Um Canal de Denúncias é uma potente ferramenta, que leva uma organização a se desenvolver acima da média.
Prevenindo e combatendo todo tipo de irregularidades, um Canal torna o ambiente de trabalho mais saudável, permite que as pessoas produzam mais e fiquem mais motivadas, diminui perdas e problemas na justiça, e aumenta a reputação da empresa.
Mas, como implementar o Canal de Denúncias que irá gerar todos esses resultados?
A Contato Seguro tem um passo-a-passo altamente efetivo para esse fim, e, neste artigo, você irá entender como esse processo de implementação irá garantir o sucesso do Canal de Denúncias.
Boa leitura!
Como implementar um Canal de Denúncias na sua organização
A implementação de um Canal de Denúncias efetivo é um processo importante, e não deve ser ignorado.
Se uma empresa já entende a necessidade e os benefícios gerados por uma plataforma de denúncias, o próximo passo é alinhar o processo de implementação aos objetivos inicialmente observados.
Definimos os seguintes passos fundamentais sobre como implementar um Canal de Denúncias de sucesso na sua organização:
- Planejamento e avaliação inicial
Em primeiro lugar, o Canal de Denúncias deve ter um propósito inicial. O propósito será construído a partir do primeiro desejo ou necessidade que levou o dono a buscar implementar o Canal de Denúncias.
Então, deve-se estabelecer o objetivo do Canal. O objetivo central pode ser o de combate a alguma irregularidade específica a que a empresa esteja sob maior risco (como fraudes, assédios, descumprimento da regulamentação, etc.), ou o de aumentar os níveis de integridade em geral.
Objetivos secundários podem ser: fortalecer a imagem da marca, estabelecer novos negócios com empresas mais éticas, e assim por diante.
Ter maior clareza sobre esses objetivos irá definir as estratégias de comunicação e treinamento posteriores, e a customização dos relatórios.
Estabelecer primariamente um objetivo não significa que ele não possa vir a mudar. Muito pelo contrário: à medida que o Canal se desenvolve e gera os efeitos esperados, ele pode ser usado com foco em outros problemas específicos.
Aqui, também, deve-se estabelecer se a empresa irá implementar seu Canal de Denúncias de maneira interna ou externa. Isso definirá se um fornecedor externo será contratado, ou se a plataforma será criada pela própria empresa.
Para os melhores resultados, indicamos que o Canal de Denúncias seja sempre externo, e conte com a garantia do anonimato e da confidencialidade.
- Desenvolvimento da política de denúncias
O Canal de Denúncias irá servir para fazer valer as políticas internas e o Código de Conduta.
Nesta etapa de como implementar seu Canal de Denúncias está a elaboração da política de denúncias.
Ela deve ser clara e abrangente, definindo o que pode ser denunciado (quais irregularidades e desvios), a forma de gestão das denúncias e as medidas protetivas dos denunciantes (anonimato e confidencialidade).
Wagner Giovanini, especialista em Compliance e sócio-diretor da Contato Seguro, elenca esse passo como um dos principais no processo de implementação.
A linguagem deve ser acessível, mas específica: tudo que se deseja evitar, e todos os procedimentos relativos ao Canal devem estar bem expressos, para não haver confusão na hora de denunciar, e na hora de apurar a irregularidade.
Isso significa adaptar o Código de Conduta e outros regulamentos internos pertinentes à questão.
- Configuração do Canal de Denúncias
Escolher como implementar o Canal de Denúncias também envolve as configurações da plataforma.
É necessário escolher os meios pelos quais a denúncia irá ocorrer — se pelo e-mail, telefone, formulários, aplicativos, e assim por diante.
Além disso, é preciso implementar as ferramentas necessárias para a garantia do anonimato e confidencialidade, ou seja, a segurança dos dados em geral.
Aqui, também, juntamente com a empresa fornecedora, você irá adaptar a plataforma para garantir a boa usabilidade do denunciante.
Conhecer bem seus funcionários, suas preferências e posteriormente ensiná-los a usar bem o Canal é fundamental.
- Treinamento e Conscientização
Aqui iniciam as comunicações a respeito do Canal.
Depois de elaborados e adaptados os Códigos de Conduta e outras políticas, a empresa deverá elaborar materiais (panfletos, vídeos, documentos) para a divulgação do Canal de Denúncias e como utilizá-lo, e planejar palestras para treinamento.
São muito bem-vindos os treinamentos regulares que visam relembrar conceitos e inculcar a consciência da importância da denúncia.
Capacitar investigadores e liderança também faz parte da rotina de treinamentos e comunicação sobre o Canal.
- Gestão e Investigação das Denúncias
A gestão e a investigação das denúncias não devem jamais ser ignoradas.
Num Canal externo, quem realiza a gestão é a empresa fornecedora do Canal — ela recolhe os dados, garantindo sua segurança, organiza-os, garante que os relatos sejam o mais completos possível, organizar provas, etc.
Enfim, deixa as denúncias prontas para a investigação e apuração.
Investigar e apurar é uma competência da própria empresa. Aqui, é importante escolher os membros mais adequados para a montagem do Comitê de Ética, e treiná-los para realizar investigações ímpias e justas.
Recebimento das Denúncias: Estabelecer um protocolo claro para o recebimento, registro e categorização das denúncias.
- Monitoramento e Melhoria Contínua
Seguindo os passos anteriores, o Canal estará em um bom caminho para funcionamento. A partir dos seu “start”, começam então os monitoramentos, análise dos resultados, e a aplicação de estratégias para a melhoria contínua.
Como qualquer outra estratégia numa organização, o Canal de Denúncias deve ser constantemente aprimorado e adaptado às novas demandas.
Conclusão
Esses são os passos indicados pela Contato Seguro para implementar o Canal de Denúncias da melhor maneira.
Nós temos todo o aparato e estrutura necessários para implementar o seu Canal do zero, garantindo as melhores estratégias para o sucesso.
Além disso, contamos com grandes especialistas na área, que oferecem consultorias, auxiliam no planejamento dos treinamentos e comunicações, e fazem com que o Canal fique com a cara da sua empresa.
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