregularidades, com a motivação e a produtividade altas, os resultados vêm com mais facilidade, e a empresa pode ampliar seus objetivos financeiros e de mercado.
- fortalecimento da reputação e imagem: uma empresa que aborda irregularidades é uma empresa íntegra. Hoje mais do que nunca consumidores, clientes e a sociedade em geral faz questão de apoiar e divulgar empresas que têm a integridade como princípio.
O Canal de Denúncias ajuda, assim, a fortalecer a reputação e a imagem da empresa no mercado.
A importância de promover o Canal de Denúncias
Por todas essas vantagens, fica clara a importância de promover com sucesso o Canal de Denúncias dentro das organizações.
Quando há promoção e incentivo da utilização correta do Canal, as vantagens se potencializam e mais rapidamente a cultura organizacional é transformada.
A implementação de um bom Canal de Denúncias gera um efeito cascata que gera benefício sobre benefício e, se no início a empresa precisa investir com mais intensidade na estratégia, com o tempo a ferramenta funciona com mais desenvoltura, pois está instalada num ambiente propício.
A seguir, entenda 7 formas de promover o Canal de Denúncias para os colaboradores da sua organização e usufruir de todos os benefícios dessa ferramenta.
7 maneiras de como promover o Canal de Denúncias para os colaboradores
- Incentivando as lideranças a abordar o Canal de Denúncias em suas equipes
Há um princípio em Compliance que se chama “Tone at the Top”: significa que todo valor, objetivo, orientação e transformação, numa organização, deve partir do topo hierárquico.
Ou seja, tudo deve começar pelos diretores, gestores e líderes.
Portanto, para implementar com sucesso o Canal de Denúncias na sua empresa, as lideranças devem dar a partida, pela instrução, pelo apoio e pelo exemplo.
Ao implementar um Canal de Denúncias, a liderança deve participar ativamente das discussões, do incentivo e da motivação para o bom uso da ferramenta.
- Divulgando o Canal de Denúncias através de e-mails, newsletters e intranet
Não adianta implementar um Canal de Denúncias na empresa e ninguém ficar sabendo.
Por isso, comunicar sobre a nova ferramenta é parte integrante da sua estruturação.
A empresa pode e deve apostar em todo tipo de comunicação interna para informar sobre a ferramenta, como ela funciona, bem como já iniciar o processo de educação sobre irregularidades e seus malefícios ao local de trabalho.
A divulgação pode ser realizada por e-mails, newsletters e pela intranet da organização.
- Disponibilizando um FAQ sobre o Canal de Denúncias na intranet da empresa
O FAQ ou “Frequently Asked Questions” (Perguntas Frequentes) é uma ótima ferramenta para o acesso à informação.
Disponibilizando uma página ou documento com as perguntas mais feitas sobre o Canal de Denúncias, os colaboradores, fornecedores e terceiros podem tirar dúvidas e complementar seus conhecimentos sobre o Canal.
- Promovendo o Canal de Denúncias em ações de endomarketing e campanhas internas
Como estratégia de gerenciamento de equipes, alinhamento de metas e objetivos e feedbacks, o endomarketing é uma forma perfeita para promover o Canal de Denúncias.
Pode-se acrescentar o assunto do Canal em eventos, pesquisas internas, capacitações, avaliações de processos, e assim por diante.
- Incluindo informações sobre o Canal de Denúncias nos processos de integração de novos colaboradores
Agregar o Canal de Denúncias ao onboarding também é uma estratégia inteligente para ampliar a consciência e o uso do Canal de Denúncias.
Logo que a empresa recebe um novo talento, e precisa então transmitir para essa pessoa como será a sua nova rotina de trabalho, os principais pontos de atenção e os principais procedimentos, citar o Canal de Denúncias é de ótimo tom e já estabelece expectativas com relação à transparência e integridade.
- Criando cartilhas, folhetos e cartazes explicativos sobre o Canal de Denúncias
Cartazes explicativos, cartilhas e folhetos ainda são meios de comunicação fantásticos para novidades e para chamar a atenção.
Apostar em comunicação visual pode acelerar o processo de compreensão dos colaboradores e facilitar a incorporação da nova ferramenta à rotina da organização.
- Treinamentos regulares sobre o Canal de Denúncias
Treinamentos regulares sobre o Canal de Denúncias são indispensáveis para manter a “chama acesa”.
Implementar um Canal de Denúncias é uma transformação significativa no cotidiano de uma empresa.
A ferramenta tem um impacto profundo e duradouro sobre a forma que as pessoas conduzem seus comportamentos no ambiente de trabalho, e portanto uma sequência de treinamentos se faz necessária para atingir os objetivos da organização.
Os treinamentos devem abarcar tanto a ferramenta — sua estrutura, como utilizar, por quais meios, quando, qual a melhor forma de realizar a sua denúncia — quanto as irregularidades: o que se deve denunciar, o que é uma irregularidade, diferenças entre más condutas, e assim por diante.
Contratando um Canal de Denúncias para sua empresa
A Contato Seguro é a maior fornecedora de Canais de Denúncias do Brasil.
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Nossa mais recente atualização incorporou uma Assistente Virtual com IA, via Whatsapp, e agora os denunciantes podem relatar diretamente pelo aplicativo, com auxílio da inteligência artificial em todas as etapas da denúncia.
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