O Canal de Denúncias é uma ferramenta aliada da organização pertencente ao Programa de Compliance, sendo um dos pilares de eficácia desse programa, por isso é fundamental saber como funciona o Canal de Denúncias nas Empresas.
Como funciona o Canal de Denúncias nas Empresas?
O Canal de Denúncias trata-se de uma via de comunicação na qual seus funcionários, colaboradores, parceiros e clientes podem denunciar ações irregulares como: corrupção, fraudes, assédio moral e sexual, conflito de interesses, suborno, entre outros.
Essa é uma maneira de dar voz aos denunciantes, de forma anônima e com segurança, de modo que as irregularidades sejam expostas e provas sejam produzidas, com o objetivo de revelar caminhos de responsabilizar o(s) autor(es) do possível ato ilícito, além de manter a imagem e a boa reputação da organização.
Tipos de Canais de Denúncia
Além de saber como funciona o Canal de Denúncias, conhecer o tipos existentes é super importante!
Os principais meios de estabelecer esse contato são através de e-mail, formulário eletrônico, telefonema e atualmente whatsapp, e os Canais de Denúncia podem ser internos ou externos.
Os Canais de Denúncia internos são geridos pela própria empresa e seus gestores. A principal desvantagem dessa forma é a resistência à denúncia, pois pode haver medo de represálias ou falta de confiança nos responsáveis pela denúncia, ou conflito de interesses quando o denunciado é quem controla as denúncias, então funcionários e colaboradores podem conviver por muito tempo com atos ilícitos, principalmente quando a denúncia é referente ao seu superior ou chefe.
Já o Canal de Denúncia externo é quando quem faz o controle das denúncias é uma empresa terceirizada, e a principal desvantagem é a disposição de recursos financeiros, tendo maior vantagem na relação custo benefício, dentre as principais vantagens estão a garantia de anonimato, maior segurança e proteção dos dados, maior número de denúncias informadas com consequente melhora no desempenho da empresa, entre outros.
Caminho da Denúncia
Basicamente, o caminho que ocorre o Canal de Denúncias dentro da empresa é:
- A captação da denúncia;
- Análise dos dados coletados;
- Análise do relato;
- Triagem (questionamento se o relato é mesmo uma denuncia ou não);
- Caso seja mesmo uma denúncia, deve-se analisar os dados para elaborar um plano de investigação;
- Obter aprovação para investigar;
- Registro do plano de investigação e atas de reunião no sistema;
- Dar procedência à investigação;
- Emissão de relatórios;
- Encerramento da denúncia;
- Registro de procedente ou improcedente;
- Adoção de medidas disciplinares e definição de ações a fim de evitar a reincidência;
- Monitoramento suportado pelos indicadores do sistema.
Os 6 maiores benefícios dos Canais de Denúncias para a empresa
- Estar em conformidade com a Lei Anticorrupção e reduzir eventuais sanções impostas.
O artigo 18 do Decreto Federal nº 8.420/2015 elencou o Programa de Compliance e Integridade como um dos fatores atenuantes que incidem sobre o cálculo da multa, podendo reduzi-la em até 4%. - Instrumento eficiente na prevenção, identificação e combate a fraudes, irregularidades, práticas antiéticas e condutas inadequadas.
Mais de 50% dos casos de fraudes nas empresas são descobertos através de Canais de Denúncias, conforme o Report of the Nations 2019. Conforme a pesquisa realizada pela Association of Certified Fraud Examiners (ACFE’s), as empresas podem perder 5% de sua receita em virtude de fraudes.
No Brasil, segundo a lei Anticorrupção, quando os atos fraudulentos forem cometidos por funcionários, a empresa tem responsabilidade. Neste cenário, é imprescindível reavaliar o comportamento dos colaboradores e parceiros.
Desta forma, o Canal de Denúncias deixou de ser apenas um custo à operação interna e passou a ser um investimento fundamental para a condução de negócios éticos e transparentes. - Reduzir e prevenir os casos de assédio dentro do ambiente corporativo.
O assédio moral e também os outros tipos, gera prejuízos de ordem econômica para as empresas, como por exemplo, a queda de produtividade e eficiência por parte dos funcionários, que se sentem hostilizados e desmotivados.
Neste contexto, o Canal de Denúncias é o mecanismo principal para prevenção e redução dos casos de assédio no ambiente corporativo. - Blindagem da reputação da empresa.
Atualmente as empresas têm ficado expostas, principalmente com a utilização das redes sociais e os consumidores estão cada vez mais conscientes sobre a importância de uma empresa ética que ofereça não só produtos e serviços de qualidade, mas tenha transparência e uma reputação positiva.
Possuir um Canal de Denúncias pode prevenir as empresas de eventuais danos e elevar sua reputação. - Melhoria do ambiente corporativo e consequentemente maior produtividade dos colaboradores.
Uma empresa que segue os preceitos éticos passa mais segurança aos seus colaboradores, pois têm a garantia que os seus direitos serão respeitados.
Consequentemente, traz mais satisfação para os funcionários, fazendo-os produzir mais e melhor. - Poder negociar com os entes governamentais e participar de licitações.
Com a criação da Lei 19846/2014, veio a obrigatoriedade de ter um Programa de Compliance Efetivo para poder negociar com os entes governamentais.
Neste contexto, é condição para a participação de licitações nos Estados do Rio de Janeiro, Distrito Federal, Amazonas e Rio Grande do Sul, com tendência de abrangência para outros estados.
Por quê a Contato Seguro?
Na hora de escolher o melhor Canal de Denúncia é preciso se atentar para os requisitos que o sistema precisa ter:
- garantia de anonimato;
- interface simples, responsiva e intuitiva;
- endereço exclusivo para a sua empresa;
- uma plataforma com bom processo de investigação e indicadores;
- qualidade de atendimento e suporte;
- canal personalizado de acordo com as necessidades da empresa;
- formas variadas de captação de denúncia, captação, análise e tratamento das informações realizadas por equipe externa e independente;
Essas e outras qualidades você encontra aqui, na Contato Seguro.
