A ética corporativa é um pilar fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Como seu guardião, um Canal de Denúncias bem estruturado ajuda na identificação e resolução de má conduta no trabalho, como fraudes e assédios, antes que se tornem problemas maiores.
Dados de 2023 apontam que 1 em cada 10 trabalhadores se envolveu em má conduta (FAMA), o dobro do padrão considerado seguro para a manter a produtividade de uma organização.
Cabe aos empregadores a missão de encontrar um modelo eficaz de Canal de Denúncias como solução para esse cenário preocupante.
Não sabe por onde começar? Descubra agora como implementar um Canal de Denúncias em 6 passos práticos para proteger a integridade da sua empresa!
Passo 1) Entenda a necessidade de um Canal de Denúncias
Conflitos interpessoais, comportamentos inadequados ou até mesmo uma sensação de falta de transparência entre os membros da equipe — esses são sinais de que algo não vai bem em uma organização!
Ignorar essas questões pode custar caro, afetando a moral da equipe, a produtividade e até a imagem da sua empresa no mercado.
Um modelo de Canal de Denúncias bem estruturado é a melhor maneira de prevenir e combater condutas antiéticas antes que elas saiam do controle.
Porém, antes de oferecer um espaço confidencial para que colaboradores, parceiros e outros reportem irregularidades, a liderança deve estar ciente dos benefícios reais e duradouros de um bom modelo de Canal de Denúncias.
A chave para evitar riscos legais e preservar a confiança daqueles que são essenciais para a sustentabilidade do seu negócio está no exemplo, não se esqueça!
Passo 2) Busque fornecedores especializados em Canais de Denúncias
Na hora de escolher um fornecedor para o seu Canal de Denúncias, considere alguns pré-requisitos na hora de selecionar e avaliar os fornecedores de Canal de Denúncias terceirizado. Listamos alguns itens importantes para se atentar:
- Experiência de mercado: fornecedores com um histórico sólido têm mais conhecimento para lidar com as complexidades de um Canal personalizado;
- Segurança do sistema de gestão: o Canal de Denúncias deve garantir confidencialidade absoluta, e qualquer falha pode comprometer toda a operação;
- Atendimento: prefira aqueles que operam 24 horas por dia, 7 dias por semana, evitando a frieza de atendimentos robotizados que podem inibir os denunciantes.
Ao buscar opções, evite fornecedores que ofereçam atendimento em horários limitados ou que usem gravações automáticas sem políticas robustas de proteção ao denunciante. Esses aspectos podem prejudicar a confidencialidade e a confiança dos colaboradores.
E, acima de tudo, fuja de fornecedores que também realizam investigações. Esse duplo papel pode criar um conflito de interesses.
Passo 3) Analise os recursos e a comunicação dos fornecedores
Nesta fase, a transparência e a clareza devem ser prioridades. A comunicação com os fornecedores deve ser direta e objetiva, garantindo que você compreenda completamente as soluções oferecidas.
Isso é crucial para evitar a contratação de uma plataforma que não atenda as necessidades específicas da sua empresa e possa gerar relatos incompletos ou vagos, dificultando a apuração das denúncias e comprometendo a eficácia do modelo de Canal de Denúncias escolhido.
Investigue minuciosamente os processos e recursos que cada plataforma terceirizada oferece. Um Canal de Denúncias externo deve ser tecnologicamente acessível tanto para os colaboradores quanto para os administradores, permitindo uma operação fluida e eficiente.
Certifique-se de que a plataforma é capaz de receber e processar relatos em múltiplos idiomas, uma vez que isso pode ser necessário em empresas com uma força de trabalho diversificada.
Durante as reuniões com os fornecedores, pergunte sobre o tempo estimado de implementação do Canal de Denúncias e busque entender:
- O escopo técnico;
- As soluções oferecidas;
- Os diferenciais de cada fornecedor.
Sabemos que implementar um Canal de Denúncias empresarial requer investimento, tanto em termos de tecnologia quanto de treinamento e recursos humanos. Por isso, busque saber como o fornecedor pode oferecer um bom custo-benefício.
Por exemplo, a empresa líder em Canais de Denúncias no Brasil, a Contato Seguro, também auxilia na formação dos comitês necessários, na customização do formulário do manifestante e relatórios gerenciais, e na divulgação do Canal.
Tatiane Bellomo e Carina Bellomo, líderes de implementação da Contato Seguro, explicam que levam em consideração o perfil da empresa contratante e as boas práticas de mercado.
“Com o Canal pronto e parametrizado, ministramos um treinamento do sistema de gestão com os membros dos comitês, a fim de deixá-los aptos a operacionalizar a ferramenta de gestão”, diz Bellomo.
Passo 4) Verifique a reputação do fornecedor de Canal de Denúncia
A verificação da reputação que o prestador de serviço tem no mercado pode ser feita por meio de contatos de benchmarking com clientes atuais e anteriores do fornecedor em questão.
Conversar diretamente com essas empresas permitirá que você obtenha uma visão realista sobre a eficácia e a qualidade dos serviços prestados, além de identificar pontos fortes e possíveis limitações.
Pergunte sobre a experiência deles com o suporte, a facilidade de uso da plataforma e a eficácia do canal na resolução de problemas internos.
Passo 5) Use critérios objetivos para selecionar o fornecedor
Comece avaliando os aspectos técnicos do modelo de Canal de Denúncias oferecido, como:
- Robustez do sistema em termos de segurança da informação;
- Capacidade de personalização do sistema;
- Tipo de apoio para divulgar o Canal de Denúncias em conformidade com a Lei 14.457/2022;
- Qualidade dos relatórios gerenciais que a plataforma pode gerar.
“Um bom fornecedor deve oferecer suporte completo na estruturação do fluxo de denúncias, incluindo a montagem do Comitê de Ética e a gestão dos relatos recebidos”, ressalta Wagner Giovanni, especialista em Compliance.
A postura profissional do fornecedor durante todo o processo de decisão também é um fator importante. Considere como foram conduzidas as reuniões, a clareza na apresentação de cases de sucesso, a agilidade no atendimento e a dedicação demonstrada pela equipe.
Um relacionamento próximo e amigável, aliado à confiança na capacidade do fornecedor de entregar resultados, são sinais positivos de que você está fazendo uma escolha acertada.
Passo 6) Contrate um modelo eficaz de Canal de Denúncias
Se o objetivo é a contratação de um modelo de Canal de Denúncias com processos idôneos e eficientes, garanta que o cronograma acertado contemple:
- A montagem do Comitê de Ética, que será responsável por receber, avaliar e direcionar as denúncias;
- A estruturação de um fluxo de relatos que garanta a confidencialidade e a imparcialidade em cada etapa;
- O desenvolvimento de uma campanha de comunicação interna que informa e sensibiliza todos os colaboradores sobre a importância do Canal de Denúncias e como utilizá-lo;
- Apoio na adaptação do Código de Conduta da empresa para alinhar com as diretrizes do novo Canal;
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Seguindo os passos mencionados, sua empresa estará preparada para implementar um modelo de Canal de Denúncias que vai além das exigências legais, promovendo uma cultura de transparência e responsabilidade dentro da organização.
A Contato Seguro é referência nessa área, com uma presença sólida em mais de 2000 empresas em 50 países, oferecendo atendimento em 12 idiomas, disponíveis 24/7 via WhatsApp com IA Generativa, site, aplicativo ou telefone 0800.
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